Paz mental: cómo pueden los procesos facilitar la transición de un nuevo empleado

Imagina el escenario 1. Eric empieza su nuevo trabajo de oficina y tiene que aprender todo lo que pueda de Sara. Ella se irá en dos semanas a una compañía diferente. Él la sigue a todas partes, tomando notas detalladas y esperando absorber todo lo que pueda en este corto espacio de tiempo. Eric hace preguntas y trata de organizar el proceso de trabajo en su mente, pero la cantidad de información es inmensa. No hay un sistema de procesos; debe aprender a hacer el trabajo directamente con Sara. Cuando Sara se vaya, tendrá que atar los cabos sueltos por su cuenta o con la ayuda de otros compañeros. Pero, inevitablemente, se perderá algo de información.

Desafortunadamente, este primer escenario es muy común. Si no hay un sistema cuando una persona empieza a trabajar, esta desarrollará sus propios métodos para cumplir con sus responsabilidades. Estos se guardan generalmente en sus mentes, y cuando se tiene que hacer un reemplazo, la información tiene que pasarse al nuevo empleado.

Nada garantiza que esta transición será sencilla. Entre los posibles riesgos tenemos que:

• Tal vez no haya suficiente tiempo para entrenar al nuevo empleado en todas sus responsabilidades dentro de las dos semanas de aviso que da el empleado saliente.

• Puede que haya nuevas responsabilidades que se hayan añadido al trabajo pero que no se han incluido en la descripción del trabajo; y que hayan quedado relegadas.

• El empleado que se va puede olvidar mencionar situaciones que se presentan cada seis meses o cada año, así como tareas importantes que el antiguo empleado realiza esporádicamente. Esto no se ha incluido en el entrenamiento ya que no es parte de la rutina diaria.

La rotación es una parte normal en la vida de los negocios, y debemos estar preparados.

Ahora, imagina el escenario 2. María se encargará del trabajo de Samuel. Samuel también dejará su trabajo de oficina dentro de dos semanas. Sus responsabilidades laborales han quedado bien registradas dentro de los procesos de la empresa mediante un sistema de gestión de proyecto que se implementó en la compañía hace dos años. No existe el temor de que una tarea importante quede olvidada. María, por tanto, se enfoca en aprender cómo funciona el sistema, conoce a todas las personas relevantes, y hace sus preguntas sobre las peculiaridades del trabajo en esa compañía en particular.

Desde su primer día, María sabrá exactamente qué es lo que se espera de ella y no se quedará preguntándose si está haciendo todo lo que tiene que hacer. Además, los procesos sirven como una lista de tareas para María. En otras palabras, todo lo que tiene que hacer está guardado en el sistema.

Debido a que los procesos están guardados en otra parte, una vez que se vuelvan rutinarios, María tendrá tiempo para pensar proactivamente sobre resolver problemas. Cada mañana, María ingresará al sistema que contiene sus tareas, organizará lo que tiene que hacer y entonces lo hará. Las tareas poco frecuentes también están registradas en el sistema para que, cuando tengan que realizarse, ella pueda hacerlo. Pasará menos tiempo resolviendo problemas.

Dado que no está enfocada en recordar todo lo que tiene que hacer y tiene la libertad de pensar en su trabajo, podrá meditar en el status quo y sugerir mejoras. María también se adelanta a las complicaciones y se encarga de estas antes de que se vuelvan problemas reales.

Cuando María sea ascendida a un trabajo en una oficina diferente y Cristina tome su puesto, ella simplemente le reasignará sus tareas a Cristina. La transición es sencilla y, siempre y cuando ella haya actualizado constantemente sus procesos cuando surgieron cosas nuevas, todo deberá estar allí. El tiempo que pasará entrenando a Cristina se dedicará a los detalles de estos procesos y no ha recordar sus responsabilidades.

Antes de irse a su nuevo trabajo, María repasa todos los procesos con Cristina, le presenta a sus compañeros, se asegura de que tenga los contactos necesarios y responde todas sus preguntas. Cristina está lista para empezar. Ella entonces sigue la misma progresión que María cuando ella empezó su trabajo.

El escenario 2 es el mejor escenario para tu negocio

Implementar y mantener el escenario 2 toma tiempo y esfuerzo, al principio. Sin embargo, es benéfico, ya que no perderás la misma cantidad de tiempo para recuperarte del escenario 1. Tus nuevos empleados también tendrán una experiencia inicial más satisfactoria y es más probable que sean felices y productivos. El sistema de documentación se mantendrá a sí mismo, ya que los nuevos empleados entenderán la importancia de documentar los procesos. Finalmente, como gerente, dormirás mejor por las noches sabiendo que todo está documentado y que, a pesar de los cambios, la compañía funcionará sin problemas.

Esto fue originalmente publicado en 2017 y desde entonces ha sido actualizado y puesto en circulación de nuevo en 2021.