La organización es lo que garantiza que progreses en y completes los proyectos que te has propuesto, y esto se vuelve sorprendentemente fácil cuando tienes el horario adecuado para ti.
Como gerentes, mucho de nuestro trabajo diario gravita alrededor de resolver problemas; pasamos de un asunto a otro y trabajamos para solucionarlos todos. Nos toca aprobar transacciones o discutir con otros sobre cómo proceder con temas que estamos enfrentando. Este tipo de trabajo requiere ser capaces de resolver una tarea a la vez y reaccionar con rapidez.
Pero hay otros momentos en los que requerimos hacer un tipo de trabajo más intenso. A veces tenemos que profundizar e investigar sobre un tema nuevo. O puede ser que nos toque pensar sobre un problema al que no le vemos solución o empezar y avanzar en un proyecto desafiante que requiere de toda nuestra concentración. Aquí se necesita un tipo de desempeño diferente, uno en el que tomamos el tiempo para sumergirnos en un asunto y pensarlo a fondo.
Un mecanismo que hemos descubierto que funciona bien para dar seguimiento y manejar proyectos complejos en nuestra compañía, Celaque, es tener reuniones de manera regular. Nos reunimos cada semana o cada dos semanas para analizar una agenda establecida por la persona que dirige las reuniones. En ellas, tomamos decisiones importantes como grupo y manejamos como avanzan nuestros proyectos. Desde que empezamos estas reuniones, hemos visto que podemos tomar mejores decisiones y trabajar más rápido ya que todo el grupo comparte la responsabilidad por los proyectos.
Las reuniones pueden ser abrumadoras y hasta negativas si no se utilizan adecuadamente porque pueden desperdiciar mucho tiempo. Por otro lado, también pueden ser poderosas herramientas si se usan por las razones correctas. En el caso de grupos de comité que se reúnen para trabajar en proyectos, pueden tener un gran impacto. Las áreas o planes multifacéticos normalmente requieren de varios puntos de vista ya que son demasiadas las variables que se deben considerar. Una persona puede ver el trabajo desde una perspectiva y otra desde un punto de vista totalmente diferente. Por lo tanto, se logrará llegar a un mejor producto.