5 consejos para mejorar el proceso de revisión en tu negocio

Para minimizar errores, es necesario que haya un proceso de revisión en toda empresa. Después de todo, seguimos siendo humanos y es fácil cometer errores, especialmente si manejamos diferentes responsabilidades y tareas a diario. La dificultad es que, sin importar la cantidad de trabajo que haya, la presión de entregar todo sin errores no termina.

Una forma de cumplir con las responsabilidades de la empresa es implementar un proceso de revisión en el que los procesos e informes principales tales como documentos de ventas, pagos de facturas y estados financieros sean revisados por más de un miembro del equipo. Pares de ojos adicionales detectarán errores y mejorarán la calidad.

Aunque se necesita tiempo y preparación para una buena revisión, tres niveles de revisión para cada proceso crucial te dará resultados consistentes como empresa así como paz mental para todo el equipo (puedes leer Obtén siempre el mejor resultado con revisiones de tres niveles y Paz mental: cómo pueden los procesos facilitar la transición de un nuevo empleado para más información). En resumen, el proceso debe incluir a una persona que realice el trabajo, a otra persona que realice una revisión detallada, y a una persona final con una revisión de alto nivel de todo lo que se ha completado. Aunque la contabilidad y los informes son los más beneficiados, esto puede realizarse en cada proceso principal de la empresa.

Estos son algunos consejos para organizar tres niveles de revisión en la empresa.

1. Quién debe realizar cada uno de los tres niveles de revisión

La secuencia debe crearse de acuerdo con la experiencia y responsabilidad:

a. Primer nivel: a cargo de la persona que realiza la tarea.

b. Segundo nivel: revisión detallada del primer nivel. Esta persona debe revisar toda la documentación de apoyo y los cálculos.

c. Tercer nivel: a cargo de alguien con experiencia en el área y que pueda ver el panorama general para determinar si las acciones y los resultados tienen sentido. Este tercer nivel puede revisar analizando los informes para asegurarse de que los valores y procesos estén dentro de los parámetros; no se revisan las transacciones individuales.

Es mejor que la persona con más experiencia en el área haga la revisión final, ya que es más probable que este profesional pueda detectar errores con simplemente ver el producto final.

2. Documenta el proceso de revisión

Te recomiendo documentar el proceso de revisión con las iniciales de cada persona para tener un registro de cada transacción que ha sido revisada. Si la empresa por lo general usa Excel, se puede crear una hoja de cálculo que incluya cada transacción; las columnas al final incluirán las iniciales de cada persona que revisa. Esto garantiza que cada persona se responsabilice de la revisión. También sirve como un respaldo de auditoría para garantizar que cada tarea en un proceso ha sido realizada como se diseñó. Si la compañía usa un software especializado, este puede registrar quién introdujo la información y quién la revisó.

3. Qué hacer cuando no hay suficiente personal

A veces, un departamento simplemente no tiene suficiente personal entrenado para realizar todos los niveles de revisión. En este caso, es necesario entrenar al segundo y tercer nivel de otras áreas. Ellos necesitan saber qué deben buscar para que no se escape ningún error. La meta es que los procesos se revisen tres veces por el personal disponible con más conocimiento y experiencia.

Lo bueno es que, si se trata de una empresa pequeña, habrá personas familiarizadas con áreas diferentes y alguien más podrá encargarse si la persona responsable está enferma o ausente.

4. Usa dos niveles de revisión para procesos menos cruciales

No todos los procesos requieren tres niveles de revisión. Algunas tareas que son menos propensas a errores o que deben manejarse con rapidez pueden y deben realizarse con solo dos niveles de revisión. En nuestra empresa, solo tenemos dos niveles de revisión para propuestas de ventas. Si tuviéramos más, podría hacer que el enviar propuestas a nuestros clientes fuera demasiado burocrático y tomara más tiempo.

5. Si tienes los recursos, invierte en mejor software

Aunque el sistema de tres niveles de revisión minimizará errores de forma efectiva en una empresa, software tal como un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) puede mejorar el proceso de revisión todavía más. Un sistema ERP junta a varios departamentos de un negocio y optimiza la información que pasa por estos. Este puede incluir controles que garanticen que los procesos importantes sean revisados; por ejemplo, una orden de compra no puede enviarse sin la aprobación de un supervisor.

Sin embargo, la mayoría de las compañías pequeñas no tiene los recursos para automatizar absolutamente todo, e incluso si la empresa puede sistematizar cada vez más cosas, el elemento humano siempre estará presente. Los niveles de revisión serán cruciales para garantizar la calidad del producto y resultados consistentes, incluso cuando haya sistemas sofisticados disponibles. En el ejemplo anterior, el valor del producto en venta pudo haberse codificado en el ERP. Entonces, la persona de ventas tan solo tendría que producir el documento directamente del sistema. Sin embargo, siempre es buena idea tener otro nivel de revisión para garantizar que, por ejemplo, se esté ofreciendo el producto correcto.

Desarrolla una cultura de revisión

Mientras se adopta gradualmente en la empresa el proceso de tres niveles de revisión, surgirá una cultura de mayor colaboración. El equipo trabajará de forma más fluida para garantizar que todo salga sin problemas y lo más pronto posible.

Aunque es una inversión alta en tiempo y esfuerzo, habrá menos tiempo dedicado a apagar incendios y resolver problemas. El producto también mejora mientras el equipo trabaja junto para entrenar a los demás y mejorar el proceso.