Islas en la estructura de tu compañía: cómo identificarlas

En Celaque, estamos organizados por función. Tenemos seis departamentos diferentes que están estructurados según el trabajo que debe realizarse. Mientras fortalecemos la organización, seguimos colocando cada puesto y responsabilidad dentro de los diferentes departamentos. Nos aseguramos de que todas las operaciones de la compañía estén dentro de uno de los departamentos y que sean parte de los sistemas y procesos de ese grupo. Debido a que cada departamento tiene sus propios procesos y usa los mismos sistemas de toda la compañía, esta estructura hace que añadir un nuevo elemento sea más eficiente.

Conforme seguimos avanzando, he encontrado islas de puestos, responsabilidades y transacciones que funcionan de forma independiente a los departamentos. De manera inevitable, en estas islas se han desarrollado procesos paralelos que no entran dentro de los procesos principales de cada departamento. Los procedimientos extra significan un esfuerzo adicional ya que quedan fuera del sistema.

Estas islas pueden surgir durante el crecimiento de una compañía. Antes de tener todo organizado como parte de la estructura general, el trabajo debe completarse y formas redundantes de hacer la misma labor aparecen en diferentes partes de la compañía. Conforme una compañía en crecimiento va implementando una estructura organizacional, es importante colocar todo dentro del esquema general y no dejar nada afuera. Cuando la empresa ha encontrado una estructura organizacional que funciona bien, es momento de buscar las islas restantes.

Encuentra las islas independientes

A menudo hay más tareas desorganizadas de las que te puedes imaginar, y estas son sorprendentemente resilientes. Por ejemplo, estas son tareas que podrían ser manejadas por más de un equipo y seguir funcionando. Orgánicamente, estas tareas se han manejado fuera de los procesos macro de la compañía y, por lo tanto, son independientes de los procesos y sistemas que se han implementado en toda la compañía.

Por ejemplo, ayer descubrí que, después de que uno de nuestros inquilinos deja una unidad, esta es reparada y limpiada para el nuevo inquilino bajo la supervisión del equipo de Propiedades (nuestro equipo de administración de propiedades). Este arreglo tiene sentido ya que Propiedades está a cargo de las unidades, pero Propiedades no tiene a una ingeniera(o) en su equipo. El proceso sería manejado más eficientemente por Proyectos, que es nuestro departamento de construcción e ingeniería, ya que ellos controlan todo lo que construimos y son expertos en levantar los proyectos desde cero.

Debido a que las remodelaciones no estaban siendo manejadas por Proyectos, se había desarrollado un sistema paralelo basado en Excel (puedes leer más sobre Excel aquí: El final de Excel y cómo sustituirlo (en su mayor parte)) para manejar las órdenes de compra y los presupuestos de construcción. Esto era ineficiente ya que otras personas debían involucrarse para garantizar que el proceso de ingeniería se realizara adecuadamente y esto, por lo tanto, era un uso ineficiente de tiempo y energía del equipo.

La estructuración funcionaría mejor de forma diferente. Cuando un inquilino deja una de nuestras propiedades, Propiedades debería informárselo a Proyectos. Proyectos entonces crea y aprueba un presupuesto. Después, las órdenes de compra de los materiales necesarios se registran en nuestro sistema, NetSuite, en donde quedan guardadas hasta ser aprobadas. Cuando se recibe el material, se maneja dentro de nuestros procesos de administración de inventario. Finalmente, Proyectos ejecuta y supervisa el proyecto para asegurarse de que las unidades regresen a una condición óptima.

No nos habíamos dado cuenta de que teníamos un proceso ineficiente y de que estábamos expuestos a errores y gastos adicionales debido a no utilizar la infraestructura existente en la compañía. A veces estas situaciones no son obvias a simple vista. Para encontrar estas islas se requiere un pensamiento crítico constante y cuestionar la estructura actual, y solo entonces se pueden encontrar y eliminar los procesos paralelos inefectivos.

La estructura organizacional de una compañía nunca se termina. Siempre hay cambios que deben considerarse y la estructura misma puede mejorarse. La compañía se fortalecerá entre más islas pasen de manejarse independientemente hacia la estructura general de la compañía (que incluye sistemas y procesos que se revisan y actualizan constantemente). Eliminar estas islas incrementará la eficacia general de la compañía y reducirá la probabilidad de errores.