Cómo implementar herramientas nuevas y alcanzar los mejores resultados

Implementar ideas nuevas no siempre es sencillo. A veces llegamos con las mejores intenciones a una compañía y queremos introducir muchas innovaciones, pero frecuentemente nos encontramos con patrones que son difíciles de alterar. Incluso en empresas que hemos manejado por años, puede que nos topemos con resistencia cuando tratamos de instituir prácticas nuevas.

Sea que desees implementar un sistema nuevo de administración de procesos o el uso de objetivos y resultados clave en tu compañía, es posible que te encuentres con fricción. Esto es normal, especialmente cuando se trata de una mejora en vez de una solución a un problema existente. Tener que aprender a usar una nueva herramienta o sistema informático requiere de tiempo adicional además de lo que ya hacemos a diario.

Dado que esta situación pasa tan a menudo, es bueno estar preparados.

Asegúrate de necesitar la implementación

A veces nos vemos tentados a implementar nuevas ideas o sistemas informáticos simplemente porque les han funcionado a otros o porque parecen ser muy populares. Aun así, estos conceptos nuevos pueden no ser compatibles con tu compañía. Asegúrate de que la idea más reciente es necesaria, y así será más probable que tenga los resultados positivos que deseas.

Diséñalo bien

Cuando planees la implementación, personalízala para tu compañía y tus necesidades, ya que cada empresa es diferente. También te recomiendo darle suficiente tiempo a las personas para aprender a usar la nueva herramienta o sistema y desarrolla un plan de entrenamiento.

La comunicación es clave

Antes de que empieces con la implementación, infórmales a los usuarios sobre el nuevo proyecto y cómo les afectará. Si el equipo es lo suficientemente pequeño, compartir la investigación y los planes conforme vayan surgiendo es una buena idea. Entonces podrás obtener comentarios en tiempo real e implementar un proyecto mucho mejor. Cuando la iniciativa esté lista para ejecutarse, lo mejor es mantenerse en contacto con los usuarios para obtener la retroalimentación necesaria.

Responde a las preocupaciones

Es común que haya preocupaciones. Al ser la persona que está implementando el proyecto, serás responsable de atenderlas. Asegúrate de proveer todos los canales necesarios para la retroalimentación, y así las personas te dirán lo que piensan.

Si tienen una sugerencia válida, te recomiendo hacer los cambios necesarios. Las personas se sentirán escuchadas y será más probable que hagan recomendaciones en el futuro.

Realiza las iteraciones necesarias

Haz mejoras con los comentarios que recibas. Es muy raro que una implementación sea 100% perfecta después de haber terminado el proyecto. Normalmente habrá modificaciones que podrás hacer para que funcione mejor o para que sea más relevante para tus usuarios.

Cuando hayas terminado la fase de implementación y hayas utilizado la herramienta por un tiempo, probablemente aprendas más. Te recomiendo iterar siempre que tengas ideas nuevas para mejorar tu proyecto.

Ten paciencia

Se necesita tiempo para que algunos proyectos se absorban por completo en una compañía. Cuando implementé por primera vez nuestro software de administración de proyectos, Wrike, para manejar nuestros procesos y nuestros proyectos, pasaron varios meses para que las personas lo utilizaran bien. El sistema representaba un cambio significativo en la forma en que manejábamos nuestras operaciones diarias. Las personas ahora tenían que ser responsables por las tareas que otros les asignaban, y tenían que actualizar su trabajo frecuentemente.

Poco a poco se adaptaron. La buena noticia fue que las personas nuevas que llegaban a la compañía se adaptaban rápidamente al sistema, y muy pronto todos lo estaban usando.  

Destaca los resultados positivos

Cuando alguien utiliza una herramienta de forma correcta, especialmente una que otras personas no han aprendido tan rápido, me gusta destacar ese logro. En nuestras reuniones mensuales de toda la compañía, reconocemos públicamente los ejemplos positivos de adopción de la herramienta. También resaltamos los beneficios de usarla.

Con tiempo y paciencia, la implementación se volverá una parte regular de las operaciones diarias de tu compañía. Las personas comentarán, como me lo han hecho, que no se pueden imaginar el trabajar sin uno de estos sistemas que probablemente tú implementaste. Entonces pasarás al proyecto siguiente, y el ciclo empezará de nuevo (con la esperanza de que la siguiente vez todo sea más sencillo).