Cómo pueden las listas de pendientes aumentar tu productividad

Cuando estaba sacando mi maestría, creé mi primera lista de pendientes real. No era el tipo de lista de pendientes en la que escribes todas las tareas que tienes que entregar en una o dos semanas. Ya había hecho muchas de estas, que incluían todo lo que había estado postergando. Esta lista fue diferente. No solo incluía proyectos para mis clases, sino también elementos personales, así como compromisos que tenía con otras actividades.

Tan pronto como empecé a escribirlo todo, me quedé asombrada al ver lo larga que era la lista. No me había dado cuenta de todo el trabajo que había estado posponiendo y que ni siquiera me pasaba por la cabeza simplemente porque no había tomado el tiempo para escribirlo. En ese momento aprendí una valiosa lección: si quería tener la más mínima y remota posibilidad de poder completar algo, primero tenía que escribirlo.

Crear listas como esta de forma consistente se volvió mi siguiente desafío. Las hacía ocasionalmente, pero solo cuando tenía muchas cosas qué hacer y necesitaba algo de claridad. No fue sino hasta que implementé un software de administración de proyectos en mi antigua compañía que empecé a mantener una lista de pendientes permanente y siempre cambiante. Finalmente desarrollé el hábito de añadir todo al sistema y completar las tareas según recibía recordatorios cada día.

El método

Con el tiempo, estas experiencias evolucionaron a un método infalible que ahora utilizo para encargarme de todo lo que se presenta.

1. Regístralo: Cada vez que recuerdes que debes hacer algo, escríbelo de inmediato. La forma en que decidas recordar las cosas que se presenten durante el día dependerá de cómo manejes tu lista de pendientes. Dado que yo administro la mía digitalmente, uso un correo electrónico para enviarme un mensaje a mí misma que añade automáticamente una tarea a mi lista de pendientes. Algunas personas prefieren escribir en un cuaderno pequeño o agenda. El método es irrelevante; lo importante es que el elemento pendiente aparezca en tu lista.

2. Organiza la lista: Si tienes el tiempo, organiza tu lista de pendientes al final del día para el siguiente día. Si no has podido hacerlo antes, organiza tu lista de cosas por hacer antes de hacer cualquier cosa relacionada con tu día laboral. Acomoda tus tareas por prioridad y asegúrate de que solo aparezcan en la lista las cosas que podrás hacer ese día.

3. Mueve las tareas: Si no puedes completar algo en ese mismo día, pásalo a otro momento en el futuro. Es importante no sobrecargar tu lista con tareas que no podrás completar en el mismo día. Hacerlo te dejará con un sentimiento de frustración. Es mejor tener una lista realista y corta en vez de una heroica e imposible llena de tareas.

4. Haz las tareas en el momento programado: Para desarrollar confianza en tu sistema, necesitas hacer las cosas que aparecen en tu lista en el día programado. Conforme empiezas a completar lo que te has propuesto para cada uno de los días, sabrás que puedes confiar en tu lista para alcanzar tus metas.

5. Para tareas más difíciles o extensas, establece un horario en tu agenda: Si hay un elemento que estás postergando y que pareces no lograr hacerlo a tiempo, bloquea un horario específico en tu agenda para trabajar en esa tarea. Si esto no funciona, encuentra a alguien que te ayude a cumplir o ponte una fecha límite.

6. Sobre todo, no olvides escribirlo todo en tu lista de pendientes: Esta práctica garantizará que logres hacer todo lo que aparezca en tu lista. Tal vez después decidas que una idea o acción individual no es importante y remuevas la tarea. Lo importante es desarrollar el hábito para que todo lo que necesites aparezca en la lista. Mantener esta rutina es difícil ya que necesitas detener todo lo que estés haciendo en un momento dado y escribir el elemento pendiente, de lo contrario lo puedes olvidar. Además, puede que dudemos en poner una cosa más en nuestra lista. Sin embargo, he aprendido que es mucho mejor encargarnos del asunto pendiente en vez de ignorarlo. Al final se te volverá a presentar y terminará absorbiendo mucho más de tu tiempo.

¿Tienes tu propio método infalible?