Los indicadores y cómo pueden beneficiar a tu empresa

Crear un sistema de indicadores para cada parte de tu empresa es uno de los mejores usos de tu tiempo como líder de negocios; te darán una visión general del estado actual de cada parte importante de tu negocio. Las métricas te dan parámetros clave que te muestran en qué dirección va la compañía, tal como número de ventas, cantidad de prospectos de ventas o los gastos mensuales de la compañía.

Sin embargo, estas métricas no deben solo limitarse a los valores estándares que vienen a la mente cuando nos referimos a este tipo de indicadores. También pueden incluir parámetros que son cruciales para tu compañía y, más específicamente, para tu industria. Algunos de estos indicadores tal vez no sean usados por otras compañías similares; tal vez sean tu fórmula especial y lo que hace que tu compañía sea única.

Ray Dalio, inversionista, gestor de fondos de inversión y autor, explica el concepto en su libro, Principios, en el cual aconseja desarrollar indicadores clave para toda la compañía.

Desarrolla indicadores excelentes. Los indicadores muestran cómo funciona la máquina proporcionándote números y encendiendo luces de alerta en tu tablero. Se trata de un medio objetivo de evaluación y tienden a tener un impacto positivo en la productividad. Si tus indicadores son lo bastante buenos, puedes obtener una imagen tan completa y precisa de lo que está haciendo tu equipo y de su buen o mal funcionamiento que casi podrías gestionar únicamente mediante indicadores.

Principios, Ray Dalio

Para saber más sobre el iluminador libro de Ray Dalio, lee mis publicaciones: Sobre los poderosos principios de Ray Dalio: parte 1 y Sobre los poderosos principios de Ray Dalio: parte 2.

Cómo crear los indicadores de tu compañía

1. Empieza desde cero

En vez de considerar lo que ya tienes, piensa en qué necesitas. Empieza con los parámetros que te dan la información esencial para manejar tu negocio. Una forma de encontrar esta información es hacer una lista de todos los indicadores obvios en los que puedas pensar, y después considerar los números que sería útil tener siempre a la mano. Finalmente, piensa en como te podría ayudar medir los eventos que pueden ser los más riesgosos para el negocio. Desarrolla números que te alerten antes de que ocurra un problema mayor, como un bajo flujo de efectivo.

Algunos ejemplos de indicadores estándar son:

• Prospectos nuevos

• Ventas completadas

• Efectivo disponible

• Activos de la compañía

• Préstamos pendientes

También incluye algunas métricas que sean diferentes a los parámetros estándares que quieres medir, que también son importantes para la compañía:

• Implementaciones innovadoras dentro de cada departamento

• Fecha en que se recibieron los estados financieros auditados

• Resultados de encuestas de servicio al cliente

Las métricas también deben representar algunas de las palancas clave que hacen que funcione la compañía. Para encontrar estos indicadores clave, primero identifica los resultados que quieres conseguir y después identifica los hitos que pueden ayudar a que la compañía alcance esas metas.

2. Obtén comentarios

Trabaja con cada uno de los equipos individualmente para recopilar la lista maestra de parámetros para desarrollar por completo el tablero de control de la compañía. Cada uno de los gerentes de equipo deberá liderar basándose en esos parámetros, ya que estos también le darán claridad al equipo sobre los resultados para los que pueden contribuir, lo que apoyará a la misión general de la compañía.

También, mediante retroalimentación del equipo, puedes ver si los indicadores reflejan su realidad o si existe una mejor manera de representar la información. A veces, puede ser difícil recopilar los parámetros y que estos no aporten ningún valor, o un miembro del equipo tal vez comparta alternativas útiles. Cuando ya tengas una lista con la que puedas trabajar, compara los resultados entre los equipos e identifica cuáles son algunas de las mejores prácticas que pueden usarse para mejorar la información en el tablero.

3. Refina

Los indicadores no necesariamente serán perfectos, pero refinar e iterarlos producirá la representación más cercana a lo que Ray Dalio describe. Las mejoras continuas de las métricas son cruciales. El mejor conjunto de parámetros será la combinación más simple de números que te den toda la información necesaria para manejar tu empresa.

Al seguir refinando, puede ser que descubras que algunos indicadores que parecían importantes al principio ya no son relevantes. Por otra parte, otros podrán simplificarse para que los números te digan exactamente lo que necesitas. Algunos parámetros también se pueden combinar. En otros casos, puedes comparar dos parámetros diferentes para ver la relación entre estos. Lo importante es seguir mejorando el tablero para que los parámetros sean lo más precisos posible.

4. Analiza

El valor verdadero de los parámetros será evidente con el tiempo. Cuando ya tengas entre seis meses y un año de datos, podrás analizar los resultados. Uno de los beneficios de los parámetros es que puedes ver tendencias y aprender cómo se desarrollan los indicadores clave. Los parámetros también te darán datos sobre expectativa contra realidad. Si, por ejemplo, estás midiendo el tiempo que requirió un proyecto comparado con la proyección inicial, puedes descubrir que el plan inicial fue demasiado optimista y que un proyecto similar normalmente toma más tiempo. En el futuro, podrás establecer metas realistas y un plan más acorde.

Como dice el dicho atribuido a Peter Drucker: “Si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo”. Habrá partes de tu negocio que probablemente no se están midiendo si no creas parámetros de forma deliberada. Cuando finalmente tengas tu tablero ideal, encontrarás los lugares en los que se puede mejorar para tomar las acciones necesarias, y entonces los parámetros mismos te mostrarán qué tan lejos has llegado.

Dalio, Ray. Principios Nueva York: Simon & Schuster, 2018. E-book.