Una guía para implementar procesos: parte 2

Si estás pensando en implementar procesos en tu compañía, la tarea puede parecer intimidante. Adicionalmente, levantar la infraestructura de cero requiere de mucho trabajo, pero también es una excelente inversión de tiempo y esfuerzo.

Los procesos son un grupo de tareas que se realizan para obtener un objetivo deseado dentro de una compañía. Delinear los procesos principales e implementarlos para ti y tu compañía resultará en mayor eficacia, adaptabilidad y paz mental. En la parte 1 de esta publicación (Una guía para implementar procesos: parte 1), analicé los pasos iniciales para implementar procesos en una empresa. Como repaso, estos fueron:

1. Da el paso y decídete por organizar los procesos de tu negocio.

2.  Haz una lista de los departamentos a tu cargo.

3.  Haz un diagrama del área en que deseas trabajar.

4.  Crea un diagrama del área como te gustaría que fuera.

Los siguientes pasos continuarán y también completarán el ciclo para organizar y establecer procesos de forma exitosa en una empresa.

5. Clasifica los procesos

Cuando el diagrama ya muestre una visión general de los procesos en su configuración ideal, habrá llegado el momento de identificarlos y clasificarlos. Primero, haz una lista de los procesos macro para el departamento en que estás trabajando, que es el contexto más amplio para los procesos que diseñarás. Cada departamento tiene sus procesos macro principales que describen cada una de sus transacciones principales. En mi compañía, Celaque, uno de los procesos macro en nuestro departamento de Ventas es “Administración”. Aquí incluimos todo lo relacionado la documentación, tal como el registro digital de propuestas enviadas y contratos firmados, así como la actualización de informes. Agrupamos y realizamos todo este trabajo en una sola ocasión para ahorrar tiempo.

Después, haz una lista de los procesos que están dentro de los procesos macro. También es útil clasificarlos de acuerdo a su tipo (Cómo organizar tu empresa por tipos de procesos): recurrentes o secuenciales. Esta categorización te ayudará a definir cómo funcionará cada proceso de forma cotidiana.

Desde este punto, podrás tomar las piezas de tu diagrama y clasificar cada una de las acciones. Por ejemplo, podrías establecer el proceso administrativo para Ventas de forma que el equipo realice todo el trabajo administrativo un día a la semana. La idea es agrupar todos estos tipos de tareas para que estén mejor organizados. Este grupo se consideraría un proceso recurrente semanal.

Los procesos recurrentes son los que se repiten después de un periodo fijo de tiempo. Algunos otros ejemplos son el pago de la planilla y la emisión de estados financieros. Para estas tareas, deberás considerar las siguientes preguntas:

• Determina el intervalo de tiempo: ¿es un proceso diario, semanal, mensual o trimestral?

• ¿Qué día de la semana debería empezar? Si es un proceso semanal, ¿debería realizarse el lunes? ¿U otro día?

• ¿Cómo funciona este proceso con otros procesos? Vale la pena analizar cuál se realiza antes y cuál después para organizarlos de forma lógica.

• ¿Qué otras partes están relacionadas para que sea un proceso completo? A veces, un proceso recurrente se compone de varias tareas que funcionan juntas. Identifícalas.

• Niveles de revisión y cómo interactúan entre sí: dependiendo de lo importante que sea el elemento, considera tener tres niveles de revisión. Concéntrate en ver cómo trabajan estos niveles el uno con el otro y en qué días cada persona involucrada debería hacer su parte (Obtén siempre el mejor resultado con revisiones de varios niveles).

Los procesos secuenciales son los que se activan cuando sucede un evento. Estos se componen de tareas que siguen una lista de verificación para garantizar que el resultado siempre sea consistente. Un ejemplo de un proceso secuencial es la contratación de una nueva persona: esto no es algo que sucede de forma semanal o mensual, sino cada vez que se necesita. Por lo tanto, cuando necesitas contratar, debes seguir un número de pasos establecidos.

Los siguientes son puntos que puedes tomar en consideración:

• ¿Qué eventos desencadenan un proceso secuencial? Otro ejemplo de este tipo de eventos puede ser una venta.

• Cuando inicia este conjunto de acciones, ¿cuál es el orden de los pasos? ¿Cuáles son los elementos en la lista de verificación? Por ejemplo, algunos de los pasos que siguen a una venta pueden incluir el envío de documentación, la firma de contratos, la obtención de aprobaciones, la preparación de productos, entre otros. Todos estos deben organizarse cronológicamente.

• ¿Quiénes son las personas involucradas? ¿Cuántos niveles de revisión? Analiza quién es responsable de realizar cada parte. Si decides implementar niveles de revisión, asegúrate de establecerlos bien.

6.  Organiza tus procesos

Antes de la implementación, deberás dar un vistazo a los procesos de tu lista para ver cómo encajan el uno con el otro junto con los niveles de revisión, si los tienes.

Para procesos recurrentes, puedes obtener un calendario mensual y escribir las tareas recurrentes para ver cómo encajan.

• Asegúrate de establecer los procesos cronológicamente.

• Si hay más de una persona para un área en particular, asegúrate de que sus procesos estén coordinados para que no haya conflictos de tiempo.

Para procesos secuenciales, establece todos los pasos en orden. Asegúrate de hacerlo de forma exhaustiva para que incluyan todas las descripciones necesarias.

Además, es importante estandarizar el formato de tus procesos. En nuestra compañía, tenemos un código establecido que usamos para cada proceso; así es más fácil identificarlos. También nos aseguramos de que la descripción de cada proceso sea la misma en toda la compañía (Configuración de procesos para obtener resultados más eficaces).

7.  Haz la implementación

Puedes usar un software de administración de proyectos para implementar tus procesos si no tienes el presupuesto para comprar un administrador de procesos de negocios. En Celaque, utilizamos Wrike, que es un software de administración de proyectos. Con Wrike, podemos programar nuestros procesos en la fecha en que deben realizarse y asignárselos a la persona responsable. Programa los procesos y después entrena a las personas que los llevarán a cabo. No te preocupes si no son perfectos, ya que siempre habrá errores y tareas incompletas. Lo más importante es poder empezar.

8. Revisa y prueba

Después de la implementación de los procesos, dales seguimiento. Obtén comentarios la primera semana y cada una de las semanas siguientes. Pon atención para detectar:

• Procesos incompletos

• Elementos duplicados

• Problemas con los horarios

• Malentendidos por explicaciones confusas

9. Modifica y refina

Haz las modificaciones necesarias y pule los procesos hasta que brillen como gemas. Sigue mejorándolos, ya que los procesos nunca dejan de cambiar, y esta fase continua de forma indefinida. La buena noticia es que, cuando tengas una buena base, las modificaciones que se necesiten relacionadas con procedimiento, personal u horarios serán fáciles de implementar. Tu arduo trabajo se verá recompensado con mayor calidad, así como con empleados y clientes más satisfechos.