Implementar reuniones del equipo de administración y cómo hacerlas funcionar

Conforme una compañía va creciendo, sus operaciones diarias se vuelven más y más complejas. Aun cuando una compañía tiene la estructura correcta para manejar todas sus transacciones, es posible que la comunicación dentro de la organización no fluya de forma óptima. Las interacciones dentro de la estructura pueden llegar a ser una carga innecesaria sobre una persona o equipo dentro de la compañía.

Una práctica que recientemente desarrollamos, que es una herramienta estándar en muchas compañías, es la creación de un equipo de administración para hablar sobre temas continuos de la administración de la empresa. Un equipo de administración puede ayudar a que la comunicación entre los departamentos de la compañía sea más fluida y eficaz.

Yo soy CEO de mi compañía, Celaque, y lo he sido desde el primer día, desde que nuestro equipo estaba conformado solo por tres personas. Claro, la dinámica era muy diferente en aquel entonces; manejar la comunicación y la carga de trabajo en un equipo pequeño era relativamente sencillo. Sin embargo, con el tiempo hemos crecido, y ahora estamos en las etapas finales de vender/arrendar y manejar un edificio, la construcción de otro, y el desarrollo de un tercer proyecto. Ahora, con muchas más transacciones e interacciones dentro de la compañía, mi papel ha cambiado.

Al crecer, empecé a darme cuenta de que ya no podía manejarlo todo por mi propia cuenta. No podía encargarme de resolver cada problema y cada desafío, ni podía ser el centro de todas las comunicaciones. Esta transición aparece lentamente y puede tomarte por sorpresa. Una de las señales es que la carga de trabajo y las responsabilidades han aumentado de forma gradual a un nivel insostenible.

Ser CEO significa cosas diferentes para personas diferentes. Pero para mí, ser CEO se trata de crear un entorno en el que las personas puedan hacer su mejor trabajo. Esto incluye experimentar con la estructura de la compañía para ver cómo puede fomentar el mejor desempeño de todas las personas. A veces necesitas hacer más de algo o dejar de hacer algo que siempre has hecho. Otras veces se trata de cómo las interacciones, incluyendo las tuyas, ocurren dentro de la compañía.

Para mejorar la forma de comunicarnos, empezamos a tener reuniones del equipo de administración. Esta nueva iniciativa es una de las mejores implementaciones recientes que hemos tenido en la compañía. Desde el momento en que tuvimos nuestra primera reunión, sentí que se me quitaba un gran peso de encima. Debido a que no habíamos institucionalizado este mecanismo, yo era responsable de la comunicación entre equipos, y no me había dado cuenta de lo pesada que era esta carga para mí hasta que dejó de ser únicamente mi responsabilidad.

Un equipo de administración se reúne frecuentemente para discutir la dirección y operaciones de la compañía. En las reuniones, el grupo habla de cuestiones que influyen en toda la compañía, como indicadores clave de rendimiento, el personal, presupuestos y estrategias e iniciativas nuevas. Las reuniones del equipo de administración sirven como foro para comunicarse y colaborar como equipos y para fortalecer los lazos entre los gerentes de los diferentes departamentos.

Adicionalmente, sirve como herramienta para mantener la responsabilidad. En la reunión, cada uno de los gerentes describe el trabajo que están haciendo y presentan los parámetros de medición de cada departamento. Las reuniones ayudan a garantizar que los parámetros se consigan de forma completa y precisa a tiempo y que se complete el trabajo necesario. El resto del equipo de administración puede dar comentarios útiles para mejorar indicadores débiles o sugerir lugares en los que se puede mejorar.

La transparencia de información entre los departamentos ayuda al equipo de administración a tomar decisiones mejores y más informadas durante las operaciones diarias de la compañía. He visto que, como CEO, puedo tomar mejores decisiones simplemente al tener acceso a más información. Cuando el conocimiento se comparte con otras personas que pueden usarlo durante sus actividades regulares, pueden mejorar la calidad de su trabajo y el impacto de sus decisiones.

Las reuniones también son un lugar excelente para compartir los presupuestos de los equipos. De forma similar a los parámetros, los presupuestos pueden discutirse entre el equipo para poder optimizarse. Cada mes, todo gerente puede hablar de sus resultados. Si un costo se ha elevado, el problema puede resolverse rápidamente. El equipo de administración puede dar comentarios y compartir las mejores prácticas entre departamentos.

Otra área en la que estas sesiones pueden ser útiles es al establecer objetivos y resultados clave para la organización. Si no hay una reunión del equipo de administración, solamente la o el CEO tiene la perspectiva para poder establecer objetivos para toda la empresa. Las reuniones del equipo de administración pueden ser útiles en cualquier área en la que representantes de toda la compañía deba discutir y resolver un asunto. Si tienes reuniones de toda la compañía, también se pueden establecer los temas para estas.

La estructura de un equipo de administración en Celaque ha sido una gran mejora. Ha hecho que la comunicación sea más fluida entre los equipos y, en el proceso, se ha aumentado el alcance de cada departamento en sus procesos diarios y en los desafíos que se presentan.