Configura tus procesos para obtener resultados más eficaces

En nuestra compañía recientemente actualizamos todos nuestros procesos: examinamos los procedimientos existentes, revisamos su contenido, y estandarizamos el formato ya que este no era consistente en todos los departamentos. Este proyecto destacó la importancia de establecer procesos que sean tan limpios y organizados como sea posible con categorización y estructuración adecuadas. Esta configuración deliberada ayuda a que el usuario se enfoque en el lenguaje mismo y no se distraiga con discrepancias en el arreglo de los procesos.

Tenemos procesos para cada departamento dentro de nuestra compañía. Algunos departamentos, como Finanzas, tienen más procedimientos que otros según la naturaleza del trabajo. Para saber más sobre cómo usamos procesos en Celaque, nuestra empresa, puedes leer mis publicaciones sobre procesos: Los beneficios de implementar procesos en tu negocio, Cómo mejorar y hacer crecer tu negocio con procesos efectivos, y 6 ideas útiles para que tus procesos sean más optimizados.

Nuestros lineamientos de configuración para procesos incluyen no solo la presentación del contenido mismo, sino también cómo se categorizan. Otro elemento importante es el manejo de las fechas para que el horario entre diferentes miembros del equipo sea escalonado y el horario de una persona no se sature cierto día o semana.

Nuestros lineamientos

Categorización

Cada proceso tiene un encabezado que lo clasifica de acuerdo a departamento y proceso. El objetivo de la categorización es hacer que cada procedimiento pueda identificarse solo con su encabezado. El título tiene los siguientes componentes:

1. Departamento: La primera letra es la inicial del departamento en la compañía. Estamos organizados por departamentos en Celaque. Por ejemplo, si el proceso fue diseñado para Finanzas, la tarea empieza con una F.

2. Proceso macro: Tenemos procesos globales en cada departamento. Cada uno de nuestros procedimientos está subclasificado según los procesos macro. Por ejemplo, la Preparación fiscal en el departamento de Finanzas se identifica con TX.

3. Frecuencia: La siguiente parte de la clasificación es qué tan seguido se repite el proceso, ya sea de forma diaria, semanal o mensual. Podemos identificar la frecuencia según el siguiente dígito de la secuencia: 1 es diario, 2 es semanal, 3 es dos veces al mes, 4 es mensual, 5 trimestral, y así sucesivamente.

4. Nivel: En Celaque tenemos niveles de revisión para ciertos procesos cruciales. El primer nivel realiza la tarea, el segundo hace una revisión detallada, y en el último paso la persona realiza una revisión general basada en métricas o informes. Para saber más sobre cómo usamos los tres niveles de revisión, puedes ir a Obtén siempre el mejor resultado con revisiones de tres niveles. Por lo tanto, usamos 1 para el nivel operativo, 2 para el segundo, y 3 para el tercero.

5. Título: Añadimos una descripción que resume el procedimiento para que quede claro desde el encabezamiento.

6. Fechas: Finalmente, el sistema asigna automáticamente la fecha de la creación de la tarea, así como la fecha de finalización prevista. En Celaque, el sistema que usamos es Wrike (6 razones por las que te encantará Wrike).

Un ejemplo de la secuencia final del procedimiento descrito arriba sería F-TX-4-1 Revisión fiscal mensual 10-05-20.

Formato

Estandarizamos el formato que usamos en todos los procesos para que sean lo más uniformes posible. Con las directrices que desarrollamos para el equipo, nos aseguramos de que los estándares se mantengan en el futuro:

1. Formatos de listas: Utilizamos el mismo formato de listas para todas las tareas que programamos. El orden es 1., a., -.

2. Documentos: A veces un proceso indica que un documento debe revisarse. Por tanto, cuando hacemos referencia a documentos, usamos el mismo lenguaje; por ejemplo, Revisar “Disponibilidad” en NetSuite (el sistema del que obtenemos los documentos).

3. Espaciado: No hay espacios extra entre las palabras o después de las oraciones, y se debe usar un espacio solo después de una sección separada por títulos.

4. Títulos: Algunos de nuestros procesos deben separarse en varias subsecciones. Por ejemplo, en un proceso de cierre contable, puede haber una sección de Conciliaciones bancarias y otra de Estados financieros. Cada uno de estos segmentos tiene su propio título, que está subrayado. Encontramos una gran discrepancia en la estructuración de secciones entre departamentos: algunos títulos tenían negritas, otros no tenían formato, y algunas secciones estaban unidas. Esta estructura nueva ayuda a que el usuario entienda y reconozca con rapidez el flujo del proceso.

Fechas

Al programar, nos aseguramos de que las fechas de revisión estén escalonadas entre niveles. Por ejemplo, la primera persona que trabaja en la tarea tendrá una fecha para completarla. La siguiente persona que revisará hará su tarea el día siguiente. Finalmente, el miembro del equipo que realiza la revisión general lo hará el día siguiente. Los procedimientos se reflejan en las fechas distintas.

También nos aseguramos de que las tareas no estén amontonadas para que no se sobrepongan. Para las tareas semanales, nos aseguramos de que estén espaciadas uniformemente y de forma adecuada en la semana. A veces, agrupar más de un proceso es inevitable, como en el caso de los cierres mensuales. Es inevitable programar la mayoría de las tareas de cierre para el final del mes. Intentamos reducir la carga de trabajo al dejar espacio entre algunas acciones: si las tareas pueden hacerse antes del final del mes, las movemos para que los primeros días del mes sean menos pesados.  

La motivación detrás de este proceso de modernización es darles a nuestros usuarios internos un producto más fácil de usar con un diseño más sencillo y fácil de encontrar. Adicionalmente, será más fácil mantener un catálogo de procesos de toda la compañía y analizar la funcionalidad de nuestro sistema.