Estructura tu compañía para que informe y comunique mejor

Nuestro mundo está más interconectado que nunca. Conforme van desapareciendo las barreras de la comunicación gracias a la tecnología, la velocidad con la que se mueve el conocimiento es más rápida. Un mundo interrelacionado crea más oportunidades para todos, y las cosas que antes eran imposibles ahora pueden hacerse en cuestión de segundos. Aunque esto es casi milagroso en comparación con el mundo de antes, también nos deja vulnerables. Un eslabón roto en esta cadena de información puede tener repercusiones inesperadas.

Para manejar mejor esta complejidad, podemos diseñar una organización que responda a este nuevo mundo de información y comunicación instantánea. Una forma de adaptarse yace en la forma de estructurar tu compañía. Idealmente, la información fluirá dentro de la compañía de manera similar a como lo hace afuera. Una organización más horizontal, a diferencia de la jerarquía tradicional, ayudará a que la información se comunique con más facilidad. La información es poder, y mientras más se filtre la información a todos, los miembros de la organización se sentirán más capacitados. Estructurar tu compañía de esta forma te ayudará a responder proactivamente a la complejidad en el mundo que nos rodea (lee Cómo mantener tu compañía al día en un mundo complejo).

Crear una organización horizontal

En un mundo complejo, una estructura de mando tradicional supone que hay alguien al frente de la compañía con las respuestas y el conocimiento para dirigir la información y supervisar las acciones. Una estructura más vertical filtra la información en líneas específicas, y a veces la información no fluye hasta donde debería llegar. El movimiento controlado de los datos puede causar errores ya que, en un mundo cambiante, es difícil prever quién necesitará qué información y cuándo.

El problema con esta estructura es que los datos llegan a las compañías de todas direcciones, y asumir que es posible manejarlo y controlarlo todo ya no es realista. Por ejemplo, centralizar toda la toma de decisiones en un gerente presupone que hay una forma óptima para el flujo de información y que no a todos en la institución se les puede confiar este conocimiento. Tener una estructura más horizontal no significa que no hay supervisión; tan solo significa que la forma en que la información se mueve en la compañía es diferente. De cierto modo, es un intento de imitar la forma en que la información llega a la empresa.

Una forma de dejar la estructura de mando es derribar las barreras de la comunicación. Estos obstáculos a veces son difíciles de eliminar, pero puede ser tan simple como compartir una carpeta de archivos con todas las personas del equipo. La información suele ser compartimentada incluso dentro de equipos; busca estas barreras y elimínalas. En una compañía en la que la información no ha fluido libremente, tomará tiempo identificar los obstáculos y deshacerse de estos.

Si decides crear una organización más horizontal, ten cuidado con la jerarquía que puede estar oculta dentro de los equipos. Si la eliminas en los niveles superiores, pero los equipos mismos tienen jerarquías, seguirás repitiendo la misma estructura de mandos. Conforme la administración de la empresa se va volviendo más horizontal, puede que los equipos no sigan el mismo patrón. Trata de diseminar la idea de la horizontalidad en toda la compañía.

Hay otras formas que podemos aprender del comportamiento real del mundo. La toma de decisiones solía ser exclusiva de unos cuentos ejecutivos en la organización. De nuevo, esta estructura asume que este grupo de personas tiene todo el conocimiento necesario para tomar decisiones. Para aprovechar mejor la sabiduría en toda la organización, la toma de decisiones puede ocurrir en otros comités y equipos. Todo lo que se ocupa es un grupo de cuatro a cinco personas para tomar decisiones importantes. Si el grupo es diverso, el grupo tomará decisiones mucho mejores que una persona sola. La toma de decisiones basada en comités es útil para la contratación y administración de equipos. Además, los miembros del equipo se pueden sentir más capacitados para tomar sus propias decisiones mediante directrices previamente establecidas sin la necesidad de obtener aprobación.

Un equipo se volverá más horizontal si las personas se conocen entre sí dentro de la compañía. Encontrar formas de interactuar es más fácil en palabra que en hecho, especialmente en organizaciones grandes, pero hay diferentes maneras de ayudar a que los equipos se integren. Por ejemplo, para garantizar una mejor comunicación, cada equipo puede tener lugares diferentes en los que las personas pueden interactuar. Estas iniciativas permitirán que las personas se conozcan y trabajen mejor juntas.

Puede haber más comunicación en reuniones de toda la compañía, en las que todos se reúnen para conversar sobre el futuro de la compañía. También se puede dar en comités de contratación, en los que grupos de personas diferentes se unen para seleccionar a la mejor candidata o candidato para un puesto. Los proyectos interdepartamentales también son buenas oportunidades para interactuar. Si las personas de la compañía se conocen cada vez mejor, podrán aprovechar sus recursos para resolver cualquier problema que se presente.

Pasar a una estructura de más colaboración toma tiempo, y los cambios a la cultura de una compañía funcionan mejor en incrementos pequeños. De esta manera, los equipos asimilarán mejor los cambios y se volverán permanentes. Además, es imposible descubrir todos los obstáculos al flujo libre de la información y eliminarlos todos juntos. Encontrarlos no es fácil, y debilitar la estructura actual de la compañía puede ser desastroso. Lo mejor es experimentar y progresar en partes para garantizar la permanencia del carácter de la compañía mientras esta avanza hacia la dirección deseada.

Referencia: McChrystal, Stanley con Collins, Tantum, Silverman, David y Fussell, Chris. Team of Teams: New Rules of Engagement for a Complex World. Primera edición. Portfolio, 2015. Tapa dura.