Mis métodos de comunicación favoritos y cómo usarlos: Parte 2

La capacidad de comunicarnos es una de las habilidades más poderosas que poseemos como seres humanos. Además, hoy en día tenemos una cantidad sin precedentes de herramientas para comunicarnos en el trabajo. Estas herramientas a veces pueden utilizarse mal, lo que resulta en malentendidos y pérdidas de tiempo, pero pueden ser extremadamente poderosas. Mientras más habilidad tengamos en utilizar un instrumento u otro, nuestra forma de interactuar con los demás será más efectiva y obtendremos resultados positivos junto con hábitos saludables de negocios.

En Mis métodos de comunicación favoritos y cómo usarlos: parte 1 de esta guía, escribí sobre los correos electrónicos y las aplicaciones de chat digitales y móviles y sus ventajas, desventajas y mejores usos. A continuación, consideraré tres medios de comunicación más que mi equipo y yo usamos con regularidad.

Software de colaboración

En nuestra empresa, Celaque, usamos una aplicación de administración de proyectos para asignarnos tareas. Este sistema nos permite colaborar en proyectos e ideas; algunos ejemplos son Trello, Wrike y Asana. Mediante aplicaciones como estas, podemos comunicarnos con facilidad sobre tareas en que estamos trabajando juntos.

Ventajas

• Fácil y rápido: Con este tipo de software de colaboración, simplemente identificas a la persona en la tarea, envías el mensaje y colaboras.

• Opciones de búsqueda y registro automático: Este es uno de mis beneficios favoritos de usar un programa de administración de proyectos. Las conversaciones sobre cualquier tarea se pueden encontrar rápidamente siempre que se necesiten. He podido regresar años a proyectos en los que hemos trabajado para poder ver los detalles con rapidez y recordar cómo realizamos la tarea en el pasado.

• Aparece en una lista de pendientes: Podemos asignarnos tareas en segundos, las cuales pueden tener una descripción si se necesita más información, y estas tareas entonces aparecen en la lista de pendientes de cada persona. Esto significa que los elementos accionables no quedan relegados y es más probable que se completen eficientemente.

Desventajas

• Inadecuado para ideas complejas: A veces, se asigna una tarea con una explicación que no es suficiente o se le añade un comentario muy ambiguo. El destinatario entonces tiene que dedicar más tiempo para tratar de descubrir lo que está implicado en la asignación.

• Se puede perder: Aunque las tareas/comentarios se pueden buscar y las tareas aparecen en la lista de pendientes de la persona, es posible que se pierda un comentario. Esto es especialmente cierto si un hilo de comentarios de un proyecto específico llega a ser muy largo o hay muchos colaboradores.

Los mejores usos

Yo uso mensajes/tareas dentro de las aplicaciones de administración de proyectos para comunicarme de las siguientes maneras:

• Tareas sencillas: Se asignan tareas que ya tienen contexto y no necesita una explicación adicional. Esto permite ahorrar mucho tiempo ya que el ítem va directamente a la lista de pendientes de la persona asignada. Algunos ejemplos son:

A. “Surtir los suministros de oficina”.

B. “Preparar la documentación financiera solicitada por el banco en la reunión de ayer”.

• Comentarios contextualizados: Es aquí donde brillan estos programas de colaboración. Cuando se expresan y adjuntan en un proyecto existente, los mensajes en proyectos pueden acelerar en gran medida la ejecución con menos esfuerzo. Por ejemplo:

Mensaje que recibí en una tarea existente: “@Pamela Ayuso, acabo de hablar con la inquilina y dice que se irá el mes siguiente. Planeo llamarla de nuevo en dos semanas para asegurarme de que tiene todo lo que se necesita. Además, ya hablé con nuestro agente inmobiliario que tiene a un inquilino listo para tomar el apartamento tan pronto como se vaya la inquilina actual”.

Teléfono

Los teléfonos son la tecnología más antigua en esta lista, pero siguen siendo una de las herramientas más efectivas para la comunicación. Aunque la capacidad para hacer llamadas siempre la hemos tenido en nuestras vidas profesionales, el alcance de una llamada telefónica hoy en día es enorme. Con el auge de los teléfonos celulares, podemos hablar con una persona de inmediato. Además, cualquier llamada, local o internacional, se puede realizar en cuestión de segundos sin costo mediante una de las múltiples aplicaciones disponibles como Skype y WhatsApp. En esta categoría, también incluyo las videollamadas, que son similares a las llamadas telefónicas excepto por el beneficio de poder ver a la persona con la que hablamos.

Ventajas

• Universal: Todos los profesionales que conozco tienen un teléfono celular.

• Conveniente: Podemos localizar a alguien por teléfono mediante muchas formas disponibles. Hay teléfonos fijos, llamadas por teléfono celular y, ahora, llamadas a través de aplicaciones móviles, que son gratuitas.

