Los beneficios de reuniones con toda la empresa

Descubrí el concepto de las reuniones de toda la compañía en el libro de Eric Schmidt y Jonathan Rosenberg Cómo trabaja Google (lee Ideas valiosas de Google para el crecimiento y la innovación: parte 1 e Ideas valiosas de Google para el crecimiento y la innovación: parte 2). Según los autores, los CEO de Google tenían sesiones semanales de preguntas y respuestas para hablar de la política y dirección general de la compañía. La meta de las reuniones también era fomentar la comunicación y transparencia en la organización. La idea era intrigante, y decidí probarla para ver cómo se ajustaba este modelo en nuestra empresa.

No estaba 100% segura de cómo funcionaría en nuestro caso, así que implementé una idea similar en el evento de fin de año de nuestra compañía. Un representante de cada uno de los equipos principales tomó la palabra para hablar de sus más grandes logros durante el año; mientras las personas compartían sus experiencias, pude ver cómo eran demolidas algunas barreras de la comunicación. Resultó ser mucho más poderoso que lo que originalmente me había imaginado.

Como resultado, empezamos a tener reuniones mensuales de toda la compañía. Debido a que somos mucho más pequeños que Google, solo necesitamos reunirnos una vez al mes. Durante estas reuniones, diferentes equipos presentan logros del mes anterior y resaltan hacia dónde se dirige cada equipo. Como CEO, también presento un resumen de los desafíos actuales de la compañía y su dirección general.

Hacen que estemos más unidos

Uno de los beneficios que he descubierto es que estas reuniones nos hacen estar físicamente más unidos, ya que tenemos equipos que trabajan en distintas ubicaciones. Uno se encuentra en la sede de nuestra compañía, y el otro está en los proyectos que estamos construyendo. Es fácil no tener tantas interacciones con el otro equipo mientras nos encargamos del trabajo cotidiano.

Sin embargo, con estas reuniones hemos empezado a desarrollar unidad. No solo sabemos que somos parte de la misma compañía, sino que también empezamos a sentirnos como parte de la misma misión. Debido a que todos nos vemos incluidos en cada desafío, el equipo entero llega a sentirse responsable también de los logros; les proporciona a todos un sentido de pertenencia y contribución.

Innovamos y crecemos juntos

Otra ventaja de estas reuniones es la polinización cruzada de ideas. Debido a que no nos vemos a diario, podemos ver los desafíos a los que nos enfrentamos desde diferentes perspectivas.

Por ejemplo, en la última reunión la líder de propiedades presentaba nuestro plan para un sistema para manejar la comunicación dentro de cada uno de nuestros nuevos edificios. A uno de los ingenieros en el departamento de proyectos le preocupaba el que no todos estuvieran muy familiarizados con la tecnología. Ofreció algunos comentarios e ideas útiles para asegurarse de que las personas siempre tuvieran acceso para consultar con una persona en el equipo de propiedades.

Las reuniones también nos dan una fecha límite para mantenernos al día con nuestros proyectos. Debido a nuestro crecimiento como empresa, tenemos muchas iniciativas nuevas en las que estamos trabajando, tales como sistemas nuevos, actualizaciones de procesos y rediseños de productos. Si en la reunión anterior mencionamos que el proyecto estaría listo para la siguiente reunión, hay más probabilidades de que se cumpla con esta fecha límite ya que nosotros mismos la establecimos.

Presentamos nuestro trabajo

Con las presentaciones de cada equipo, también se adquiere un sentido más profundo de responsabilidad. Puede que una persona haya estado trabajando por muchos meses en un proyecto, oculto detrás de una computadora, así que revelar el producto final y mostrarles el resultado a los demás es muy satisfactorio. La persona o equipo recibe reconocimiento público y elogios por el producto final.

Además, las reuniones se han vuelto necesarias ya que constantemente actualizamos nuestros sistemas, operaciones y productos. Antes de empezar con estas reuniones, no teníamos un medio para presentar y explicar estos cambios a toda la compañía. Por ejemplo, actualmente estamos optimizando el manejo de procesos en nuestra compañía; durante la siguiente reunión, presentaremos el nuevo marco de trabajo, describiremos las acciones que hay que tomar y dirigiremos al equipo a recursos generales.

La presentación de cambios que impactan a todos nos ayuda a suavizar las implementaciones. Las personas no solo saben qué esperar y cuándo, sino que también pueden ayudar a resolver los problemas antes de tiempo.

Aprendemos

Durante la última reunión, el equipo aprendió por qué hacemos un estudio de suelo y cómo hacerlo. Un estudio de suelo es necesario para determinar qué tipo de cimentación requiere un edificio antes de empezar la construcción. Inesperadamente, fue la presentación que impactó más a los presentes. Algunas de las personas que trabajan en operaciones hasta habían leído informes, pero no los habían entendido completamente hasta esa presentación.

Parte de nuestro trabajo requiere conocimiento técnico especializado en construcción. Debido al éxito de nuestra reunión anterior, experimentaremos presentando temas similares durante cada reunión para que todos puedan entender estos tipos de temas.

El futuro de nuestras reuniones

Nuestras reuniones de toda la compañía siguen siendo un trabajo en progreso, pero ya han probado ser exitosas. Existe tal demanda de información que ya tenemos listos los temas de la siguiente reunión. Estos foros han probado ser una práctica útil para fomentar crecimiento e innovación y, más importante aún, las personas tienen un nuevo espacio para aprender y compartir todo lo que nos hace quienes somos como compañía.

¿Has experimentado con reuniones de toda la compañía en tu organización?