Adaptación al cambio constante y cómo mejorar la estructura de tu compañía

Trabajar en la estructura de tu compañía es un proceso iterativo.

Hace algunos años, cuando estructuré por primera vez mi compañía, Celaque, la dividí en áreas principales, como contabilidad, compras y ventas. Luego, junto con cada equipo, repasamos todas las acciones que normalmente realizamos en nuestros flujos de trabajo. Auditamos cada paso y dibujamos diagramas. Tratamos de entender quién debería de hacer qué y cómo queríamos que se vieran las cosas. Después, creamos los procesos que proporcionarían los mejores resultados y luego los implementamos.

A medida que integramos estos procesos, los aprendimos y mejoramos en el camino. Tenemos un formulario de solicitud de cambio de proceso para actualizar nuestros procedimientos cada vez que se produce un cambio significativo, lo que significa que nuestros procesos continúan evolucionando igual que nosotros. La idea es que no se queden estancados en el tiempo como la imagen perfecta de lo que alguna vez logramos, sino que sigan creciendo con nosotros.

Nuestra compañía creció de formas distintas y me di cuenta de que no habíamos considerado estructurar las áreas nuevas que habían surgido en los últimos años. Así que ahora me estoy reuniendo con cada uno de los diferentes equipos en dos de nuestros principales departamentos para ayudarles a seguir el mismo proceso que yo utilicé originalmente. Estamos repasando cada uno de sus flujos de trabajo y analizando cómo podemos mejorar.

Es mucho más fácil de hacer y fluido ahora que tenemos tanta experiencia. En el pasado, yo tenía que hacer la mayor parte del trabajo, pero ahora nuestros equipos están tomando la iniciativa. Además, las ideas que estamos implementando para mejorar son mucho más impactantes porque nuestra experiencia ha sido tan profunda que sabemos lo que funciona bien para nosotros y, con suerte, se traducirá en un producto mucho mejor.

Cada vez que damos un paso atrás y mejoramos nuestra estructura, aprendemos nuevas formas en las que podemos mejorar haciendo las cosas más eficientes o creando un mejor producto. Cuando implementamos esos cambios, operamos mejor y las cosas mejoran para nuestros clientes y para nosotros también.

Una nueva sensación de paz

Cuando implementamos nuestros hallazgos, siempre obtengo una nueva sensación de paz. Una vez que todos estamos de acuerdo en cómo haremos nuestro trabajo, es solo cuestión de tiempo hasta que todo se convierta en parte de nuestras rutinas, y los resultados llegarán como producto del trabajo diario. Ahora estoy aprendiendo que esta sensación de paz se extiende a todas las personas en nuestros equipos, y especialmente a nuestros gerentes. Si todos tenemos confianza en cómo estamos operando, todo fluirá mejor.

A veces, posponemos el tiempo para invertir en nuestros equipos y en la estructura de la compañía. Entiendo la necesidad de postergarlo, ya que tenemos tanto qué hacer que nos resistimos a añadir una cosa más, y crear estas estructuras requiere tiempo y esfuerzo. Pero el proyecto valdrá la pena, principalmente porque obtendrás tranquilidad, pero también porque habrás creado una compañía en constante evolución que produce resultados excelentes y consistentes y que crece y logra su potencial.