Cómo mantener todo organizado mes a mes

Ser organizado es un elemento crucial de la productividad profesional. Cuando todo está en su lugar y es fácil de encontrar, el trabajo se hace más rápido y con la menor cantidad de fricción. Y, como beneficio adicional, me es más placentero trabajar en un espacio organizado.

Por eso, siempre trato de mantener bajo control mi bandeja de entrada y escritorio de mi computadora, y me aseguro de que mi escritorio de trabajo esté limpio. Mi meta es responder, archivar, eliminar o establecer como tareas todos los correos electrónicos dentro de 24 horas. El escritorio de mi computadora no debe tener ningún archivo (todo debe subirse a la nube) y mi escritorio debe estar limpio en todo momento.


[Foto: Carl Heyerdahl/Unsplash]

[Foto: Carl Heyerdahl/Unsplash]

Sin embargo, por alrededor de un mes, hace algunos meses, el escritorio de mi computadora de trabajo tenía quince archivos relacionados con este blog, y además tenía bastantes archivos en el escritorio y la carpeta de descargas de mi laptop. Mi escritorio físico tenía unos diez documentos sin revisar. Generalmente puedo saber lo abrumada que me siento según el desorden que haya en mis espacios físicos y digitales. Cuando tengo muchas cosas pendientes, las cosas pequeñas empiezan a quedarse relegadas. La falta de organización me deja en un círculo vicioso de culpa y más desorden que me roba la energía cuando más la necesito.

Más importante aún, cuando los documentos y archivos se acumulan, a veces pierdo elementos cruciales a los que debía responder de inmediato. En ocasiones postergo el trabajo de cosas que me son complicadas en el momento. Así que, inspirada por el tema de este blog, decidí diseñar lineamientos sobre las acciones de mantenimiento necesarias que tenía que poner en práctica. Intenté con una idea nueva para poder mantener la organización. Me he puesto una tarea recurrente de una vez al mes que se ve así:

Verificar que tengo:

  • Bandeja de entrada limpia

  • Escritorio físico limpio

  • Escritorio de la computadora vacío

  • Carpetas de descargas vacías

  • Todos los documentos digitales organizados

  • Papelera de reciclaje vacía


[Foto: Stil/Unsplash]

[Foto: Stil/Unsplash]

Elegí hacerlo cada mes ya que esto me ayuda a estar al tanto de mis metas, pero no es tan frecuente que no hace una diferencia. Añadí la tarea a Wrike, que es el software que usamos para los procesos de nuestra compañía. Para saber más sobre cómo usamos Wrike, puedes leer mi publicación: 6 razones por las que te encantará Wrike.

Debido a que suelo tener dificultades para mantener este nivel de organización, también le pedí a una compañera de trabajo que me ayudara a mantener esta práctica. Si todo lo demás fallaba, pensé que me ayudaría a mantener todo en orden por pura vanidad. Así que, al final de la tarea, añadí:

Etiqueta (nombre de la compañera) para que verifique mi trabajo


[Foto: Jess Watters/Unsplash]

[Foto: Jess Watters/Unsplash]

Ya han pasado algunos meses desde que establecí esta tarea. Tal como una cita con el doctor, el recordatorio ha servido como una revisión rutinaria mensual. Esto me ha motivado para encargarme de todo lo que se ha presentado en el mes y esto, a su vez, me ha ayudado a seguir con mis metas.

Es interesante que no he necesitado la ayuda de mi compañera ya que, desde que implementé esta idea, me he vuelto más organizada. He desarrollado el hábito de mantener mi lugar de trabajo limpio, especialmente cuando me siento abrumada. Mis archivos y documentos suelen estar más organizados de forma más consistente que antes. Pero el mejor beneficio es que ahora tengo una red de seguridad en caso de que vuelva a la tendencia de postergar, y esto me ha hecho tener más paz.

¿Qué herramientas utilizas para mantener todo organizado?

SOBRE LA AUTORA

Pamela Ayuso es una autora y cofundadora y CEO de Celaque. Es una emprendedora y desarrolladora de bienes inmuebles que tiene experiencia en liderazgo ejecutivo en dos de las desarrolladoras inmobiliarias más exitosas de Honduras: administrando operaciones en Alianza y liderando Celaque. Celaque desarrolla edificios de oficinas y residenciales y administra una amplia cartera de propiedades. El enfoque de Pamela es convertir a Celaque en un modelo para la empresa del siglo XXI.

Además de su papel como CEO en Celaque, Pamela es la autora del libro más vendido de Amazon, Heptagrama: El sistema de diseño empresarial de 7 pilares para el siglo XXI. Ofrece conocimientos prácticos sobre el desarrollo personal y empresarial para otros emprendedores y líderes empresariales, en su blog y LinkedIn. Su esposo y sus tres maravillosas hijas inspiraron la historia de su primer libro para niños, Alicia y Cone pintan un mural.

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