Los beneficios de implementar procesos en tu negocio

Organizar las operaciones de un negocio en procesos puede tomar mucho tiempo y ser abrumador. No me había dado cuenta de todo lo que hacemos a diario hasta que empecé a catalogarlo. Desde las llamadas que hacemos y las propuestas que enviamos hasta las negociaciones con los proveedores y la comunicación con contabilidad, todo lo que ejecutamos en un día incluye pasos diferentes que necesitan documentarse.

Sin embargo, la inversión trae beneficios: tu empresa se beneficiará en gran manera al implementar procesos (para más información sobre cómo implementar procesos, lee mi artículo Cómo mejorar y hacer crecer tu negocio con procesos efectivos).

1. Más eficiencia

Uno de los principales desperdicios de tiempo durante el día es pasar de una responsabilidad a la siguiente sin un orden predeterminado. Sin embargo, la naturaleza del trabajo es que constantemente nos topamos con interrupciones y nos vemos obligados a encargarnos de tareas no relacionadas.

Los procesos ayudan a enfrentar más eficientemente esas interrupciones y a organizar las tareas acumuladas en grupos. Cuando se agrupa un área y se trabaja en esta como parte de un todo más grande, no se desperdicia tiempo al pasar de una cosa a otra, eliminando la confusión de buscar qué es lo que sigue. La idea es establecer horarios en los que se deben completar las cosas necesarias.

Por ejemplo, un proceso puede ser revisar los informes de ventas solamente los lunes y viernes, en vez de revisar la información solo cuando recordemos hacerlo. Esto resulta en dos beneficios. El primero es que se concentran tus esfuerzos a un solo momento, ahorrándote tiempo. Y segundo, te aseguras de que los documentos se revisen tanto como es necesario.                                                                                                          

Este es el concepto detrás del principio OHIO, que significa Only Handle It Once, o “Hazlo una sola vez”, en español. Cuando inicia el proceso de revisar los informes de ventas el día lunes, el enfoque está solamente sobre esos informes hasta que termina la revisión. Entonces se ponen a un lado hasta la revisión del viernes.

2. Mejor organización

Los procesos también le permiten al equipo desarrollar rutinas y hábitos positivos. Las rutinas son extremadamente útiles. Ayudan a que cada persona organice su tiempo de forma más eficiente y permiten que la mente tome atajos útiles cuando se acostumbra a una forma establecida de hacer las cosas. Todos saben cuándo se supone que deben estar trabajando en determinada tarea, y cada persona también sabe, con certeza, que lo que debe hacerse ese día se hará a la hora especificada y solicitada.

Cuando ya todos tienen sus rutinas organizadas en relación a los procesos correspondientes, el resto de las cosas pueden acomodarse alrededor de las rutinas, haciendo que todo sea más predecible. Por ejemplo, digamos que el jueves por la mañana es cuando Tomás escribe los cheques y organiza los pagos que deben salir la semana siguiente. Si alguien trata de programar una reunión con él el jueves por la mañana, él ya sabrá que no le será posible, lo que también garantizará que Tomás complete el proceso de pago correctamente. Dado que la semana ya tiene un patrón predeterminado, él podrá programar en el espacio disponible para este tipo de reuniones.

Como parte de un efecto de organización más amplio, otras personas también empiezan a organizarse con estos procesos. Si, por ejemplo, los pagos solamente se envían los martes, los proveedores dejarán de llamar para preguntar si están listos los cheques, ya que simplemente empezarán a llegar los días martes. Los proveedores externos modificarán sus rutinas en relación a la de tu equipo.

3. Menos estrés

Con Wrike, Asana, y otras aplicaciones de administración de proyectos, aparecerá una notificación en la fecha en que deba realizarse la tarea. Debido a que el software recuerda todo, nadie tendrá que preocuparse de que algo quede olvidado. Habrá menos tensión y estrés en general.

Se pueden establecer recordatorios para procesos que tardan algo de tiempo en ejecutarse. Por ejemplo, la empresa debe pagar impuestos cada año. Para evitar un retraso, puedes programar una tarea recurrente como recordatorio para empezar a trabajar en los impuestos dos meses antes de la fecha límite. Esta tarea proporcionará suficiente tiempo para prepararlos y entregarlos a tiempo. El temor subyacente de olvidar empezar algo a tiempo desaparecerá.

Lo mismo pasará con tu equipo. Sus procesos aparecerán mediante las notificaciones de la aplicación para que no se olviden las tareas importantes y todo se complete con suficiente tiempo. Se desperdiciará menos tiempo preocupándose o arreglando elementos olvidados.

4. Más precisión

Los procesos pueden hacer una gran diferencia en reducir los errores. Este es el beneficio final y más importante ya que los errores suelen ser muy costosos y dolorosos; pueden resultar en una cascada de efectos negativos mucho más complejos que la causa original.

La descripción de cada proceso explicará todo lo que debe realizarse para una tarea en particular. Esto incluirá lo que debe hacer cada persona y cuándo para que ningún elemento crucial quede relegado u olvidado. Al documentar cada paso importante, habrá menos descuidos y empleados y clientes más satisfechos.

Los procesos se vuelven todavía más importantes durante el crecimiento de un negocio. Mientras se desarrolla una compañía, la complejidad también aumenta. Los procesos permitirán que la compañía pueda crecer sin problemas, garantizando que todo lo que tenga que hacerse se complete exitosamente.

Implementa procesos efectivos para que tu compañía crezca y se fortalezca

Con el paso del tiempo, los procesos se volverán parte de la cultura de la compañía ya que todos podrán ver lo esenciales que son. Recuerda, los procesos no están grabados en piedra. Sigue puliéndolos y refinándolos para que sean cada vez más precisos. Aunque organizar tareas diarias toma tiempo y esfuerzo, te garantizo que tu inversión general en el desarrollo de procesos será recompensada ampliamente.