Transforma tu lista de pendientes con la matriz Eisenhower

El concepto Eisenhower para la toma de decisiones nos lo legó Dwight Eisenhower, expresidente de los Estados Unidos y general de la Segunda Guerra Mundial. Más tarde, Stephen Covey popularizó la matriz que usaba su criterio, llamada la matriz Eisenhower. Es especialmente útil para organizar nuestras listas de pendientes.

Cuando estamos abrumados por todo lo que debemos hacer, muchas veces sentimos la necesidad de retroceder para evaluar nuestra posición y definir lo que en verdad importa. En otras ocasiones, podemos sentir que trabajamos sin descanso sin llegar muy lejos. Esto puede pasar porque recogemos la fruta que está más baja, las tareas más sencillas que ni son ni importantes ni urgentes, en vez de enforcarnos en lo que realmente puede hacer un impacto de forma personal y en tu compañía.

Prueba la matriz Eisenhower para organizar tu lista de pendientes, y empezarás a trabajar en tus prioridades. Sentirás que ganas terreno en lo que es más importante para ti.

Escribe todas tus tareas

La matriz Eisenhower puede ser muy útil. Te puede ayudar en la asignación de grados de urgencia a todas tus tareas en categorías claras para que puedas manejarlas apropiadamente. Podrás separarlas por importancia y urgencia y así trabajar de la mejor forma posible.

Para empezar a usar esta estrategia, escribe todas tus tareas. Hacer esto puede sentirse abrumador, pero te recomiendo que lo hagas de todos modos. Si se te hace imposible, escribe primero las tareas más exigentes, y cuando hayas terminado con estas, completa tu lista.

Crea una matriz

Cuando ya tengas tu lista, será momento de separar las tareas en categorías. Dibuja una matriz como la que se muestra en el artículo Conquer Your To-Do List with This Simple Hack de Elle Auster y Shannon Auster-Weiss.

En el eje Y (vertical), colocarás la importancia, y en el eje X (horizontal), colocarás la urgencia. Define lo que urgencia significa para ti; es muy probable que esto caiga dentro de un periodo de tiempo determinado, como el día de hoy, en una semana, o en un mes, pero también puede basarse en las consecuencias de no actuar a tiempo. De igual forma, tendrás que definir qué es más crucial y qué no lo es para ti. Esto dependerá de tus prioridades y de lo que valoras.

Clasifica las tareas

Cuando ya tengas tu matriz y tus definiciones claras, podrás empezar a colocar las tareas en las cuatro categorías diferentes. En el recuadro superior derecho, identificarás las tareas más urgentes y vitales. Estas son tus prioridades, y estas son las tareas en las que debes trabajar ahora, ya que son las más cruciales.

En el recuadro superior izquierdo, coloca las tareas que son importantes, pero no urgentes. Estas también son tareas que no querrás ignorar. La clave para hacer estas es designar bloques de tiempo hasta que las completes. Si no trabajas en estas de forma consistente, probablemente llegue el momento en el que pasen a la categoría de importante y urgente.

En la esquina inferior derecha, colorarás las tareas que son más urgentes, pero menos importantes. Según los autores del artículo, estas son oportunidades ideales para entrenar a otros y trabajar juntos como equipo. Por ejemplo, puedes delegar estas tareas para que otros aprendan cómo trabajas en estas. También puedes compartir parte del trabajo con otros en tu equipo, dejando el resto para ti.

Finalmente, en la esquina inferior izquierda, tendrás las tareas menos importantes y urgentes. Estas son acciones que tal vez ya no sean relevantes para ti. Yo suelo encontrarme con este tipo de elementos; a veces me pongo un recordatorio un año o seis meses por anticipado, pero luego descubro que ha dejado de ser algo que quiero o necesito hacer. En otras ocasiones, ya lo he realizado, así que lo marco como completado.

Puedes mover otras tareas a una fecha diferente porque no son tan importantes o urgentes. Y si son lo suficientemente simples, puedes terminarlas con rapidez y quitarlas de tu lista de pendientes.

A medida que trabajas con la matriz Eisenhower, verás que empiezas a asignarles grados de urgencia a tus tareas de forma automática, y decidirás con mayor rapidez en qué debes trabajar, qué puedes delegar, y qué puedes eliminar. Tu lista de pendientes se volverá una herramienta más efectiva, y hará que el tiempo que pases trabajando sea más productivo.

Auster, Ellen, y Auster-Weiss Shannon. Conquer Your To-Do List with This Simple Hack. Harvard Business Review. agosto 06, 2020.