Cómo sacarle el máximo provecho a tu día

Hay tantas ideas y proyectos que soñamos poder hacer algún día. Algunos pueden ser planes inmediatos, como empezar un proyecto de trabajo, mientras otros son a largo plazo, como escribir un libro. En muchos de los casos, parece no haber suficiente tiempo durante el día. Las exigencias de nuestro tiempo, lo que incluye el trabajo y las responsabilidades personales, son demasiadas. Puede ser que nos sintamos abrumados, pero aun así hay personas que logran hacer mucho con la cantidad de tiempo que tienen.

Si todos tenemos la misma cantidad de tiempo disponible durante el día, entonces la única forma de ser más eficaces es aprovechando mejor las horas que sí tenemos. La eficacia se obtiene al enfocarnos en el trabajo que nos dará los resultados que deseamos y al organizar el tiempo de la mejor manera posible. Esta no es una lista exhaustiva sobre las mejores formas de organizar tu tiempo, pero sí puede ayudarte a mejorar el impacto que haces con el tiempo que tienes disponible.

Estrategias para organizar tu tiempo

1.  Bloques de tiempo

Divide tu horario en bloques de tiempo según las actividades que necesitas hacer. La forma en que dividas tu día dependerá de ti y de la cantidad/tipo de trabajo que vayas a realizar. Por ejemplo, tal vez decidas dividir tu día en partes iguales. Tal vez tengas unos cuantos espacios grandes o muchos pequeños. Cuando ya hayas determinado esos periodos, puedes elegir qué actividades encajan más en los diferentes espacios de tu día. Siéntete con libertad de experimentar: a veces se ocupa tiempo para descubrir qué actividad funciona mejor en cierta parte del día.

Una sugerencia es hacer lo que es más importante a largo plazo o lo que requiere de tu energía creativa durante la hora más productiva del día. Por ejemplo, en mi caso, mi periodo más productivo es en la mañana cuando mi mente está descansada y lista para el día. Debido a que estoy escribiendo mi primer libro y no tengo el hábito de esta práctica, lo primero que hago por la mañana es escribir. Sé que ese espacio en el día está reservado para escribir, y no me permito hacer nada más hasta haber completado mi cuota. Además, la presión del resto del día me obliga a completar mi trabajo.

Existen muchos beneficios de establecer tu horario en bloques de tiempo. Primero, dado que ya sabes en qué vas a trabajar y cuándo, tu horario es predecible y puedes visualizar tu día en cualquier momento. Esta estrategia de programación también ahorra tiempo ya que no tendrás que establecer un horario cada día.

También podrás planear con mayor facilidad ya que tendrás una rutina y sabrás cuáles son los mejores momentos para hacer las cosas. Además puedes crear espacios para lidiar con eventos imprevistos. Cuando te hayas convencido de que el horario establecido funciona bien, tendrás la confianza de poder completar tus tareas en los espacios de tiempo designados. Finalmente, una rutina diaria te ayudará a ver con facilidad si tu horario está lleno o si tienes espacio extra para proyectos nuevos.

2. Añade un poco cada día

Presentarse ya es la mitad de la batalla. Si estás trabajando en un proyecto a largo plazo, la meta es trabajar en este y añadirle un poco cada día.

Para descubrir en cuánto trabajar, divide tu proyecto en hitos pequeños y trabaja en una parte cada día. Con el tiempo, el progreso se acumulará. Por ejemplo, si estás escribiendo un libro, puedes ponerte una meta de cuántas palabras quieres escribir por semana o por día.

Incluso si tu cuota no es muy alta, con el tiempo empezarás a ver la suma de tus resultados. Simplemente aparta un poco de tiempo para trabajar constantemente en algo hasta que lo completes.

He descubierto que, cuando finalmente empiezo un proyecto a largo plazo que al principio parecía intimidante, eventualmente comienzo a sobrepasar mis metas semanales o mensuales. Mi trabajo mejora porque obtengo práctica y confianza al seguir adelante. Así puedo mejorar mis resultados con el tiempo.

3. Aprovecha cada momento

Aprovecha cada momento libre que tengas y usa bien el tiempo. Supón que dispones de quince minutos antes de una reunión. Esos quince minutos tal vez no sean suficientes para profundizar en un proyecto, pero puede ser que sí te permitan responder a los emails que tienes pendientes. De esta manera completas un elemento de tu lista de pendientes y es una tarea menos que tienes que hacer después.

4. Descansa

Descansar es crucial. No puedes trabajar todo un día completo sin descansar; o tu cuerpo te hará pagar el precio. Podrás tener una máxima productividad solo si obtienes una buena noche de descanso y apartas algo de tiempo para las cosas que te gusta hacer en tu vida personal. Además, tomar pequeños descansos durante el día te dará la energía para completar el trabajo que tienes que hacer.

Podrás trabajar mejor ya que tu mente estará más despejada. También serás capaz de tomar mejores decisiones sobre las tareas que ocupan tu tiempo. Agenda tiempo para periodos de descanso; de otra manera y con las exigencias de nuestro horario, no serás capaz de completar el proyecto.

5. Empieza temprano

Finalmente, te recomiendo empezar temprano en el día, si te es posible. Después de una buena noche de descanso, el resultado suele ser el tener más energía en la mañana. Además, cuando hay más silencio y menos personas que puedan interrumpir, se puede obtener una sensación de paz que conduce a una mayor productividad. No solo empezarás tus actividades temprano en el día, sino que también te será más fácil trabajar en las tareas que requieren más poder mental. Después, las horas en que necesites comunicarte o realizar tareas que no requieren de mucho esfuerzo mental se alinearán con las horas en las que el resto del equipo esté trabajando a su máxima capacidad, y las interrupciones no te afectarán demasiado.