La estructura de tu compañía y cómo establecer la mejor organización

Definir la estructura correcta para tu compañía es una de las tareas más importantes en las que puedes invertir tu tiempo como persona emprendedora. Esta es una tarea que requiere mucho esfuerzo, especialmente si la compañía ya opera bajo una configuración existente. Sin embargo, tu estructura organizacional dictará la forma en que las personas operan dentro de tu compañía. La forma en que esta se ajuste a las tareas y dinámica interna de la compañía, así como al contexto externo que habite tu empresa puede hacer una diferencia significativa en el desempeño de la compañía de hasta un 24% [i].

Como emprendedores, usualmente empezamos vendiendo un producto o servicio. Cuando empezamos a tener más demanda para ese producto o servicio, creamos un equipo y una compañía. Normalmente, empezamos con una configuración simple. Pronto, si todo va bien, tenemos más trabajo del que podemos manejar y contratamos a más personas.

Tipos de estructuras organizacionales

Al principio, una estructura simple puede funcionar. En este tipo de configuración organizacional, el o la líder de la compañía distribuye las tareas según sea necesario. No hay asignaciones permanentes ni descripciones de puestos. Por tanto, el trabajo es muy fluido y limitado por la cantidad de trabajo que el líder puede procesar. Es un trabajo demandante para esta persona ya que debe supervisar todas las tareas y responsabilidades y está al centro de todo.

Después, mientras la compañía empieza a tener más éxito, se presenta la necesidad de crear una compañía más compleja, con una configuración organizacional capaz de encargarse del aumento de la demanda. Si la compañía vende un producto principal, generalmente el siguiente paso es crear una organización funcional, ya que se necesitará el apoyo de profesionales en diferentes áreas. Cada una de las funciones principales de la compañía, como el mercadeo, manufactura, ventas y recursos humanos, están divididas en departamentos.

Un gerente dirige estas divisiones y coordina las responsabilidades asignadas a los subgrupos. El trabajo fluye de una unidad a la siguiente, y cada departamento debe coordinarse con los otros para lograrlo. Muchas compañías mantienen esta estructura durante toda su existencia y, de acuerdo con Eric Schmidt y Jonathan Rosenberg, autores de Cómo trabaja Google, es preferible ser una organización funcional mientras la organización pueda seguir siendo una. Tener departamentos funcionales tales como ingeniería, producción y finanzas que se reportan directamente con la persona que funge como CEO resulta en un flujo más libre de información y personal. El siguiente tipo de organización, una configuración divisional, puede resultar en silos [ii].  ⁠

Sin embargo, puede llegar el momento en el que la organización funcional de la compañía deje de funcionar. La compañía puede haber decidido diversificarse en diferentes regiones o tipos de productos y necesite responder mejor a las necesidades del mercado y sus clientes. Entonces, la compañía puede decidir crear una organización divisional.

Las configuraciones divisionales son autónomas y están organizadas para dar una mejor respuesta a clientes y al mercado. Por tanto, son más adaptables en un entorno de cambio que las organizaciones funcionales. La desventaja de esta estructura es que la colaboración interna sufre debido a que cada subdivisión es independiente de las demás. Bajo este tipo de compañía, hay más variación horizontal (muchas unidades) y menos profundidad vertical, ya que los gerentes de división se reportan directamente con el ejecutivo de la compañía. Cada unidad puede tener su tipo de configuración, como simple o funcional.

El último tipo de estructura es una configuración matriz. Las matrices responden mejor tanto en dimensión funcional como en orientación producto/mercado. La empresa se organiza como una compañía divisional en un eje y como compañía funcional en el otro. El director ejecutivo de la compañía supervisa ambas dimensiones divisional y funcional mientras resuelve conflictos entre las unidades. Aunque no es responsable de los detalles del trabajo operativo, el director supervisa toda la empresa. Una organización matriz puede ser muy flexible ya que puede adaptarse con facilidad a situaciones nuevas. Es eficiente al ser funcional y efectiva al ser divisional [iii, iv].

Invierte en la configuración de tu compañía

En mi compañía, pasamos de ser una compañía simple a ser una organización funcional. Ahora veo la importancia de tener una estructura organizacional clara que responde a las necesidades tanto de la compañía como del entorno externo. Incluso con la misma calidad de procesos y sistemas, desde que terminamos de implementar nuestra organización funcional, el flujo de nuestro trabajo ha mejorado significativamente. Cada uno de los departamentos tiene claro cuáles son sus responsabilidades y cómo se relacionan las tareas entre un área y otra. 

Por mi experiencia, puedo decirte que no es sencillo mover una compañía de una estructura organizacional a otra. Pero he encontrado que muchos de los problemas que encuentro se deben a una configuración que no se ajusta a la estrategia de la compañía. No lamentarás, haberte tomado el tiempo para estudiar tu empresa y las opciones que tienes para mejorar su configuración.

[i] Doty, D., Glick, H. W. H., & Huber, G. P. (1993). Fit, Equifinality and Organizational Effectiveness: A Test of Two Configurational Theories. Academy of Management Journal, 38 (6). p. 1196–250.

[ii] Schmidt, E., Eagle, A., & Rosenberg, J. (2014). Google: How Google works, 1st Edition. New York: Grand Central Publishing.

[iii] Burton, R. M., Obel, B., & Døjbak D. (2016). Organizational Design: A step-by-step approach. Cambridge, United Kingdom: University Press.

[iv] Galbraith, J. R. (2014). Designing Organizations: Strategy, Structure, and Process at the Business Unit and Enterprise Levels, 3rd Edition. Jossey-Bass.