Cómo mantener y mejorar las capacidades de tu compañía

La situación del COVID-19 ha alterado por completo nuestros patrones laborales. Sin importar lo acostumbrados que estuviéramos a una forma de laborar, la pandemia nos ha obligado a cambiar la forma en la que trabajamos. Debemos aprovechar este periodo para asegurarnos de que todo lo que hemos creado en nuestras compañías se mantenga bien cuidado y actualizado. Una compañía es un organismo vivo que necesita mantenerse activo. Con mucha facilidad podríamos retroceder y perder los avances que hemos conseguido, y por eso debemos mantener la infraestructura de nuestra compañía e incluso mejorarla día con día.

Estructura organizacional

La estructura organizacional de una compañía es el esqueleto sobre el cual se construyen sus operaciones. La configuración debe ser un buen ajuste entre las capacidades de tu compañía y su entorno externo. Esta estructura evoluciona con la compañía, así que lo que pudo funcionar en el pasado tal vez ya no sea relevante.

He podido encontrar las áreas más significativas que se pueden mejorar en la configuración de nuestra compañía. En el ajetreo de la vida cotidiana, algunos problemas se pueden ir relegando o la raíz de tales problemas se puede volver confusa. Cuando todo lo demás baja de ritmo, es más sencillo poder ver lo que no ha estado fluyendo correctamente. Como regla general, cuando descubro un problema persistente en un flujo de trabajo, primero pienso sobre nuestra estructura organizacional, ya que en el pasado es aquí en donde he encontrado la mayor parte de los problemas.

Al principio de nuestro periodo de confinamiento, pude notar problemas sobre cómo fluía el trabajo desde un departamento a otro. No tomé acciones inmediatas, y simplemente lo observé. Después empecé a experimentar para ver qué cambios podrían funcionar. El COVID-19 y su periodo de distanciamiento trajo consigo un laboratorio listo para probar ideas nuevas. Así que seguí prestando atención y hablé con mi socio sobre diferentes planes para los cambios que queríamos hacer. Ya estamos experimentando con nuevas formas de trabajar para cambiar nuestro flujo de trabajo a futuro.

El periodo de confinamiento también ha dejado claro qué partes de la estructura organizacional sí están funcionando, que afortunadamente son la gran mayoría. Estoy trabajando para fortalecer los flujos de trabajo en esas áreas y fomentar más el trabajo en equipo.

Procesos y sistemas informáticos

Los sistemas informáticos apoyan a los procesos de negocios de tu compañía, que es la forma en que funciona el trabajo en una compañía. Estos también tienen que reevaluarse a la luz de este periodo.

Ya no podemos llevar a cabo muchos de los procesos físicos que podíamos hacer. Algunos deberán esperar, mientras que otros pueden pasar al mundo digital. Nuestras reuniones de planeación, por ejemplo, las estamos llevando a cabo vía Zoom. Estamos siguiendo el mismo plan para nuestros procesos: cambiar y mejorar los que podemos y mantener lo que está funcionando.

Una de las áreas a las que les estamos prestando atención es el proceso de ventas mediante el que vendemos y arrendamos bienes raíces. Ya estamos pensando sobre cómo migrarlo al mundo digital. Ya tenemos un sitio web y presencia en redes sociales, pero estamos buscando maneras de hacer que el proceso sea más en línea mediante videos y tours virtuales. Lo habíamos intentado en el pasado, pero no funcionó debido a que nuestros clientes querían una experiencia en persona.

Sin embargo, creemos que los consumidores se están viendo obligados a cambiar sus patrones. Las personas que nunca antes habían tocado una aplicación móvil ahora compran sus alimentos mediante servicios de entrega a domicilio. Cuando llegue el cambio, queremos estar listos con productos y procesos de ventas adaptados a las expectativas de nuestros clientes.

Tenemos algunos procesos en nuestra compañía que no se están realizando por el momento. Dado que pensamos que serán útiles en el futuro, les estamos dando mantenimiento para que no se queden relegados o caigan en desuso. Con mucha facilidad podríamos perder todo lo que hemos implementado hasta ahora.

En tu propia compañía, cualquier inversión que hayas hecho en sistemas informáticos en la nube seguramente ha valido la pena. Tal vez también te des cuenta de otros procesos que no están funcionando en nuestra situación actual. ¿Podrían tus sistemas informáticos mejorarse para que funcionen mejor en la realidad actual? Si algo en tus sistemas informáticos se está quedando atrás, ahora puede ser un buen momento para buscar opciones nuevas y así fortalecer los flujos de trabajo de tu compañía.

Capacitación y comunicación

En un entorno tan diferente, debemos adaptar nuestra forma de comunicarnos. La comunicación es el centro de mis reflexiones. Después de dos meses de trabajo remoto, estoy empezando a sentir la tensión de la distancia. Si no hacemos un esfuerzo lo suficientemente fuerte, los lazos que hemos desarrollado pueden verse afectados. En su lugar, podemos usar este tiempo para crear nuevas conexiones y relaciones laborales más estrechas.

Estamos experimentando con foros que abarcan a toda la compañía, además de chats y sesiones de capacitación virtuales que nos ayudarán a estar todavía más cerca. Una de las ventajas significativas que tenemos ahora es que podemos integrar recursos digitales en nuestras compañías para capacitar a nuestros equipos.

También puedes tomar ventaja de prácticamente cualquier curso digital en el mundo. Tenía muchos deseos de poder tomar un curso de liderazgo que solo se ofrecía en físico, y con mi agenda tan apretada, era muy poco probable que pudiera asistir. Recientemente empezaron a ofrecer el curso en línea a un precio reducido, así que me inscribí de inmediato.

Incluso en medio de este entorno cambiante, no hay razón para quedarnos relegados en nuestro entrenamiento o perder las relaciones vitales que hemos desarrollado. En vez de esto, podemos encontrar maneras creativas de fomentar la unidad y usar el tiempo para aumentar nuestro conocimiento y nuestro crecimiento.

Este tiempo es crucial. Úsalo para mantener lo que ya has construido y para desarrollar nuevas capacidades que puedan fortalecer a tu compañía.