Una de las herramientas más populares para manejar tu lista de pendientes es la metodología Getting Things Done (biblioteca pública) desarrollada por David Allen. Su proceso de manejo del tiempo ha sido muy influyente, y es un instrumento útil que puedes añadir a tu caja de herramientas de productividad.
David Allen razona que mucho del estrés que sentimos durante el día proviene de tareas incompletas que vagan por nuestra mente en vez de estar almacenadas en un sistema externo. Capturar las ideas es la parte del concepto que me parece más valiosa. Empecé a utilizar esta práctica sin saber que venía de su metodología, y la he aplicado por años. Puedo garantizar que esa idea funciona porque saber que todo lo vital que necesitas hacer está almacenado en un sistema confiable de administración de pendientes hace una gran diferencia.
Recopilar
El primer paso es recopilar todo lo que está en tu mente: todas las tareas, pensamientos e ideas que flotan por ahí. Estos elementos también pueden incluir información útil o algo interesante que hayas escuchado. La idea es escribirlo todo ya sea de forma digital o en papel.
David Allen sugiere crear un conjunto de archivos con listas diferentes que actualizas regularmente con tus artículos de referencia y tareas pendientes. Después de experimentar con sus ideas y considerando que contamos con una plétora de herramientas digitales, te sugiero usar aplicaciones para organizar tu información. Tus listas serán más fáciles de manejar ya que siempre estarán a tu alcance y podrás realizar búsquedas. Te recomiendo utilizar una lista de pendientes como Todoist, o una aplicación de administración de proyectos como Trello, Wrike, o Asana. Puedes organizar cada una de tus tareas por tipo y establecer fechas límite, que fácilmente puedes modificar cuando sea necesario.
Para artículos de referencia, te recomiendo Evernote. En esta, puedes guardar notas y artículos y usar carpetas, que puedes organizar y guardar.
Procesa
En el siguiente paso, tienes que aclarar qué significa para ti cada uno de estos elementos que has recopilado. ¿Puedes tomar acción? Si no, puedes removerlos, identificarlos como artículo de referencia, o ponerlos en modo de espera para el futuro.
Para esos elementos en los que puedes tomar acción inmediatamente, tienes tres opciones. Si la tarea se tomará menos de dos minutos para completarse, hazlo en ese momento, ya que guardarla y gestionarla después te tomará más tiempo. Si se necesitan más de dos minutos, pregúntate si eres la mejor persona para manejar esa tarea. Si lo eres, añádela a la lista para trabajar en ella después. Si no, puedes delegarla.
Organiza
El tercer paso es organizar la información en listas diferentes que sean adecuadas para ti. Si, por ejemplo, un elemento de la lista tiene más de una tarea, entonces es un proyecto. Puede ser que quieras, por ejemplo, establecer un sitio web. Este elemento entonces pasaría a una lista separada de “Proyectos”.
Él también propone una lista de “Esperando a” para esos elementos que dependen de alguien más. Un ejemplo podría ser esperar el informe de alguien. También tendrás una lista de “Calendario” para tus citas. Finalmente, tendrás una lista de “Siguientes acciones” para esos elementos que están en tu lista de pendientes. Esta categoría también puede dividirse en otras clasificaciones, como lista de pendientes que debes hacer en tu computadora, otra para tareas en el teléfono, y así sucesivamente.
En el caso de los elementos sobre los que no puedes actuar ahora, tendrás dos listas separadas: una para referencia y otra a la que él llama “Algún día/Tal vez”, para esos elementos en los que te gustaría trabajar en el futuro.
Evalúa
El cuarto paso es revisar tus listas de forma constante y actualizar cualquier información que se pueda aclarar sobre las acciones que realizarás. Puedes empezar cada día mirando tu calendario para ver qué es lo que tienes agendado. Si tu día está lleno de reuniones, será muy diferente a un día en el que tu horario está despejado.
Además, revisa lo que debes de hacer según tu lista de “Siguientes acciones”. Según David Allen, el corazón del sistema yace en la revisión semanal en la que limpias y revisas tus planes para quitar cualquier cosa que ya hayas terminado y mover lo que sea necesario entre listas. Si sabes que tienes un sistema sólido, puedes relajarte sabiendo que te has encargado de todo.
Hazlo
Finalmente, actúa de acuerdo con las listas que ya has preparado. En este paso, te sientas y completas los elementos que están en tu agenda. La idea es tomar acción según tus circunstancias: la cantidad de tiempo que tienes disponible, tus niveles de energía, tus prioridades, y tu ubicación.
Aunque yo solo utilizo partes de su sistema, conocer toda su metodología es útil. El concepto de recopilar todos los pendientes y tener un sistema confiable que reduzca el estrés es invaluable. Tan solo esta parte ha cambiado la forma en que manejo mis tareas y me ha ayudado significativamente a aumentar mi productividad. ¡Espero que algunas de estas ideas te ayuden también!
Allen, David. Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity. Piatkus, 17 de marzo de 2015. E-book.
