Esta es la historia de nuestra más reciente implementación de sistema

El año pasado implementamos NetSuite, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) en nuestra empresa. Anteriormente usábamos dos sistemas, Zoho CRM y Zoho Books, que ya habíamos dejado atrás. Necesitábamos algo que pudiéramos personalizar de acuerdo con nuestros procesos, y NetSuite fue la solución (puedes leer en mi blog la publicación NetSuite: cómo seleccionar el mejor ERP para más información sobre cómo seleccionamos nuestro ERP).

Implementar el nuevo sistema fue un esfuerzo de toda la compañía que requirió mucho trabajo duro, y los primeros seis meses fueron particularmente intensos. Sin embargo, al final fuimos capaces de producir una obra de arte. NetSuite era el sistema que necesitábamos y se convirtió en más.

1. Un plan de acción detallado

Debido a su complejidad, tuvimos que trabajar con asesores para la implementación de NetSuite. Ellos se encargaron de configurar los módulos y flujos de trabajo fundamentales del sistema de forma que se ajustaran a nuestro negocio. Con la ayuda de estos asesores de implementación, desarrollamos un plan con fechas límites y pasos detallados sobre cómo programaríamos NetSuite para que cubriera nuestras necesidades. Ellos crearon planes de acción y diseñaron cada una de nuestras áreas principales:

• Estructura de la compañía

• Contactos

• Contabilidad

• Activos fijos

• Inventario

• Fabricación

• Presupuesto

• Pedidos de compra y cobros

• Administración de relaciones con los clientes

• Facturación

• Informes

Con sus planes en mano, empezamos a trabajar junto con los asesores en cada una de estas áreas. Su plano nos ayudó a preparar el sistema para que funcionara al nivel fundamental que necesitábamos.

2. Implementación a nivel básico

Esta parte es crucial, y muchas compañías suelen restarle importancia a la limpieza y mejora del sistema para que pueda cubrir todas las necesidades del equipo. Los asesores de NetSuite no respiran ni viven la cultura y procesos de una compañía. Lo ideal es que, junto con el equipo asesor de implementación, la compañía se vea involucrada para que el sistema sea precisamente lo que el equipo necesita.

En nuestro caso, intentamos trabajar con los asesores en esta parte del proceso, pero nuestra fecha límite estaba muy cerca. Tuve que encargarme yo después de que se fueron ya que era la única en el equipo con experiencia en implementación de sistemas.

Esta resultó ser la parte más intensa del proceso. Intentábamos aprender a usar el sistema mientras al mismo tiempo lo hacíamos operacional. No teníamos el presupuesto para seguir trabajando con asesores, así que lo hicimos nosotros mismos.

Algunas de las cosas en las que trabajamos fueron:

• Campos: El sistema recopila información por medio de campos. Estos deben ser precisos y representar la información exacta que debe recopilarse. Eliminamos campos innecesarios, analizamos todos los restantes para ver que fueran precisos e hicimos que los campos importantes fueran obligatorios.

• Formato: Teníamos que asegurarnos de que todas las pantallas fueran similares en todo el sistema. Si dos pantallas tenían los mismos campos, los pusimos en el mismo lugar.

• Listas y catálogos: También limpiamos los nombres y registros de todos los catálogos para asegurarnos de que tuvieran un orden y formato lógico:

o   Informes: Organizamos estos por departamento y tipo. Primero colocamos la inicial para cada departamento de la compañía. Después, hicimos una subdivisión por área. Por ejemplo, todos los informes de estados financieros se etiquetaron de la siguiente forma: F – EF – Nombre del informe. F representa el departamento (Finanzas) y ES significa Estado Financiero.

o   Catálogo de contabilidad: Las cuentas se organizaron según la tabla estándar de numeración de cuentas y resumimos los nombres. Por ejemplo, Efectivo y Equivalentes de Efectivo fueron 1100-000.

o   Formularios de registros: Estas son las pantallas que usamos para introducir información. Limpiamos la cantidad de formularios y las etiquetamos uniformemente. Por ejemplo, la pantalla para introducir casos de clientes fue “Caso – Celaque”, para diferenciarla de otros formularios en el sistema.

o   Campos: Hicimos que los nombres de los campos fueran lo más cortos posible.

• Informes: Los asesores configuraron un sistema de informes básico y nosotros creamos todos los informes adicionales que necesitábamos. Ahora tenemos casi 100.

• Accesos: Desarrollamos accesos de seguridad depurados para cada miembro del equipo.

