Cómo hacer que el seguimiento sea una fortaleza en tu empresa y no el talón de Aquiles

En medio del caos del día a día, entre una cosa y otra, se pierden grandes ideas, y tareas cruciales que deben realizarse quedan olvidadas. Los miles de detalles que surgen durante el trabajo cotidiano y que quedan incompletos son todavía más dañinos.

En mi experiencia, una de las dificultades más grandes en el trabajo es la falta de seguimiento hasta completar un pendiente. Surgen problemas siempre que no se le da seguimiento a un acuerdo o idea para hacer algo y que queda incompleta. Cuando esto sucede, es muy tarde para hacer algo al respecto y corregir estos elementos relegados.

Mejora el seguimiento en toda tu organización

La mayoría de lo que pasa a diario en el trabajo tiene que ver con dar seguimiento: asegurarse de llamar a la persona a la que se va a contratar, garantizar que las declaraciones financieras estén listas a tiempo, ver si el nuevo sitio web estará terminado para la fecha límite, y así por el estilo. Y mientras una persona se vuelve responsable de manejar a más y más personal, el porcentaje de tiempo dedicado a dar seguimientos incrementa.

Desde oportunidades de negocios desperdiciadas hasta tiempos más largos de realización, los costos de no darle seguimiento a las cosas están en todas partes. Por lo tanto, es muy importante encontrar una forma de gestionar estos elementos inconclusos, tanto personalmente como para la compañía.

Esto es lo que puedes hacer tú para mejorar el seguimiento en tu organización:

1. Tu mejor opción para institucionalizar un método para darles seguimiento a elementos pendientes es una aplicación de gestión de proyectos. La mayoría de las personas tienen un sistema que funciona para ellas, pero si tienes un recurso compartido que todos utilicen, será mucho más simple estar en sintonía. Una aplicación de gestión de proyectos te permite colaborar y trabajar en listas compartidas de asuntos pendientes. Cuando esto quede implementado, no hagas nada con tus compañeros de trabajo a menos que sea una tarea establecida en el sistema de gestión de proyectos.

2. Siempre que hables de un asunto con alguien o asistas a una reunión, asegúrate de que los elementos inconclusos queden documentados. Si no lo haces, puede que estos queden a la deriva.

3. Mantén un registro de las tareas en las que estás trabajando con cada persona en el equipo. Por ejemplo, puedes crear una lista y revisarla con cada persona regularmente para ver que no estén descuidando nada.

4. Hacer que el seguimiento sea parte de la cultura. Esta es la acción final y de más impacto para mejorar en esta área. Conforme las personas se dan cuenta de lo valiosa que es, la cultura de dar seguimiento se desarrollará de forma natural.

Tan pronto como esta mentalidad se vuelva parte de la cultura, la empresa crecerá con rapidez en términos de ejecución. Todos empezarán a hacerlo y no serás solo tú quien le dé seguimiento a las tareas. El único problema es que ahora las expectativas aumentarán. Los demás esperarán más de ti mientras tú esperas más de ellos. Lo que antes era un talón de Aquiles ahora se convierte en un punto fuerte de la compañía y en una ventaja competitiva.

Esto fue originalmente publicado en 2017 y desde entonces ha sido actualizado y puesto en circulación de nuevo en 2022.