Un último y potente beneficio de implementar un ERP: mejoras

Recientemente implementamos un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) en nuestra empresa. El programa que seleccionamos fue NetSuite, que es uno de los mejores ERP basados en la nube. Esto ha significado una mejora de 180 grados para nuestra empresa, Celaque, una empresa de desarrollo de bienes inmuebles.

Nuestro proceso de contabilidad y flujo de trabajo ahora está completamente integrado, desde la compra de inventario hasta la venta/arrendamiento de unidades residenciales o de oficina. NetSuite también tiene herramientas que organizan y catalogan nuestras diversas bases de datos. Para leer más sobre NetSuite, puedes ver mis publicaciones: NetSuite: cómo seleccionar el mejor ERP, y Qué pasó durante nuestro año al implementar NetSuite.

Algunos sistemas, como NetSuite, vienen con herramientas y plataformas que les permiten a las empresas modificar el sistema mismo para que se adapte mejor a las necesidades de la compañía. La capacidad de personalizar es un beneficio adicional de la transición a sistemas más avanzados. NetSuite, por ejemplo, tiene una plataforma llamada SuiteScript que les permite a compañías y desarrolladores añadir y modificar partes del sistema. Una vez que implementamos NetSuite y pudimos administrar todas nuestras transacciones principales en este, decidimos añadirle mejoras para aumentar la automatización y eliminar errores en nuestras operaciones. 

Seleccionamos las áreas que eran las más importantes para nosotros y que tendrían el mayor impacto en nuestro tiempo. Elegimos tres mejoras principales para empezar: actualizaciones en tiempo real de la disponibilidad de nuestro inventario para la venta, elaboración de contratos de venta o arrendamiento directamente desde el sistema, y facturación recurrente. También contratamos a dos expertos de NetSuite mediante Upwork para ayudarnos a programarlo (puedes leer mi publicación sobre Upwork: Encuentra la mejor ayuda independiente para tu negocio y 5 beneficios de trabajar con freelancers). Nosotros proporcionamos el plan y las metas estratégicas y ellos programaron los desarrollos.

Disponibilidad

Debido a que seguía produciendo errores, la primera mejora en la que trabajamos fue la disponibilidad del inventario de ventas. Nuestra naturaleza como compañía de bienes inmuebles es diferente de otras como, por ejemplo, una compañía comercial, así que tuvimos que almacenar la cartera de propiedades en una base de datos separada del módulo de ventas en NetSuite. Por lo tanto, al vender o arrendar una unidad, teníamos que actualizar la disponibilidad de nuestro inventario manualmente. Necesitábamos una solución que actualizara nuestras transacciones de ventas y la disponibilidad del portafolio simultáneamente.

Programamos flujos de trabajo que lograron unificar ambos módulos:

• Al introducir el número del artículo (como el número de un apartamento), la descripción del artículo (ubicada en el módulo de inventario) automáticamente hace un registro en el módulo de ventas.

• Cuando se completa una oportunidad (como al completar una venta), el artículo en el módulo de inventario automáticamente se actualiza como no disponible.

• Cuando expira un contrato de arrendamiento y se actualiza la transacción de alquiler como finalizada, el artículo del inventario automáticamente cambia a disponible.

Esta mejora en disponibilidad ha acelerado nuestro proceso de ventas y ha reducido significativamente los errores. Hemos estado analizando el progreso del proceso durante algunos meses y, al principio, tuvo un par de errores, pero ya los hemos corregido y ahora esta mejora funciona muy bien.

Contratos

En nuestra empresa, firmamos contratos por los apartamentos, oficinas y espacios comerciales que vendemos o arrendamos, y nuestra meta con el nuevo sistema era tener la capacidad de generar estos contratos directamente a través del software. Decidimos que esta era una de nuestras prioridades ya que los documentos legales que producimos deben ser perfectos. Al mismo tiempo, los contratos pueden variar mucho unos de otros dependiendo de los detalles, así que hay una probabilidad de error cada vez que se imprime un contrato de ventas.