• Estructura de la compañía: Tuvimos que analizar qué poner y en qué parte. NetSuite nos obligó a categorizar cada transacción por departamento, ubicación y compañía. Algunos aspectos de esto fueron sencillos, pero en otros tuvimos que analizar dónde y quién sería el responsable de qué.

3. Transición de los antiguos sistemas

Cuando todo estuvo listo para la activación, el siguiente paso fue la transición de los dos antiguos sistemas: Zoho Books y Zoho CRM. Aunque NetSuite es una solución más completa para nuestras necesidades, siempre es difícil pasar de lo familiar a lo desconocido. Con esto en mente, nos pusimos dos fechas límites: para marzo dejaríamos de usar el sistema de contabilidad, y para junio dejaríamos nuestro CRM.

Ambas transiciones resultaron ser complejas. Aunque nuestros asesores nos ayudaron a crear saldos de apertura en nuestro módulo de contabilidad, tuvimos que añadir la información faltante. Nuestra fecha límite inicial era en marzo, y empezaríamos a introducir transacciones desde ese mismo mes. Sin embargo, al empezar, nuestro equipo de contabilidad decidió incluir las transacciones de todo el año, así que también recrearon enero y febrero en el sistema.

El nuevo plan resultó en mucho más trabajo, pero el tener toda la información en el sistema desde el principio del año nos permitió obtener informes completos al final del año. Como resultado, nuestro proceso de auditoría al final del año fue mucho más simple que nunca. Dedicar ese tiempo extra tuvo buenos resultados.

Pasar de nuestro CRM a NetSuite requirió de menos pasos. La transición más grande fue el mover nuestros contactos del antiguo sistema al nuevo. Cuando todo estuvo listo, pusimos una fecha límite para empezar a usar NetSuite y nos apegamos a esta. Después de una semana, me di cuenta de que el equipo usaba NetSuite junto con Zoho CRM como respaldo. Era comprensible, dada la novedad del sistema, pero finalmente decidimos movernos por completo a NetSuite y eliminar el acceso al antiguo sistema.

Este cambio fue efectivo ya que, para este momento, NetSuite ya era funcional. Todos los pequeños detalles pendientes se resolvieron más rápido porque ahora dependíamos por completo de este sistema, y esto nos obligó a aprender como usarlo en su totalidad.

4. Refina y mejora el sistema

Durante la siguiente fase, nos enfocamos en refinar todo lo que habíamos programado. Uno de los proyectos más complejos fue eliminar todas las hojas de cálculo de Excel. Durante los años de trabajo con Excel, me di cuenta de que las hojas de cálculo son propensas al registro y amplificación de errores. La necesidad de reconciliar documentos para compensar este problema consume mucho tiempo.

Gradualmente nos deshicimos de todas nuestras hojas de cálculo, una a una. En nuestro departamento de Propiedades, manejábamos nuestro portafolio principalmente en Excel con tres o cuatro hojas de cálculo. En Finanzas, todo nuestro apoyo de contabilidad también estaba en Excel, incluyendo docenas de hojas de cálculo. El departamento Comercial también manejaba toda nuestra disponibilidad en hojas de cálculo. Se eliminaron la gran mayoría de las hojas de cálculo en estos departamentos. Todas las horas que usábamos para reconciliar estos documentos se redujeron significativamente.

También pasamos mucho tiempo perfeccionando los flujos de trabajo para procesos en cada área. Por ejemplo, compramos nuestro inventario para construcción mediante órdenes de compra. Anteriormente, nunca habíamos trabajado con un sistema que tuviera este mecanismo. Nos tomó algunos meses hacer que el flujo de trabajo funcionara en el nuevo sistema. Hay una persona que ingresa la orden de compra y otra que la aprueba. Probamos con un par de métodos de aprobación hasta que descubrimos que NetSuite ya incluía un proceso de aprobación que funcionaba mejor.

Seguimos trabajando para que NetSuite se ajuste a nuestras necesidades lo más posible. La mayoría de nuestras mejoras ya están listas y hemos visto los buenos resultados. Nuestra información es precisa y está disponible cuando la necesitamos; algo que antes nunca tuvimos y que ahora valoramos. Sin embargo, me di cuenta de que mejorar el sistema es un proceso continuo, ya que nuestra compañía seguirá evolucionando y el sistema debe cambiar a la par. La meta es seguir examinando nuestros procesos y mejorar el sistema a la vez que crecemos.