Cinco pasos para elegir el sistema de computación en la nube para tu compañía

¡Felicidades! Has decidido implementar en tu empresa a un sistema de computación en la nube.

Tal vez te estés cambiando de un sistema de servidor local debido a que buscas la flexibilidad de una solución basada en la nube. O tal vez este es tu primer sistema y has optado por utilizar la computación en la nube.

Los siguientes pasos te ayudarán a encontrar la solución perfecta en la nube para tu negocio.

1. Define tus requerimientos para tu sistema de computación en la nube

Usando tus conocimientos de la compañía, el primer paso es definir qué quieres que el sistema haga por ti. Asegúrate de también involucrar a otras personas importantes en la compañía. Y sé lo más específico posible para asegurarte de que el sistema cumpla con todos tus requisitos.

Algunos de los elementos importantes a considerar son:

• Número de usuarios: Esta cantidad es uno de los factores decisivos en el precio que pagarás.

• Presupuesto: ¿Cuánto estás dispuesto a gastar? Existen sistemas que te costarán $240 al año para un número ilimitado de usuarios, y otros que te costarán $20,000 al año para un pequeño número de usuarios.

• Tipos de acceso: Algunos usuarios necesitarán acceso total a todas las funciones, y otros solo tendrán acceso parcial. Por ejemplo, para un software de contabilidad tal vez necesites a un par de usuarios con acceso total. Si estás implementando un sistema de almacenado de documentos, tal vez algunos usuarios sean de solo lectura mientras que otros tengan acceso total.

• Funciones de seguridad: Sistemas diferentes ofrecen funciones de control diferentes, tal como aprobaciones, registros de auditoría y notificaciones, entre otras. Dependiendo del sistema que estés implementando, define qué funciones de administración necesitarás.

• Reportes: Para un gerente, los reportes que suman los datos contenidos en un sistema son esenciales. Asegúrate de que el sistema proporcione la información que necesitas.

• Monedas e idiomas: Si realizas operaciones en países diferentes, tal vez necesites la flexibilidad de varias monedas e idiomas.

• Integraciones: Algunos softwares en la nube se pueden integrar con otros. Algunos ejemplos de integraciones son: importar contactos de tu sistema de ventas CRM a tu sistema de contabilidad y subir documentos desde tu sistema de almacenaje virtual de documentos a tu sistema de administración de proyectos.

2. Crea una tabla para organizar tus requerimientos

Para llevar un registro de tu investigación, puedes crear una tabla con columnas para los requisitos que tienes y filas para cada uno de los sistemas que estarás probando. Esta tabla te permitirá comparar las opciones. Te recomiendo tener una mente abierta mientras avanzas, ya que tu lista de requerimientos puede crecer o cambiar al ir encontrando lo que está disponible en el mercado. Hasta puede que encuentres nuevas funciones que desees incorporar a tu lista de requerimientos.

Una muestra de formato para tu tabla incluye los siguientes encabezados:

• Nombre del sistema

• Dirección del sitio web: La dirección web que contenga la información del precio es generalmente la más útil.

• Precio: El precio se define usualmente por mes y por número de usuarios.

• Costo de implementación: Puede ser que haya un costo por la instalación.

• Precio total: Los proveedores de software usan diferentes métodos para presentar sus precios. Para hacer una comparación equilibrada, puedes calcular el costo total para el número de usuarios que tendrás, más los costos de implementación.

• Número de usuarios permitidos: Las compañías de software en la nube a veces definen sus diferentes tipos de servicios basándose en los diferentes números de usuarios.

• Tipos de usuarios permitidos: Algunos ejemplos son de acceso total y usuarios restringidos.

• Funciones de seguridad

• Reportes

• Monedas e idiomas múltiples

• Integraciones con otros programas de software

• ¿Continuar?: Si un sistema no cumple con tus requerimientos, puedes etiquetarlo como “No” y ocultarlo, para que solo consideres los sistemas que funcionarán.

• Notas: La columna de notas es para comentarios adicionales.

3. Investiga y compara los sistemas de computación en la nube

El siguiente paso es ir a internet y empezar a investigar opciones. Yo siempre empiezo con una búsqueda general como: “Mejor sistema en la nube para contabilidad en xxxx (el año actual)”. Es aquí donde te será útil la tabla de requerimientos que ya creaste. Investiga tantos sistemas como puedas. Dependiendo del tipo de sistema que estés buscando, puede que tengas desde cinco hasta quince opciones.

Mientras avanzas, algunos sistemas se destacarán como las mejores opciones, incluso si no son perfectos. Yo todavía no encuentro un sistema que cumpla con el 100% de mis requerimientos. Esto comúnmente se debe a que los sistemas perfectos suelen ser demasiado costosos. Reduce tus opciones a las mejores dos o tres para pasar al siguiente paso.

4. Prueba tus mejores opciones de sistema de computación en la nube

La mayoría de las compañías te ofrecen un periodo de prueba gratuito de alrededor de un mes para probar el sistema. Vale la pena. A veces encontrarás funciones en el sistema que no son obvias en las explicaciones de la compañía y que solo puedes descubrir mediante una prueba.

Además, un sistema que se ve muy bien en la descripción puede no ser lo que aparenta. Involucra a tantas personas como puedas, especialmente a los usuarios, para tomar la decisión. Si tienes preguntas adicionales, la mayoría de las compañías tienen representantes de ventas que responderán tus dudas y que hasta te mostrarán paso a paso cómo usarlo.

Aprovecha cada minuto de esa prueba ya que, una vez elegido el programa, probablemente lo seguirás usando durante muchos años.

5. Selecciona el mejor sistema en la nube para tu negocio

Después del periodo de pruebas, llegará el momento de seleccionar tu sistema. Repasa tus notas y los comentarios de tus compañeros para encontrar el adecuado. En este punto, es muy importante calcular los costos de implementación de estos sistemas, incluyendo los gastos mensuales o anuales para el total de usuarios actuales y futuros.

Asegúrate de saber si el costo de implementación será uno solo. Mientras más complejo sea el sistema, mayor será el costo de implementación.

Un consejo final: no olvides llamar a tu representante de ventas para pedir un descuento. Si el sistema se ajusta a tus necesidades y a tu presupuesto, estarás listo para implementarlo.

Alcanza nuevas alturas en tu negocio con una implementación en la nube

Si has elegido tu sistema sabiamente, el beneficio para tu compañía será significativo. El sistema mantendrá tus datos organizados y te permitirá realizar tareas que antes eran imposibles.

Aunque la implementación requerirá de una gran inversión de tiempo y recursos, esta se pagará sola cuando veas que tu productividad alcanza nuevos niveles.

Esto fue originalmente publicado en 2017 y desde entonces ha sido actualizado y puesto en circulación de nuevo en 2021.