Archivo de: Crecimiento de negocio

Reflexionando sobre el año pasado y estableciendo metas para el nuevo año

Pamela Ayuso enero 7, 2019

Cuando se aproxima el fin de año, siempre es un ejercicio útil el apartar tiempo para examinar el año que termina y todos sus eventos. Reflexionar sobre lo que pasó durante el año, lo que lograste y lo que pudo haber sido mejor te ayudará a cerrar el año y te dará un espacio para un valioso aprendizaje. También es buena idea tomar tiempo para revisar el pasado antes de pensar en el año que tenemos por delante.

Cuando hayas cerrado el capítulo del año anterior, podrás avanzar hacia el futuro. Será borrón y cuenta nueva y podrás crear lo que deseas el año siguiente. Todo se vale: es tu futuro. No te preocupes si las metas parecen muy elevadas; con buena planeación y ejecución, todo es posible.

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La forma en que los procesos de revisión optimizan el éxito

Pamela Ayuso noviembre 5, 2018

Como CEO de la compañía Celaque, necesito conocer y analizar los eventos principales e informes de cada uno de los departamentos. He descubierto que la mejor forma de mantenerme actualizada es mediante una revisión recurrente de indicadores y documentos claves dentro de la compañía. En una compañía establecida, esto usualmente está disponible, pero en una que va iniciando, este no siempre es el caso.

Aprendí esto mediante prueba y error como gerente hace algunos años. En ocasiones me hacían una pregunta sobre algo que estaba sucediendo, y me sentía mal ya que no tenía una respuesta inmediata. No sabía porque no tenía las cifras a la mano o no las había revisado en un par de semanas. Me di cuenta de que necesitaba encontrar una forma para mantenerme al día con la información que necesitaba.

Primero tuve que decidir qué parámetros necesitaba revisar y crear los informes que los incluyeran. Después tuve que encontrar un sistema que me recordara revisar la información cada cierto tiempo.

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Cómo mantener todo organizado mes a mes

Pamela Ayuso octubre 1, 2018

Ser organizado es un elemento crucial de la productividad profesional. Cuando todo está en su lugar y es fácil de encontrar, el trabajo se hace más rápido y con la menor cantidad de fricción. Y, como beneficio adicional, me es más placentero trabajar en un espacio organizado.

Por eso, siempre trato de mantener bajo control mi bandeja de entrada y escritorio de mi computadora, y me aseguro de que mi escritorio de trabajo esté limpio. Mi meta es responder, archivar, eliminar o establecer como tareas todos los correos electrónicos dentro de 24 horas. El escritorio de mi computadora no debe tener ningún archivo (todo debe subirse a la nube) y mi escritorio debe estar limpio en todo momento.

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Un último y potente beneficio de implementar un ERP: mejoras

Pamela Ayuso septiembre 17, 2018

Recientemente implementamos un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) en nuestra empresa. El programa que seleccionamos fue NetSuite, que es uno de los mejores ERP basados en la nube. Esto ha significado una mejora de 180 grados para nuestra empresa, Celaque, una empresa de desarrollo de bienes inmuebles.

Nuestro proceso de contabilidad y flujo de trabajo ahora está completamente integrado, desde la compra de inventario hasta la venta/arrendamiento de unidades residenciales o de oficina. NetSuite también tiene herramientas que organizan y catalogan nuestras diversas bases de datos. Para leer más sobre NetSuite, puedes ver mis publicaciones: NetSuite: cómo seleccionar el mejor ERP, y Qué pasó durante nuestro año al implementar NetSuite.

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Lo que hago cuando necesito concentrarme

Pamela Ayuso septiembre 10, 2018

Mi flujo de trabajo depende de lo que tenga que completar. Para algunas tareas, tengo que ser activa y comunicativa, respondiendo preguntas o contribuyendo a un proyecto. Durante estos momentos, suelo pasar de una tarea a otra.

En otras ocasiones, necesito sentarme y concentrarme, bloqueando las distracciones para poder completar un proyecto. Estos tipos de tareas me toman más esfuerzo que el tomar decisiones y dar respuestas de forma activa. Escribir los artículos de mi blog, llenar formularios largos, tomar notas de los libros que leo y crear planes de implementación son ejemplos de tareas que requieren concentración diligente. Mi mente suele divagar y a veces postergo tareas, así que decidí que necesitaba un nuevo enfoque para mantener la concentración.

