La administración del tiempo y la productividad son habilidades en las que todos debemos volvernos expertos. La vida se ha vuelto más compleja con más y más herramientas y exigencias. A esto le sumamos el hecho de que todos tenemos una cantidad limitada de tiempo, lo que convierte el tema de nuestro tiempo en una receta para el desastre. La idea es mejorar y poder maximizar lo que podemos hacer con el tiempo que tenemos disponible para trabajar. Aquí te doy algunos consejos.
Ahorra tiempo siempre que puedas
Cada segundo cuenta. Encuentra atajos o soluciones alternativas para que las cosas funcionen mejor y más rápido. Algo tan simple como aprender que puedes deslizar el dedo hacia la derecha para responder un mensaje en WhatsApp puede ahorrarte segundos. Descubrí esto mientras observaba a un adolescente chatear digitalmente a una velocidad que yo nunca había podido conseguir. Descubrí que el secreto era deslizar el dedo en lugar de seleccionar el mensaje y hacer clic responder, lo que me llevaba mucho más tiempo, especialmente cuando lo hacía varias veces al día.
Puedes pensar que esto es solo un segundo o dos de mi tiempo, y tienes razón, pero esa no es la perspectiva completa. Ayer conversé con 25 personas diferentes. Intercambié solo un par de mensajes con algunos mientras chateaba bastante con otros. Tener la capacidad de responder rápidamente me ahorró mucho tiempo. Para ser conservadores, digamos que, en general, deslizar me ahorró 30 segundos, pero si lo extrapolamos a 5 días a la semana durante 50 semanas, da la cantidad de 2.08 horas en un año.
Y ese es solo un atajo. Puedes probar esta idea de muchas maneras diferentes. Tu navegador es un buen lugar para comenzar: intenta designar accesos directos en tu navegador preferido. Si tienes sitios web que usas constantemente, agrega marcadores que te llevarán a tu destino mucho más rápido. Esos segundos adicionales se acumularán con el tiempo. También puedes crear plantillas para no tener que repetir lo mismo una y otra vez. Otra forma de ahorrar tiempo es encontrar formas de tener cerca todo lo que necesitas físicamente para que no tengas que realizar búsquedas innecesarias.
Te recomiendo evaluar constantemente qué tan productiva es tu configuración y qué puedes hacer para mejorarla.
Planea respectivamente
Solemos subestimar cuánto tiempo tomará cualquier cosa. Configura tu horario en bloques de tiempo y aparta el tiempo suficiente para trabajar en el proyecto en cuestión. Si crees que algo tomará una cierta cantidad de tiempo, deja un tiempo adicional. Los proyectos generalmente toman mucho más tiempo que el tiempo que originalmente pensamos que necesitamos.
¿Por qué pasa esto? Bueno, la vida es impredecible. Si pudiéramos presupuestar cada segundo de cada día y proyectar todo lo que sucederá, entonces podríamos tener una oportunidad clara de planificar mejor nuestro tiempo. E incluso entonces, tendríamos la tendencia de subestimar cuánto tardará algo. A menudo nos encontramos con obstáculos que nunca podríamos haber previsto. Cada proyecto es variable. La vida cambia constantemente y te encontrarás con obstáculos que nadie más podría haber visto.
Sé consistente y crea rutinas
La mayor pérdida de tiempo que puedo percibir es saltar de una cosa a la siguiente sin un plan claro. Hoy, por ejemplo, regresé de una semana que incluyó dos viajes/conferencias muy impactantes. Pasé toda la mañana tratando de resolver lo que tenía pendiente por los viajes, pasando de una tarea a otra. No he sido eficiente, y eso está bien a veces. Pero si deseas maximizar tu tiempo, crea rutinas. Ten un plan para lo que quieres hacer y apégate a él semana tras semana.
Verás que tus acciones se vuelven automáticas y con el tiempo lograrás más y más. Cada acción incremental te acercará a tus objetivos. La disciplina lo es todo.