• Útiles para conversar: Los teléfonos son la segunda mejor opción después de las reuniones en persona para comunicar cualquier concepto. Si un proyecto es muy complicado para explicarlo por medio de un correo electrónico o sistema, usar un teléfono es la forma más sencilla de llegar a un entendimiento mutuo entre ambas partes.

• Matizado: Se puede detectar el tono de una persona durante una llamada, lo que es muy útil en conversaciones que son propensas a los malentendidos. El humor se detecta con facilidad y la urgencia se transmite sin problemas.

Desventajas

• Intrusivo: La persona a la que llamas debe dejar todo lo que está haciendo para recibir la llamada. Todos estamos ocupados, y a veces es incómodo el recibir una interrupción.

• Sin opciones de búsqueda/sin registro: A excepción de la fecha y hora de la llamada, no queda ningún registro de la conversación en sí. Por tanto, la información no puede recuperarse a menos que después se guarde o registre de forma digital.

• Consume tiempo: Aunque las llamadas telefónicas son efectivas para comunicar algo, pueden consumir más tiempo que al simplemente enviar un mensaje digital o email.

Los mejores usos

A pesar de la cantidad de tiempo que se ocupa para tomar el teléfono y llamar a alguien, sigue siendo una buena herramienta para comunicarse con colegas y lograr que todos estén en sintonía. Yo uso el teléfono para:

• Ideas o tareas complejas: Normalmente se necesitan aclaraciones cuando el equipo está trabajando en asignaciones complicadas. Una breve llamada telefónica puede eliminar las dificultades que se presenten. 

• Encontrar un acuerdo: Se puede conversar por teléfono sobre las estrategias y planes futuros/existentes para asegurarse de que los miembros del equipo estén de acuerdo y que los proyectos avancen sin problemas.

En persona

He descubierto que este es el mejor método para cualquier comunicación que pueda quedar abierta a la interpretación o que sea compleja, como el lanzamiento de un nuevo proyecto. Este también es el más eficaz ya que se pierde menos tiempo con malentendidos o ideas perdidas.

Ventajas

• Eficaz para ideas complejas: Los temas detallados y complicados se pueden discutir de forma más efectiva y completa por teléfono o en persona; si es posible, a veces es mejor organizar una reunión con todos los involucrados.

• Ahorra tiempo a largo plazo: Una pequeña inversión de tiempo para estar en sintonía puede tener resultados excelentes a largo plazo. Hay menos posibilidades de malentendidos y todos pueden obtener respuestas a sus preguntas.

• Retroalimentación rápida: Este es el mejor método cuando se necesita intercambiar información con rapidez, como al aprender una habilidad nueva o al tener una lluvia de ideas.

Desventajas

• Consume tiempo a corto plazo: Planear y acudir a la cita y el tiempo necesario para la conversación son factores a considerar. Es imposible usar solo esta herramienta para comunicarnos, ya que simplemente no tenemos tanto tiempo en el día.

• Sin registros automáticos: Tomar notas es esencial para que las reuniones tengan impacto. Sin un registro de la reunión, es fácil que los detalles se pierdan con el tiempo y las memorias y percepciones de las personas sobre la conversación pueden distorsionarse con facilidad.

Los mejores usos

Debido al tiempo necesario para planear y tener reuniones en persona, es mejor solo usar las reuniones en persona para conversaciones que lo requieran. De otra forma, nos vemos en una reunión tras otra y perdemos tiempo valioso. Algunos de los mejores usos de las reuniones en persona son:

• Lluvia de ideas: Hay algo especial que solo ocurre cuando dos o más personas se juntan para buscar y considerar ideas nuevas.

• Proyectos: Empezar proyectos y darles seguimiento es más efectivo en persona, especialmente si los proyectos son complejos. Hay menos malentendidos y el tiempo se usa de forma más eficaz.

• Conversaciones complejas: Los matices permiten que las conversaciones difíciles sean más sencillas. Despedir a alguien o hablar de un error puede ser incómodo, pero es más efectivo si se hace cara a cara.

• Negociaciones: He descubierto que es más fácil encontrar situaciones de ganancia mutua al estar sentada frente a alguien. Poco se esconde al no haber dispositivos de por medio. Todas las cartas están sobre la mesa y es más probable llegar a un acuerdo.

• Entrenamiento: Sea que estemos entrenando a un colega o a un grupo de 20 personas, las reuniones en persona son siempre la mejor opción. La mejor forma de aprender es mediante la retroalimentación de las partes involucradas.

En el ecosistema tecnológico actual, es posible contactar a cualquier persona en cualquier parte. Hay docenas de herramientas disponibles. La clave está en usar la mejor para la ocasión, la que resultará ser más efectiva en la menor cantidad de tiempo.

¿Cuáles son tus métodos favoritos de comunicación? ¿Qué otras herramientas utilizas y cómo?