Qué pasó durante nuestro año implementando NetSuite

En 2017 nuestra empresa inició la implementación de sistema más grande que habíamos tenido hasta ese entonces: NetSuite, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Nos tomó seis intensos meses que el sistema fuera operacional, pero la implementación total duró un año ya que tuvimos cambios y pequeños problemas que tenían que resolverse una vez implementado. Dado que NetSuite interactuaba con todos los departamentos de la compañía, activar el sistema era algo que afectaba a todos.

Antes de implementar NetSuite, teníamos un sistema muy básico de contabilidad; solo se encargaba de transacciones fundamentales, como facturas, y producía estados de cuenta de clientes, informes contables y estados financieros no modificables. Aunque era un buen sistema para una empresa nueva, nos dimos cuenta de que ya no cumplía con nuestras necesidades.

Ahora necesitábamos un ERP, un sistema que enlazara las transacciones de la compañía de inicio a fin, desde compras hasta contabilidad e incluyendo ventas. Necesitábamos un programa que tomara un pedido desde su creación y pasara por el proceso de aprobación hasta facturación. En un ERP, la factura solo podría pagarse si la compra subyacente había sido aprobada, permitiendo más control para la empresa.

Era el mismo caso con las ventas, ya que el sistema para la administración de la relación con los clientes está integrado en el módulo de contabilidad en NetSuite. Una venta que se ha completado se vincula a la facturación, que después se enlaza directamente a los estados financieros. Varios pasos están conectados y todo se vuelve más automático cuando el sistema realiza todo el proceso. Puedes leer NetSuite: Cómo seleccionar el mejor ERP para saber más sobre cómo elegimos NetSuite.

Durante la implementación, nos enfrentamos a muchos desafíos y aprendimos muchas lecciones. Se requirió mucho trabajo, pero al final valió la pena. Sin embargo, hubo algunas cosas que desearía haber sabido desde antes y que solo descubrimos con la experiencia.

Supervisa al equipo de implementación

Para usar NetSuite, tuvimos que trabajar con asesores externos para implementar el ERP. Ellos establecieron los módulos de forma que se ajustaran a la compañía. Primero, nos entrevistaron para saber cómo trabajábamos y cuáles eran nuestras necesidades por grupo. Después, presentaron un plan sobre la implementación en cada área y empezaron a programar; finalmente, nos entrenaron.

Durante el proceso de implementación, nos involucramos e hicimos muchas preguntas. Sin embargo, me fue difícil verificar que el equipo asesor estuviera programando lo que la compañía necesitaba y deseaba. No pudimos ver el producto completo hasta el final y no tuvimos mucho tiempo para modificaciones.

Me di cuenta de que solo el usuario final sabe lo que necesita. Por nuestra experiencia, te recomiendo comunicación constante y recibir actualizaciones para aprobación. El producto final probablemente no será tal como se visualizó, ya que cada compañía es diferente.

Prepárate para pagar más

Durante la implementación del sistema, descubrimos que necesitábamos mejoras para personalizar el sistema a nuestras necesidades. Esas mejoras costaban más. En nuestro caso, decidimos completar inicialmente el plan original de implementación. Deseábamos probar el sistema en ese nivel para ver cuánto nos servía antes de añadir otras funciones.

Después de trabajar con este por algunos meses, hicimos una lista de las mejoras deseadas por prioridad para incluir facturación automática y generación automatizada de contratos. Como resultado, pasamos unos meses adicionales desarrollando estas funciones.

Si es posible, aprende cómo funciona el sistema

En nuestro caso, el equipo de implementación logró que el sistema fuera operacional, pero nosotros teníamos un estándar diferente que deseábamos alcanzar. Afortunadamente, NetSuite tiene una base de datos muy descriptiva y cualquiera puede aprender cómo funciona. No teníamos a nadie en nuestro equipo con ese entrenamiento específico, así que me convertí en la administradora y programadora.

Fueron meses en que estuvimos muy ocupados. Hubo muchos requisitos de parte del equipo y fue una experiencia de aprendizaje muy intensa para mí. Finalmente programamos el sistema de la forma en que más nos beneficiaba. Aprender cómo funciona el sistema tuvo un beneficio oculto: descubrí cosas que no creí fueran posibles y pudimos incluirlas en el software. Es imposible que los asesores sepan tanto como el propietario de un negocio o gerente sobre las operaciones del negocio. Como resultado tuvimos un producto mucho mejor gracias a que me involucré a fondo en la programación.

Reduce errores mediante la automatización

Uno de los mayores beneficios de los ERP es que todo es modificable. Cada módulo tiene una pantalla y, en NetSuite, pude personalizar todas las pantallas para que se ajustaran a nuestras necesidades. Si era necesario obtener un dato, simplemente hacíamos que ese campo fuera obligatorio, lo que significa que la pantalla no podía guardarse a menos que, por ejemplo, se añadiera un número de teléfono. Hacer que un campo sea obligatorio es una forma de automatización.

También añadimos flujos de trabajo para eliminar pasos manuales, y así se realizan acciones automáticamente siguiendo un conjunto de parámetros. Nuestra empresa vende apartamentos, así que uno de los flujos de trabajo es que, al seleccionar el número del apartamento, el resto de la pantalla se llena con el tamaño del apartamento, la ubicación y precio. Este flujo de trabajo nos ahorra tiempo y reduce errores.

Diséñalo para que sea fácil de usar

Empezar a trabajar con un sistema nuevo puede ser muy intimidante, así que es importante asegurarse de que la interfaz del sistema sea los más sencilla de usar posible. No hay mucho que se pueda hacer sobre el diseño general del sistema, pero algunos ajustes pueden hacer una gran diferencia. Estos son algunos ejemplos:

1. Haz que las pantallas sean similares: Si algunas pantallas tienen los mismos campos que aparecen repetidamente, esos campos se pueden colocar en la misma ubicación cada vez. De esa manera, la vista se dirige al lugar indicado y cada pantalla parece familiar.

2. Ayuda en los campos: En NetSuite, podemos añadir opciones de ayuda para todos los campos creados. Estamos en el proceso de añadir funciones de ayuda en todos esos campos para ayudar tanto a usuarios nuevos como experimentados.

3. Organiza informes: Actualmente tenemos 80 informes personalizados para la compañía. Debido al gran volumen de la información, catalogamos los informes por departamento y después por función. De esta forma es fácil encontrarlos.

Encuentra un administrador

Usar un ERP exige atención constante y tiene que ser administrado por un profesional. Fuimos afortunados al encontrar a una excelente administradora que también ha estado supervisando las mejoras que estamos desarrollando para el sistema. Esta moderadora se encarga del entrenamiento y preguntas del equipo, que resultaron ser más frecuentes de lo que habíamos anticipado. Ella también se asegura de que los flujos de trabajo del ERP se ajusten a los procesos generales de la empresa.

Implementar un sistema ERP en una empresa es un gran paso que puede tener muchas ventajas, ya que los beneficios superan por mucho a los inconvenientes. Sin embargo, mientras más se puedan reducir esos inconvenientes, mejor.

¿Has aprendido algunas lecciones al implementar sistemas en tu compañía?