Cómo llevar control de todo lo que tienes que hacer de forma efectiva

Los días están llenos de actividad y pasan en un parpadeo. Entre una cosa y la siguiente, se nota si las ideas y el trabajo se están administrando correctamente. Tal vez se nos pase una fecha límite, olvidemos regresarle la llamada a un cliente importante o descuidemos una asignación clave. La ejecución es crucial, pero también lo es el darle seguimiento para asegurarnos de que todo lo que debía hacerse se hizo a tiempo.

Pero no te preocupes: siempre hay maneras de combatir esto. Todo lo que se necesita es desarrollar un sistema para llevar control de todos los elementos en tu lista de pendientes y asegurarte de que el sistema funciona para cumplir con todas estas tareas. Aquí tienes algunas estrategias que te pueden ser útiles.

1. Primero, encuentra un sistema para escribir las cosas que se presenten durante el día.

Puede ser cualquier cosa, desde una agenda de bolsillo hasta la aplicación de notas de tu celular. También puedes llevar una libreta contigo y después pasar la información a tu lista de tareas. Otra opción –mi favorita– puede ser una aplicación digital de administración de proyectos. Con una aplicación de administración de proyectos puedes añadir cada tarea cuando piensas en ella y ponerle una fecha límite. La aplicación que yo utilizo, Wrike, permite que los usuarios envíen un email cuya línea de asunto se convierte en el título de la actividad. Después se añade automáticamente a la lista de pendientes.

Los importante es hacer una pausa y escribir la tarea tan pronto como sea mencionada o al pensar en esta. Desarrollar esta disciplina es probablemente una de las cosas más difíciles, ya que solemos confiar en que lo recordaremos todo. Pero es mejor escribir todas las cosas para asegurarte de no olvidar nada. Llevar cuenta de todo tiene el beneficio adicional de reducir el estrés resultante de tener muchas tareas incompletas flotando en tu mente.

2. Después, asegúrate de que lo que escribiste aparezca en tu lista de pendientes.

Si prefieres escribir las tareas en una libreta o en la aplicación de notas de tu celular, estas deberán transferirse a tu lista de pendientes. La lista puede estar en un planificador/agenda o una aplicación. La forma de hacerlo varía de persona a persona, pero el método que elijas debe ser consistente y efectivo.

En una aplicación de administración de proyectos, cualquier tarea creada aparecerá automáticamente en una lista de pendientes para el día. No tendrás que apartar tiempo para mover las tareas de una libreta a una lista de pendientes, lo que te ahorrará un paso y algo de tiempo.

3. Lleva a cabo los elementos de tu lista.

Encargarse de las tareas pendientes es sencillo con una aplicación de lista de pendientes que abras y revises cada mañana, analizando los elementos que debes hacer durante el día. También puedes usar un planificador. Si algo no se completó al final del día, reprográmalo para un día en que puedas hacerlo. No hay problema si no tienes tiempo para hacerlo el día siguiente; simplemente muévelo al siguiente espacio disponible.

Para ser 100% efectivo, cada elemento que no fue completado debe moverse a otro día. De no hacerlo, es probable que se olvide entre todos los pendientes del día siguiente.

Finalmente, si tienes una idea, pero no tienes tiempo para llevarla a cabo, escríbela. Tan solo prográmala para un momento en que puedas encargarte de ello. Bastará poner un simple recordatorio.

4. Lleva cuenta de las tareas de las que eres responsable, incluso si no estás trabajando en ellas.

Escribe las asignaciones en las que otros están trabajando, pero que entran en tu área de responsabilidad. Desafortunadamente, no todos desarrollan un buen sistema para estar al tanto de sus actividades diarias. Por eso, si hay algo que estás esperando de otra persona, puedes crear recordatorios para asegurarte de que se complete a tiempo. Las acciones pendientes de otras personas también pueden aparecer como tareas en tu lista de pendientes del día. Al añadir esta práctica a tu repertorio, tu sistema de seguimiento será intocable. 

Empieza desde hoy a implementar estas estrategias

Antes de que te des cuenta, serás excelente en el seguimiento y la implementación. Además, te darás cuenta de que tú y otros dependerán cada vez más de tu sistema. Las personas te buscarán para preguntarte cómo mantienes tu nivel de organización.

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