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Cómo asegurarte de que los procesos siempre estén actualizados

Pamela Ayuso septiembre 3, 2018

Si hay algo constante en la oficina, es que todo sigue cambiando. Una vez que se han desarrollado procesos en una compañía, tienen que revisarse constantemente para asegurarse de que siguen siendo eficaces, relevantes y que están actualizados. Tal vez haya un miembro nuevo en el equipo, o tal vez se ha implementado un sistema nuevo que altera el flujo de trabajo en la oficina.

En mi compañía, Celaque, hemos desarrollado un sistema para mantener nuestros procesos actualizados. Este incluye revisiones periódicas, modificaciones ad hoc y análisis individuales. La mejor forma de asegurarse de que el cuerpo entero de procesos esté siempre actualizado es mediante una revisión anual o semestral programada. Los procedimientos de revisiones individuales y aprovechar siempre la oportunidad para corregir los procesos cuando se encuentran errores son practicas esenciales para garantizar que los procesos estén actualizados.

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Los beneficios de reuniones con toda la empresa

Pamela Ayuso agosto 27, 2018

Descubrí el concepto de las reuniones de toda la compañía en el libro de Eric Schmidt y Jonathan Rosenberg Cómo trabaja Google (lee Ideas valiosas de Google para el crecimiento y la innovación: parte 1 e Ideas valiosas de Google para el crecimiento y la innovación: parte 2). Según los autores, los CEO de Google tenían sesiones semanales de preguntas y respuestas para hablar de la política y dirección general de la compañía. La meta de las reuniones también era fomentar la comunicación y transparencia en la organización. La idea era intrigante, y decidí probarla para ver cómo se ajustaba este modelo en nuestra empresa.

No estaba 100% segura de cómo funcionaría en nuestro caso, así que implementé una idea similar en el evento de fin de año de nuestra compañía. Un representante de cada uno de los equipos principales tomó la palabra para hablar de sus más grandes logros durante el año; mientras las personas compartían sus experiencias, pude ver cómo eran demolidas algunas barreras de la comunicación. Resultó ser mucho más poderoso que lo que originalmente me había imaginado.

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Mis métodos de comunicación favoritos y cómo usarlos: Parte 2

Pamela Ayuso julio 23, 2018

La capacidad de comunicarnos es una de las habilidades más poderosas que poseemos como seres humanos. Además, hoy en día tenemos una cantidad sin precedentes de herramientas para comunicarnos en el trabajo. Estas herramientas a veces pueden utilizarse mal, lo que resulta en malentendidos y pérdidas de tiempo, pero pueden ser extremadamente poderosas. Mientras más habilidad tengamos en utilizar un instrumento u otro, nuestra forma de interactuar con los demás será más efectiva y obtendremos resultados positivos junto con hábitos saludables de negocios.

En Mis métodos de comunicación favoritos y cómo usarlos: parte 1 de esta guía, escribí sobre los correos electrónicos y las aplicaciones de chat digitales y móviles y sus ventajas, desventajas y mejores usos. A continuación, consideraré tres medios de comunicación más que mi equipo y yo usamos con regularidad.

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Mis métodos de comunicación favoritos y cómo usarlos: Parte 1

Pamela Ayuso julio 16, 2018

Al evolucionar, una de las capacidades principales que nos diferenció de otras especies fue nuestra habilidad de comunicar ideas complejas. La comunicación es lo que nos ha permitido crear grupos, organizaciones y naciones. Necesitamos comunicarnos para crecer y desarrollarnos y, por esa razón, la comunicación es una de las herramientas más importantes en el trabajo.

El arte de la comunicación, si no se aprovecha adecuadamente, puede interrumpir el proceso de trabajo. Actualmente, existen tantas formas de comunicarnos que es fácil abrumarse por las opciones. Nuestro éxito depende de elegir el mejor método de comunicación y en la forma en que cada opción beneficie a nuestro objetivo profesional.

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Qué pasó durante nuestro año implementando NetSuite

Pamela Ayuso julio 2, 2018

En 2017 nuestra empresa inició la implementación de sistema más grande que habíamos tenido hasta ese entonces: NetSuite, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Nos tomó seis intensos meses que el sistema fuera operacional, pero la implementación total duró un año ya que tuvimos cambios y pequeños problemas que tenían que resolverse una vez implementado. Dado que NetSuite interactuaba con todos los departamentos de la compañía, activar el sistema era algo que afectaba a todos.

Antes de implementar NetSuite, teníamos un sistema muy básico de contabilidad; solo se encargaba de transacciones fundamentales, como facturas, y producía estados de cuenta de clientes, informes contables y estados financieros no modificables. Aunque era un buen sistema para una empresa nueva, nos dimos cuenta de que ya no cumplía con nuestras necesidades.

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