Este es nuestro proceso de cierre contable mensual

Uno de los procesos centrales de cualquier negocio es el cierre mensual de contabilidad. Cada mes, los registros financieros deben revisarse para garantizar que todo se ha contabilizado adecuadamente. Si un proceso específico no se sigue detenidamente, las consecuencias pueden ser muy severas para la compañía. Siempre habrá diferencias o cuentas que deben conciliarse y, si no se mantiene una vigilancia estricta, las diferencias pueden ir aumentando poco a poco. Reconstruir las transacciones pasadas será mucho más difícil. Los procesos contables recurrentes también te ayudarán a detectar errores y a tomar acción para corregir cualquier problema naciente. Cuidar los números de la compañía garantizará que el trabajo duro que has dedicado a otras áreas de la compañía se refleje con precisión.

Con el paso del tiempo, mi compañía, Celaque, ha desarrollado un conjunto de documentos que preparamos de forma mensual para asegurarnos de que la contabilidad sea lo más impecable posible.

Lo que preparamos

Contabilidad

Conciliaciones bancarias

Realizamos conciliaciones bancarias cada semana para garantizar que el saldo de caja en nuestros registros sea el mismo que en nuestras cuentas bancarias. Si hay diferencias, aparecen al final de la conciliación. Estas diferencias suelen ser cheques pendientes o depósitos en tránsito. Dependiendo del volumen de tus transacciones de dinero, la frecuencia de las conciliaciones puede variar. Para nosotros han funcionado muy bien las conciliaciones semanales.

Al final del mes, realizamos una conciliación bancaria final. Nuestro sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), NetSuite, crea un informe y después lo revisamos.

Estados financieros

NetSuite crea estados financieros de la compañía. Sin embargo, estos todavía deben revisarse para asegurarnos de que las cuentas se han conciliado. Además, tenemos de dos a tres transacciones mensuales que deben realizarse manualmente ya que no son compatibles con el sistema. Después de haber revisado los estados financieros, preparamos una comparación entre el periodo actual y el anterior para descubrir cualquier cambio que no tenga sentido y entender la forma en que se mueven los números.

Impuestos

Documentos fiscales mensuales

La forma en que una compañía hace sus declaraciones fiscales varía por país. En nuestro caso, debemos enviar un informe mensual a nuestra autoridad fiscal local. Este informe es creado por NetSuite y es revisado por nuestro departamento de contabilidad para garantizar que no haya errores. Además, entramos al sistema de la autoridad fiscal para asegurarnos de que no haya alertas por la compañía en el sistema. Estas ocurren cuando, por ejemplo, las autoridades fiscales no registraron un documento como recibido. La idea es no descuidar nada para que no se presente un problema mayor más adelante.

Presupuesto

Presupuestos por departamento

Al principio del año, establecemos presupuestos por departamento con proyecciones de lo que vamos a gastar en las operaciones de la compañía. Cada mes, cada gerente departamental revisa todos los gastos en los que incurrió el departamento. También se aseguran de que las transacciones se hayan registrado debidamente. Sin embargo, lo más importante es que pueden explicar cualquier variación para garantizar que nuestros gastos no empiecen a aumentar de forma innecesaria.

Finanzas

Informes de análisis financiero

Finalmente, analizamos la salud financiera de la compañía. Creamos un informe en el que medimos nuestra exposición a préstamos, cuáles son nuestros costos y flujo de efectivo, entre otros. Analizamos tendencias y obligaciones futuras.

Cómo hacemos la revisión

Debido a su complejidad e importancia, cada uno de estos documentos tiene tres niveles de revisión. Para más información sobre cómo usamos los tres niveles de revisión, puedes leer: Obtén siempre el mejor resultado con revisiones de tres niveles y Los procesos clave que necesitan una revisión de tres niveles. Una persona los prepara, otra realiza una revisión detallada, y un nivel final hace una revisión general de precisión.

Además de los documentos que preparamos, tomamos los datos principales de cada documento y los añadimos a nuestras métricas mensuales. Puedes leer mi publicación Los indicadores y cómo pueden beneficiar a tu empresa. El cierre general debe completarse para el día siete, y tenemos una fecha límite inflexible para el diez del mes.

Finalmente, un auditor externo realiza una auditoría anual. La revisión del auditor proporciona un nivel final de revisión para el proceso de contabilidad en general. Realizamos una auditoría preliminar en octubre y después una final en enero. Tener un proceso de auditoría preliminar garantiza que se corrija cualquier error durante el año en cuestión. Una revisión externa nos da más seguridad de que nuestra documentación siempre está completa y proporciona el estándar para tener una base integral para todas nuestras transacciones.

¿Cómo es tu proceso de revisión mensual? ¿Es diferente al nuestro?