Aumenta tu productividad con el principio OHIO

El principio de Hazlo Solo Una Vez, también conocido como el principio OHIO (por sus siglas en inglés), es un modelo útil que te ayudará a aumentar tu productividad. La idea detrás de esto es que, al empezar a trabajar en una tarea específica, la completes de principio a fin. Es decir, si empiezas una actividad, harás todo lo relacionado con ella hasta terminarla.

Este enfoque es especialmente útil para tareas pequeñas, como hacer una llamada. En vez de dejar que ocupe espacio en tu lista de pendientes, puedes tomarte un par de minutos para hacerlo. Ni siquiera es necesario que la tarea llegue hasta tu lista de pendientes. Claro, no siempre es posible hacerlo todo en ese momento. Si no puedes trabajar en esa tarea de forma inmediata, coloca un recordatorio para poder hacerlo en el futuro.

El principio OHIO también es útil para agrupar tareas relacionadas que haces de forma recurrente, o sea diarias, semanales o mensuales, y que puedes completar de una sola vez. Ahorrarás tiempo ya que solo trabajarás en estas tareas en un horario determinado en vez de hacerlo parte por parte en diferentes puntos del día o la semana. Después cuando dejes de trabajar en ese grupo de actividades, no las toques de nuevo hasta cuando tengas programado hacerlo.

Cómo trabajar con OHIO

Durante el día, desperdiciamos tiempo cuando trabajamos en una tarea, nos interrumpen, después la tomamos de nuevo, empezamos a trabajar en una tarea diferente, como hacer una llamada, y finalmente volvemos a la actividad original. Muchos en algún momento, y me incluyo, hemos creído que somos expertos en trabajar en varias cosas a la vez. Sin embargo, esto no es efectivo.

El problema es que no podemos trabajar en varias tareas paralelas al mismo tiempo, ya que nuestro cerebro funciona de forma secuencial. En otras palabras, si hacemos varias tareas de forma simultánea, lo que en realidad hacemos es trabajar un poco en una, detenernos, pensar sobre la siguiente, pausar, y entonces hacer una tercera. Como puedes ver, esta forma de operar no es productiva. Desperdiciamos una gran cantidad de tiempo al detenernos y empezar una y otra vez.

Es mucho mejor seleccionar una tarea y trabajar en esta de principio a fin o hasta un punto aceptable. Al trabajar, evita las distracciones o interrupciones. Después, al terminar, puedes empezar con la siguiente actividad de la misma forma.

Tareas pequeñas

Al avanzar por tu día, te encontrarás con todo tipo de tareas. Algunas serán pequeñas y te tomarán solo un par de minutos, mientras que otras requerirán de más planeación y tiempo. Cuando te topes con algo que debas hacer o a lo que debas responder, pregúntate cuánto tiempo te tomará hacerlo. Si es solo algunos minutos, es más fácil hacerlo de una vez que esperar y anotarlo como una tarea para hacerlo después. El espacio mental que abarca ese pequeño correo electrónico debe desocuparse. Es mucho más simple responder con rapidez.

Algunas tareas serán más extensas, y en ese caso, intenta hacer lo que puedas en ese momento, lo que incluye poner un recordatorio en tu horario junto con todos los detalles que necesitarás para después.

Actividades recurrentes

Otra forma de incluir el principio OHIO en tu horario es apartar tiempos durante la semana para trabajar en tareas recurrentes. Durante estos periodos determinados, trabaja en todos los elementos relacionados para que no empieces y pauses una y otra vez. Este proceso tiene el beneficio añadido de saber que estás trabajando en lo que necesitas completar y de que no estás omitiendo nada.

Por ejemplo, si revisas los informes de la compañía de forma semanal y sigues el principio OHIO, puedes elegir ver los informes a la misma hora cada semana. Cuando empieces a trabajar en estos informes, haz todo lo relacionado con esta revisión, como aclarar las dudas o arreglar los problemas encontrados. Para agilizar tu revisión, puedes organizar los informes para abrirlos y revisarlos todos de una sola vez. Hasta puedes configurar la lista de informes por categoría, para que, si estás revisando informes de ventas, veas primero todo lo relacionado con nuevos prospectos, después tus procesos actuales, y entonces los cierres.

El principio OHIO no significa que siempre estés en modo reactivo, trabajando en todo lo que recibas cuando lo recibas sin tener una agenda. Se trata de una herramienta adicional para que tu día sea más productivo y pases menos tiempo pasando de una tarea a otra. No tienes que responder a cada correo tan pronto como lo recibas. Por ejemplo, si recibes emails todo el día, puedes establecer un momento en el que revises tu bandeja de entrada y respondas a estos.

Seguir el principio OHIO hará que tu horario sea más organizado. Te ayudará a asegurarte de trabajar en lo que tienes que hacer de principio a fin y solo en sus momentos determinados. El concepto también te dará una mejor idea del tiempo que necesitas para tus tareas diarias y semanales. Finalmente, el beneficio más importante de todos es que pasarás menos tiempo y usarás menos energía productiva al pasar de una actividad a la siguiente antes de finalizar la primera.