6 razones por las que te encantará Wrike

Hace algunos años, me pasaba una o dos horas cada mañana reuniéndome con miembros individuales de nuestro equipo. Durante estas reuniones, repasábamos todas las tareas y proyectos asignados para estar en sintonía. Las actividades se asignaban verbalmente y se escribían en la agenda de cada persona. En reuniones subsiguientes, descubría que había habido malentendidos en la comunicación en las tareas asignadas. Se había desperdiciado tiempo valioso. Pronto nos dimos cuenta de que este método era poco eficiente y de que algo tenía que cambiar.

Después de investigar sobre los beneficios del software en la nube, supe que un sistema de administración de proyectos basado en la nube sería perfecto para nuestra empresa. Un software de administración de proyectos nos permitiría compartir tareas y fechas límite entre nosotros, así como mejorar nuestra efectividad como equipo. Debido a que no teníamos un departamento de TI (tecnología de la información), necesitábamos un software que se actualizara constantemente y fuera fácil de implementar. Comparé varias opciones y finalmente elegí Wrike. Estas son las razones por las que nos encanta Wrike.

1. El equipo entero está en la misma sintonía

Desde el principio, entrenamos a todo el equipo en el uso del software para poder empezar a usarlo de forma simultánea. Implementar el software fue rápido porque, si un usuario puede usar Facebook, entonces aprenderá a usar Wrike con facilidad.

Para agilizar la colaboración, el sistema te permite establecer carpetas que pueden ser privadas o compartidas. Nosotros usamos carpetas compartidas entre dos personas y las nombramos según sus nombres. Por ejemplo, Alex y yo colocamos las tareas en las que estamos trabajando juntos en la carpeta de Alex y Pamela. Por tanto, Alex y yo tenemos acceso automático a todo lo que se coloca en la carpeta y contamos con una ubicación centralizada en donde podemos encontrar todo en lo que estamos colaborando.

Estas tareas compartidas han eliminado la necesidad de esas reuniones diarias o semanales que teníamos antes de usar Wrike, lo que nos ha ahorrado valioso tiempo y energías. También hemos creado carpetas de equipo para cada departamento, simplificando los esfuerzos de todas las partes.

2. Manejo sencillo de las tareas

Crear tareas es muy rápido dentro del software. Solo debes dar clic en el signo de “más” en la esquina superior izquierda. Después, escribe el título de la tarea, colócala en la carpeta, asigna a la persona responsable para completarla y prográmala para el día en que debe completarse. El marcar la fecha límite para cierta tarea facilita el manejo de esa tarea. Estas tareas y fechas se pueden compartir con cualquier persona en la cuenta.

3. Mejor colaboración dentro del equipo

En vez de tener que llamar por teléfono, enviar un email o caminar hasta el escritorio de alguien por algo que necesito, tan solo asigno la tarea a la persona con los detalles de lo que se necesita hacer dentro de la tarea. No visualicé esta ventaja que da Wrike al investigarlo por primera vez, pero esta función simple nos ha ahorrado horas de reuniones innecesarias y comunicación extra.

Si por alguna razón la persona no entendió a lo que me refería, esta puede poner un comentario en la tarea y mencionarme para que yo reciba una notificación. Claro está, las conversaciones son importantes para tareas nuevas o complejas; con estos tipos de tareas, siempre recomiendo hablar con la persona para que el mensaje se transmita con claridad.

Los comentarios en Wrike permiten que los usuarios conversen sobre una asignación específica. Se vuelve todavía más útil cuando son más de dos personas trabajando en el proyecto en ubicaciones distintas, ya que podrán comunicarse mediante la tarea. Los usuarios pueden modificar todo en la tarea, incluyendo el título, la descripción y los adjuntos, permitiendo que haya verdadera colaboración.

4. Siempre sabemos en qué trabajar y cuándo

Otra función de Wrike que me encanta es la visibilidad; nuestros anteriores problemas de comunicación casi han desaparecido. Debido a que Wrike te obliga a documentarlo todo, debes ser explícito, lo que reduce el riesgo de malentendidos.

Todas las tareas programadas para el día aparecerán en tu tablero personalizado. Este panel puede personalizarse de acuerdo a tus necesidades, como para mostrar tareas personales, tareas en equipo y tareas atrasadas, entre otros. En nuestra empresa, Celaque, todos tenemos un panel con las tareas que deben realizarse durante el día. Nada se queda olvidado o relegado, y todos saben lo que debe completarse cada día.

5. Nos ahorra tiempo

Wrike tiene muchas funciones que permiten que el trabajo se realice de forma más eficiente: adjuntar documentos, incluir a más miembros en el equipo tan solo con mencionarlos y añadir subtareas. Todos estos atajos ahorran tiempo que de otra forma se usaría coordinando a los miembros del equipo.

Wrike también te permite crear notificaciones, desde muy básicas hasta muy detalladas. En mi caso, prefiero que las interrupciones sean mínimas, así que solo reviso las notificaciones enviadas a mí en momentos específicos del día. Puedes experimentar con las diferentes opciones de notificación para hallar la combinación que mejor funciona para ti.

6. Nunca perdemos nada

En los días de la agenda física escrita, cuando una tarea se completaba, se tachaba. Si necesitaba hacer referencia a algo del pasado, tenía que buscar la agenda que había utilizado y esperar que no me hubiera deshecho de ella. Si era afortunada, encontraba el elemento en la fecha correspondiente, pero probablemente sin otros comentarios ni añadiduras.

Con Wrike, todas las tareas quedan guardadas, y puedes buscar y encontrar virtualmente cualquier cosa en la que hayas trabajado. Además, puedes usar una función para ver los cambios que ha tenido una tarea con el tiempo, revelando exactamente quién cambió qué y por qué. Wrike se ha convertido en un archivo colectivo que nos ayuda a documentar nuestro trabajo.

Prueba con Wrike para una administración de proyectos más eficiente y productiva

Sea que tu empresa necesite estar en sintonía o necesite ayuda para organizarse, puedes encontrar una solución excelente en los servicios de Wrike.

Wrike ha transformado por completo la forma en que trabajamos en nuestra empresa. No solo somos mucho más efectivos en el manejo de nuestros elementos pendientes y tareas de colaboración; ahora tenemos un registro permanente de todo nuestro trabajo y proyectos. Con una inversión comparativamente pequeña, Wrike te ayudará a llevar tu negocio al siguiente nivel.

Por cierto, Wrike no me está pagando por promocionar su producto. Simplemente me encanta.