Una guía para implementar procesos: parte 1

Cuando un negocio crece a cierto nivel de éxito, se vuelve absolutamente necesario organizar el trabajo diario para evitar errores. Los errores pasan todo el tiempo, y las inconsistencias pueden resultar en clientes insatisfechos, empleados tensos, y costos no presupuestados.

La mejor forma de organizar estos deberes diarios es crear e implementar procesos de negocios. Un proceso es un grupo de tareas que se realizan en un negocio para conseguir un objetivo; es como una cadena de eventos que guían a un proyecto de inicio a fin. Al señalar claramente para ti y tu compañía cuáles son los procesos principales y cómo deberían funcionar de forma ideal, obtendrás una mayor eficacia.

Cómo organizar a fondo tu negocio a medida que crece

1.  Da el paso y decídete por organizar los procesos de tu negocio.

En el primer paso, se toma la decisión de diseñar los procesos del negocio para garantizar calidad y eficacia (Paz mental: cómo pueden los procesos facilitar la transición de un nuevo empleado). La cantidad de trabajo necesario puede parecer inmenso. Después de todo, hay muchas acciones que se realizan a diario en todo negocio. Aunque organizar los procesos principales de una empresa es trabajo duro, lo más importante es no desistir hasta pasar a las etapas siguientes.

2.  Haz una lista de los departamentos a tu cargo.

Ahora, categoriza a grandes rasgos las áreas por las que eres responsable. Por ejemplo, tal vez supervises ventas y mercadeo, o tal vez tengas un negocio pequeño y seas responsable de todo en la empresa. Clarifica cuáles son estos departamentos.

A veces, este paso involucra más trabajo del que es aparente al principio. Si una persona es responsable de todo en la empresa, el número de categorías que vendrá a la mente será muy numeroso. Si este es tu caso y no tienes departamentos establecidos en tu empresa, trata de ver los departamentos de otras empresas y observa los que son relevantes en tu caso.

3.  Haz un diagrama del área en que deseas trabajar.

Selecciona un departamento a mejorar. Para practicar, puedes empezar con el área más sencilla o con la que más conozcas. El siguiente paso es hacer un diagrama de cómo funciona ahora (Cómo usar diagramas para implementar procesos en tu empresa). El diagrama es utilizado para ver cómo se utilizan los procesos en la actualidad.

Analiza cuáles son los procesos principales y haz un diagrama con ellos. El diagrama mismo no tiene que ser perfecto, pero sí tiene que ser una representación precisa de la realidad.

La meta es encontrar ineficacias ocultas y desperdicios de tiempo. Por ejemplo, un diagrama del proceso de las cuentas por pagar bajo compras incluiría algunos de los siguientes pasos:

• Recibir la factura

• Registrar la factura en el sistema

• Recibir las aprobaciones

• Pagar la factura

Te sorprenderían los problemas obvios que se hacen visibles cuando se pueden ver los procesos en su estado actual. Por ejemplo, puede ser que haya redundancias o trabajo que no se está haciendo. En otros casos, el flujo de trabajo puede ser complejo o muy confuso. Mientras haces el diagrama, piensa sobre la mejor forma de organizar el trabajo y busca maneras de optimizar los procesos que ya tienes.

4.  Crea un diagrama del área como te gustaría que fuera.

Cuando puedas ver cómo se manejan las tareas en la actualidad, podrás crear un diagrama de cómo deberían manejarse. El proceso debe ser lo más simple y fluido posible. El concepto de “Hazlo solo una vez”, también conocido como el principio OHIO, por sus siglas en inglés, es útil para que los elementos se trabajen por completo en intervalos establecidos en vez de por partes. De otra forma, corres el riesgo de duplicar esfuerzos y perder tiempo.

Hay muchos ejemplos de diagramas de procesos en Internet, y puedes encontrarlos al buscar procesos de negocios. Aunque es vital hacer un diagrama lo más completo posible de los procesos, te recomiendo mapearlos de forma que tengan sentido para ti. Estos diagramas pueden perfeccionarse después.

Pasar a un modelo basado en procesos es iterativo, por lo que los procesos de la empresa se actualizarán y mejorarán de forma continua mientras el equipo ofrece sus comentarios y aprendes más sobre lo que funciona mejor en tu situación particular.

Te espero la semana siguiente para la parte 2 de Una guía para implementar procesos. Analizaremos los cinco pasos finales para la implementación de procesos.