Cómo implementar un sistema en la nube en tu empresa

Implementar un nuevo software en la nube puede ser muy intimidante, especialmente si no estás familiarizado con sistemas. Sin embargo, incluso si no eres un genio de la informática, puedes aprender a hacerlo y tu empresa puede aprovechar todos los beneficios que ofrecen los sistemas en la nube en esta era de la tecnología.

Implementa un sistema en la nube

1. Crea un plan de implementación detallado

El primer paso es hacer un plan para la implementación general del sistema; esto te ahorrará tiempo y podrás aprovechar el sistema desde el momento en que compres la licencia. El plan te permitirá tener todo listo para empezar a trabajar con tu software lo antes posible. Te sugiero tomar en cuenta las siguientes áreas en tu plan: 

A. Configuración del sistema: El paso inicial es investigar las especificaciones del sistema y cómo deseas que se adapte a tus necesidades. Aquí tendrás que tomar algunas decisiones:

• Quién: En este paso, deberás decidir quién hará la configuración inicial. Es posible que trabajes con una persona de TI si estás pagando por la implementación, pero lo más probable es que lo hagas tú si se trata de tu primer sistema.

• Cómo: Analiza cómo quieres que funcione la infraestructura del sistema: los controles disponibles, como fluye la información y cómo funcionan los diferentes módulos, por ejemplo. Incluso si alguien más está programando el sistema, te recomiendo familiarizarte con la forma en que está configurado. Algunos de los sistemas más básicos son fáciles de configurar y son muy intuitivos con muchas funciones que se ajustan a lo que necesitas. Siempre podrás ajustar tus preferencias en el futuro.

B. Transferencia de datos: Dependiendo del programa que ya estés usando, tendrás que descargar los datos que ya tienes y subirlos al nuevo sistema. Dado que cada sistema es diferente, puede ser que tengas dificultades recreando datos del pasado en el nuevo sistema. Si cargar toda tu información anterior no es posible o es muy costoso, puedes elegir subir información solo después de cierta fecha. Por ejemplo, si tu fecha elegida es el inicio del año actual, solo sube información del año en curso e ignorara la de años anteriores. En este caso, tendrás que archivar los datos anteriores para referencias futuras.

C. Entrenamiento: La siguiente fase será desarrollar un plan para entrenar a tus empleados. Las secciones de ayuda y foros del sistema tienen documentación que te ayudará a desarrollar tu plan para capacitar a tus usuarios. Afortunadamente, las interfaces de sistemas se están volviendo cada vez más intuitivas, lo que hace que el entrenamiento sea más sencillo.

D. Integración de los usuarios: Desarrolla un plan sobre el orden en que los usuarios empezarán a usar el sistema. Algunos temas a considerar son: cuál será el primer departamento en usar el programa, qué sucederá con los sistemas anteriores y si habrá un traslape mientras el nuevo software entra en línea. En vez de comprar todas las licencias de inmediato, las fechas de inicio se pueden escalonar para ahorrar costos.

E. Tiempo: Atrasos de tiempo puede ser uno de los más grandes problemas en la implementación de un sistema. Para evitar retrasos innecesarios, pon fechas límite (incluso si solo son para ti) para completar los diferentes pasos de tu plan.

Se pueden prevenir dificultades si estructuras tu plan con los otros usuarios involucrados.

2. Empieza el proceso de implementación

Ahora que has pensado en todos los detalles, puedes empezar el proceso de implementación. A veces, la compañía del software te puede ayudar, así que no olvides preguntar y beneficiarte de esto.

Empieza a instalar el sistema según lo planeado. Usualmente, los módulos ya vienen configurados para un uso estándar. Si no tienes mucho tiempo, puedes empezar operaciones con una configuración básica y apartar tiempo en las siguientes semanas o meses para afinar los controles, la automatización y los informes que deseas añadir. A veces, todo lo que se requiere para empezar es cambiar algunos nombres y añadir a tus usuarios. Pero claro, en otros casos la implementación puede tomarse varios meses.

También tendrás que cargar al nuevo software todos los datos relevantes. En este paso se crearán los nombres de usuario, contraseñas y permisos de acceso. Lo mejor es preparar todos los elementos de acceso y seguridad antes del entrenamiento para una mejor integración de usuarios. Este trabajo previo permitirá que el equipo empiece a usarlo de inmediato.

La implementación puede no ser del todo lineal, así que espera contratiempos. Sé diligente con tu plan y resuelve los problemas que se presenten. Persevera y lograrás implementar tu sistema. 

3. Entrena a tus empleados en el uso del nuevo software

Para obtener la competencia necesaria con el nuevo software, tendrás que entrenar a todos los empleados que utilizarán el programa. Si es posible, ayúdales a personalizarlo de acuerdo a sus necesidades y revisa las funciones con ellos. La meta es que se familiaricen lo más pronto posible; algunos de tus empleados aceptarán el cambio rápidamente, pero no te sorprendas si algunos se resisten al cambio.

Mientras más personalizado sea el entrenamiento, mejor. Es útil organizar la capacitación por equipo y, si es posible, hacer que el líder del equipo lo lleve a cabo. Esto también empoderará a cada equipo para que maneje sus propias preguntas o sugerencias sobre el sistema.

Crea un proceso de retroalimentación. Los comentarios de los usuarios son extremadamente importantes para el éxito e integración del software. Haz los cambios que sean necesarios y toma en cuenta todos los comentarios. Tu empresa, sistema y procesos serán mejores por ello.

Implementa tu programa de la nube desde hoy

El proceso de implementar un software basado en la nube conllevará una gran inversión de tiempo y dinero, pero según nuestra experiencia, los beneficios superan los costos. Tu empresa trabajará mejor y crecerá más rápido con la implementación exitosa de un sistema de la nube.

¿Utilizas un software basado en la nube en tu compañía? ¿Cómo lo implementaste?