Cómo asegurarte de que los procesos siempre estén actualizados

Si hay algo constante en la oficina, es que todo sigue cambiando. Una vez que se han desarrollado procesos en una compañía, tienen que revisarse constantemente para asegurarse de que siguen siendo eficaces, relevantes y que están actualizados. Tal vez haya un miembro nuevo en el equipo, o tal vez se ha implementado un sistema nuevo que altera el flujo de trabajo en la oficina.

En mi compañía, Celaque, hemos desarrollado un sistema para mantener nuestros procesos actualizados. Este incluye revisiones periódicas, modificaciones ad hoc y análisis individuales. La mejor forma de asegurarse de que el cuerpo entero de procesos esté siempre actualizado es mediante una revisión anual o semestral programada. Los procedimientos de revisiones individuales y aprovechar siempre la oportunidad para corregir los procesos cuando se encuentran errores son practicas esenciales para garantizar que los procesos estén actualizados.

Autorevisión

En el primer día de un empleado o empleada nueva, comenzamos su entrenamiento con los procesos de la empresa. Les enseñamos a todos en el equipo sobre la importancia, beneficios y necesidad de mantenerse al día. El usuario es la primera línea de defensa para asegurarse de que los procesos sean relevantes.

Por tanto, siempre que se tiene que hacer un cambio en el flujo de trabajo, el usuario presenta una solicitud al equipo de procesos. Las modificaciones pueden venir de diferentes fuentes: cambios en regulaciones, horarios, procedimientos internos, o mejoras descubiertas. Los procesos en nuestra empresa son programados por dos personas: una persona programa y la otra revisa. Cuando se ha hecho el cambio, la persona que ha hecho la solicitud revisa los ajustes y confirma que era lo que se necesitaba.

Revisión semanal de operaciones

En Celaque, hay una persona responsable por los procesos y, una vez a la semana, ella revisa la forma en que han estado funcionando para garantizar que todo esté bien. El sistema no bloquea las tareas individuales que se crean para que puedan ocurrir modificaciones accidentales. Revisamos que todo esté funcionando como es debido:

• Que no se haya borrado algo de forma accidental.

• Que ninguna tarea se complete de forma tardía constantemente, lo que podría indicar una carga demasiado pesada o un error de diseño o entrenamiento.

• Que no se haya modificado ninguna descripción.

El sistema que usamos en nuestra compañía es Wrike. Para saber más sobre cómo lo usamos, puedes leer en mi blog la publicación 6 razones por las que te encantará Wrike.

Usa errores y cambios como oportunidades para mejorar

Constantemente mejoramos nuestros procesos para que sean más precisos y simples. Siempre que descubrimos un error, lo usamos como oportunidad para examinar el proceso en cuestión para ver si hay algo que podamos mejorar en su descripción, sincronización o persona asignada, y regularmente hay algo. Apartamos tiempo para corregir el error u omisión inmediatamente.

A veces el error involucra a más de una persona. Por lo tanto, diseñamos la solución tomando en cuenta todo el contexto del problema. El error pudo haber tenido muchas causas, como por ejemplo, falta de revisión. En este caso, la solución puede incluir añadir dos niveles de revisión a cierto informe. Para aprender cómo usamos los niveles de revisión en nuestra empresa, puedes leer Obtén siempre el mejor resultado con revisiones de tres niveles.

También actualizamos procesos cuando cambian los flujos de trabajo, como al hacer una contratación o cambiar el sistema. Cuanto ocurren estas modificaciones, nos aseguramos de que los nuevos pasos se reflejen con precisión en nuestros procesos.

Revisión semestral/anual

Recomiendo una revisión semestral o anual de todos los procesos para asegurarse de que siguen actualizados y son relevantes. No hay nada peor que un proceso que ya no es útil y solamente ocupa espacio. Las cosas cambian tanto en un solo año que siempre hay algo que se puede modificar.

En esta revisión, el equipo de procesos junto con el departamento relevante realiza una auditoría de los siguientes puntos:

• Carga de trabajo:

o   ¿Tiene esta persona muchas responsabilidades?

o   ¿Está bien equilibrada la cantidad de trabajo en la semana/mes/año?

o   ¿Se ha vuelto redundante uno de los pasos o está desactualizado?

• Diseño:

o   ¿Se pueden simplificar los procesos?

o   ¿Cómo se puede organizar la información de la mejor forma posible?

o   ¿Tienen todos los procesos un formato acorde a nuestro estándar?

• Integridad:

o   ¿Existe un paso importante que se ha omitido?

o   ¿Falta algún nivel de revisión?

El cambio es inevitable, así que, para que los procesos sigan siendo relevantes, es importante actualizarlos. Sin embargo, la inversión siempre vale la pena. Después de cinco años de trabajar con procesos, estos se han vuelto parte de nosotros. Ni yo ni el resto del equipo podemos imaginar vivir sin estos, ya que son parte fundamental de todo lo que hacemos.