La rotación es una parte normal en la vida de los negocios, y debemos estar preparados. Como gerente, dormirás mejor por las noches sabiendo que todo está documentado y que, a pesar de los cambios, la compañía funcionará sin problemas.
Cuando un negocio crece a cierto nivel de éxito, se vuelve absolutamente necesario organizar el trabajo diario para evitar errores. Los errores pasan todo el tiempo, y las inconsistencias pueden resultar en clientes insatisfechos, empleados tensos, y costos no presupuestados.
La mejor forma de organizar estos deberes diarios es crear e implementar procesos de negocios. Un proceso es un grupo de tareas que se realizan en un negocio para conseguir un objetivo; es como una cadena de eventos que guían a un proyecto de inicio a fin. Al señalar claramente para ti y tu compañía cuáles son los procesos principales y cómo deberían funcionar de forma ideal, obtendrás una mayor eficacia.
Aunque ya tengas procesos funcionando bien en tu negocio, en ocasiones tendrás que enfrentarte a problemas. Tal vez un boletín no fue enviado en la fecha debida, o hace falta información en uno de los informes. Es imposible predecir y documentar todas las cosas que pudieran ocurrir en tus procesos.
Así que, ¿qué puedes hacer cuando encuentras una falla en la forma en que algo debe hacerse? Tienes dos opciones: puedes arreglarlo de forma temporal, o puedes prevenir el problema para que no vuelva a ocurrir. Vale la pena tomarse el tiempo para descubrir qué pasó y arreglar el problema para el futuro.
Automatizar los procedimientos de tu oficina resulta en numerosos beneficios invaluables: aumentas tu productividad, mejoras tu precisión y, lo mejor de todo, ahorras tiempo y dinero (lee más sobre los beneficios en Los beneficios de implementar procesos en tu negocio). La meta final es hacer que las cosas pasen de realizarse manualmente a descubrir e implementar mejoras que agilicen las actividades de tu empresa. Estas ideas breves pero ahorradoras de tiempo ofrecen grandes beneficios a futuro. Toda gota de energía que puedas ahorrar te dejará espacio para desarrollar mejoras y crecimiento.
Para empezar, estudia lo que ya estás haciendo de forma cotidiana. Intenta cambiar una cosa a la vez. Cuando empieces a analizar la forma en que funciona tu negocio, puede que descubras algunas soluciones sencillas.
Cómo trabaja Google (biblioteca pública) de Eric Schmidt y Jonathan Rosenberg es un libro éxito en ventas del New York Times publicado en 2015. De 2001 a 2011, Eric Schmidt fue el CEO de Google, y Jonathan Rosenberg fue el Vicepresidente Senior de Productos en Google y renunció en 2011. En el libro, los autores comparten las lecciones que aprendieron sobre administración mientras ellos y otros creaban y hacían crecer a este gigante del internet.
La primera vez que leí Cómo trabaja Google, me sorprendí al encontrar tantas ideas útiles sobre estrategias de negocios y organización en el libro. Aunque seguir sus ejemplos e implementar todo lo que proponen tomaría una tremenda cantidad de atención y esfuerzo, creo que el tomar al menos algunas de sus ideas puede tener un gran impacto en un negocio. Recomiendo ampliamente leer esta publicación a cualquiera interesado en aprender algunas de las historias y secretos de Google.
Los días están llenos de actividad y pasan en un parpadeo. Entre una cosa y la siguiente, se nota si las ideas y el trabajo se están administrando correctamente. Tal vez se nos pase una fecha límite, olvidemos regresarle la llamada a un cliente importante o descuidemos una asignación clave. La ejecución es crucial, pero también lo es el darle seguimiento para asegurarnos de que todo lo que debía hacerse se hizo a tiempo.
Pero no te preocupes: siempre hay maneras de combatir esto. Todo lo que se necesita es desarrollar un sistema para llevar control de todos los elementos en tu lista de pendientes y asegurarte de que el sistema funciona para cumplir con todas estas tareas. Aquí tienes algunas estrategias que te pueden ser útiles.
Organizar las operaciones de un negocio en procesos puede tomar mucho tiempo y ser abrumador. No me había dado cuenta de todo lo que hacemos a diario hasta que empecé a catalogarlo. Desde las llamadas que hacemos y las propuestas que enviamos hasta las negociaciones con los proveedores y la comunicación con contabilidad, todo lo que ejecutamos en un día incluye pasos diferentes que necesitan documentarse.
Sin embargo, la inversión trae beneficios: tu empresa se beneficiará en gran manera al implementar procesos (para más información sobre cómo implementar procesos, lee mi artículo Cómo mejorar y hacer crecer tu negocio con procesos efectivos).
Tantas cosas que hacer y tan poco tiempo; las exigencias del trabajo pueden parecer interminables. Hay cierto número de cosas que deben hacerse y, durante el día, pasamos de una cosa a otra. Nunca parece haber suficiente tiempo y muchas veces sentimos que es imposible que esta situación mejore.
Sin embargo, existe una alternativa a simplemente sobrevivir. Para ir más allá de la lista diaria de tareas, puedes establecer procesos para ti mismo, para tus empleados y para tu compañía. Estas mismas tareas que envuelven a un negocio pueden organizarse en procesos generales. Los procedimientos diseñados para la empresa proporcionarán más organización, eficiencia y responsabilidad por el trabajo que debe hacerse cada día.