Cómo reinventar tu compañía después del COVID 19

Estamos pasando por una situación sin precedentes. Muchos nos sentimos frustrados y tristes. Un evento de esta magnitud por lo menos trae ciertas ventajas: saca a la luz problemas/oportunidades que anteriormente estaban ocultos, y también nos da tiempo y espacio para tomar una pausa e invertir. Así que, ¿por qué no tomar esta oportunidad para reinventar tu compañía?

Haz que tu información sea digital

Uno de los beneficios importantes que podemos sacar de esta situación es reconocer la importancia de la capacidad de operar todo de forma digital en tu compañía. Si todavía no has pasado tus sistemas informativos a la nube, te recomiendo empezar a trabajar en ello lo más pronto posible.

Ahora es el tiempo de investigar cómo puedes aprovechar la tecnología disponible hoy para poder funcionar de esta manera. Incluso si tienes todos tus principales sistemas informáticos disponibles en la nube, puede que haya algunas transacciones que no son completamente digitales todavía.

En nuestro caso, movimos nuestros sistemas a la nube hace varios años, pero dejamos una parte importante de nuestras operaciones en el campo físico. Cada martes entregábamos cientos de cheques de pagos a nuestros proveedores en persona. Rápidamente nos dimos cuenta de que la cantidad de recursos que gastábamos en este proceso era innecesaria.

La necesidad de un cambio se volvió evidente, y hemos elegido migrar todos nuestros pagos en línea. Cuando alguien en nuestro equipo puso la idea sobre la mesa, no pude creer que se me había pasado esta parte, y estoy agradecida de que hemos encontrado algo que podemos cambiar, lo que también mejorará nuestras operaciones. A corto plazo, reduciremos significativamente el contacto con nuestros proveedores, y a largo plazo, les ahorrará a nuestros proveedores y a nosotros tiempo y recursos valiosos.

Desarrolla protocolos de trabajo remoto

En esta situación, todos debemos aprender a trabajar de forma remota. Mantener ritmos regulares tanto como sea posible comunicará una sensación de normalidad. Por ejemplo, tenemos reuniones interfuncionales, y también tenemos una reunión de toda la compañía. Esto ocurre en días determinados de forma semanal o mensual. Hemos continuado teniendo estas en los mismos días en las que nos habríamos reunido normalmente, solo que ahora son virtuales.

También hemos desarrollado nuevas herramientas, como registros diarios y reuniones de toda la compañía más frecuentes. Creamos un grupo de WhatsApp para toda la compañía en el que compartimos fotos de nuestros espacios de trabajo, mascotas y refrigerios para seguir conectados. El día de ayer compartieron sus servicios favoritos de entrega a domicilio. Debido a que todos vivimos esta situación desde una perspectiva diferente, la información agregada fue especialmente útil.

Permite la redundancia y los flujos de trabajo entrelazados

En esta situación, no todos en tus equipos de trabajo serán capaces de realizar sus mismas funciones como lo hicieron en el pasado. Puede ser necesario mover a algunas personas a equipos diferentes para garantizar que todos tengan una carga de trabajo completa. Tener redundancia en cómo diseñas y manejas tu compañía te ayudará a hacer este tipo de transiciones más fácilmente.

Algo que ha sido útil es que todas las personas en nuestros departamentos, sin importar que sean de tamaño pequeño, tienen pleno conocimiento de todos los procesos que se hacen en esa área. Por tanto, si una persona se enferma o tiene permiso por maternidad, alguien más puede tomar su lugar sin perder tiempo. No hay necesidad de volver a capacitar ya que todos en el equipo saben qué hacer de principio a fin.

También es esencial tener buenos canales de comunicación. Enseñarles a todos en la organización cómo funciona la compañía y cómo está organizada ayudará a desarrollar resiliencia. Las reuniones de toda la compañía son excelentes ya que todos saben qué está pasando en todo momento. Cuando las personas tengan que moverse a un puesto diferente, serán capaces de hacer la transición más rápido pues ya tendrán el conocimiento básico necesario.

Algo que hemos hecho en unas pocas ocasiones en Celaque pero que sigue siendo altamente valioso es rotar posiciones. Esta situación ha pasado con personas que han estado con nosotros por muchos años y han trabajado en diferentes puestos. Estas rotaciones pasadas están dando fruto ahora. Uno de nuestros representantes de ventas comenzó en el precursor de lo que ahora es nuestro equipo de Propiedades, que gestiona una cartera de propiedades de ventas y arrendamientos.

Dado que nuestro equipo de ventas ha tenido que apoyar otras partes de la empresa porque es un trabajo casi completamente presencial, este representante de ventas está en nuestro equipo de Propiedades, que necesita toda la ayuda que pueda obtener. Propiedades tenía trabajo atrasado y también está en la primera línea atendiendo a todos nuestros clientes.

Una oportunidad para aprender

Esta situación es una experiencia de aprendizaje única. Yo la considero como una herramienta para ver cómo puedo mejorar y cómo puede la compañía ser mejor. Actualmente estoy experimentando con muchas herramientas nuevas de comunicación para ver cómo podemos unificar más a nuestros equipos y cómo podemos aprovechar nuestro conocimiento organizacional.

La semana pasada organizamos un equipo creativo y planeamos discutir nuevas ideas de productos y cómo mejorar nuestras operaciones. Este equipo es algo que podríamos haber hecho en el futuro, pero nunca con la cantidad de energía y visión que podemos aprovechar hoy.

Saldremos de esta siendo mejores y más resilientes. Tenemos que hacerlo, y tengo fe en que así será.