Investigamos varios productos disponibles en el mercado para la firma y producción de documentos, pero no encontramos ninguno que ofreciera la flexibilidad que necesitábamos. En nuestra compañía, tenemos tres contratos subyacentes dependiendo del tipo de propiedad, pero para cada contrato, aplican cláusulas diferentes dependiendo de la transacción (como venta o arrendamiento) así como la negociación. Además, queríamos conectar la información de la transacción que ya estaba en el sistema con el contrato mismo, así que nuestra mejor opción era desarrollar una mejora en NetSuite.

Mediante prueba y error, elegimos el mejor flujo de trabajo para producir el documento. Primero, el representante de ventas introduce toda la información en la pantalla del cliente (que resume la transacción de venta/arrendamiento). Hay una subsección separada en la pantalla principal que le permite al representante de ventas seleccionar las cláusulas que están disponibles para el contrato. Después de hacer clic en un botón para preparar el PDF, el contrato obtiene la información desde el archivo principal del cliente dentro del sistema y añade las cláusulas que elegimos dependiendo de la transacción.

Este desarrollo nos ha tomado algunos meses debido a los muchos tipos de transacciones que manejamos, y esto se debe en parte a que hemos iterado el proceso para que sea lo más sencillo y directo posible. Experimentamos con las diferentes funciones y las revisamos para asegurarnos de que la programación fuera impecable. Ahora trabajamos con la nueva función y, durante los primeros meses, revisaremos cada contrato para asegurarnos de no haber olvidado alguna variación (lee mi publicación en el blog sobre los niveles de revisión: Obtén siempre el mejor resultado con revisiones de tres niveles). Sin embargo, ahora somos capaces de producir contratos 100% precisos que pueden crearse en menos de cinco minutos y requieren un tiempo de revisión mucho menor.

Facturación

Nuestra siguiente prioridad era producir facturaciones recurrentes para el portafolio de propiedades que manejamos. Cada mes tenemos que preparar docenas de facturas para cada uno de nuestros clientes. Aunque habíamos automatizado el proceso con plantillas y hojas de Excel con fórmulas, queríamos una solución que generara automáticamente las facturas el día 25 de cada mes al obtener toda la información desde la pantalla del cliente. Crear este proceso no fue nada fácil, ya que nos dimos cuenta de que necesitábamos programar las siguientes variaciones (entre otras) en nuestras facturas:

• Tarifa de arrendamiento: Este es el elemento principal que estamos facturando. Los precios son diferentes dependiendo del tipo de unidad y su tamaño.

• Cargos por pagos tardíos: Si un pago está vencido, se acumulan recargos por demora.

• Impuestos: La regulación de impuestos varía según el tipo de activo.

• Cuotas de mantenimiento: Cobramos cuotas de mantenimiento en algunos activos y en otros no.

Las facturas tuvieron que codificarse mediante SuiteScript, y acabamos de pasar por nuestro primer ciclo de facturación. Hubo errores inevitables, principalmente con los cargos por pagos tardíos, pero estamos trabajando para reducirlos en el siguiente ciclo de facturación. Nuestra meta es producir menos errores cada vez hasta llegar a cero. Se solían necesitar dos personas y un día entero para la facturación. La meta es eventualmente completar el proceso de facturación en tan solo un par de horas.

Lo que depara el futuro… son más mejoras

No teníamos habilidades de programación la primera vez que implementamos NetSuite. Sin embargo, ahora todo es posible, especialmente con la disponibilidad de expertos en plataformas tales como Upwork. Las mejoras han tomado más tiempo del que esperábamos al principio, pero la inversión ha valido la pena. La clave para nosotros fue elegir un sistema que creciera junto con nosotros mientras evolucionamos. Por ahora no tenemos planeadas otras mejoras significativas para NetSuite, pero estoy segura de que el futuro nos traerá más cambios positivos.