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El valor de diseñar tu empresa como un oasis

Recientemente recibí el mejor cumplido que he recibido en mucho tiempo. Estaba hablando con una de las proveedoras de servicios de mi compañía, quien dijo que confiaba en nuestra empresa implícitamente. Ella conoce la forma en que manejamos la compañía, así como sus procesos y sistemas, y sabe que puede confiar en nosotros en nuestro trabajo.

Por ejemplo, ella hizo referencia a los muchos años de trabajar juntos sin ningún problema. Ella recordó la ocasión en que se le había olvidado cobrarnos un pago que teníamos programado hacer un año después de haber completado un servicio. Aunque no recibimos ninguna factura de su parte, aun así, la llamamos para pedirle su factura y que ella pudiera venir por su cheque. Hicimos el pago ya que es parte de nuestro proceso.

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Cómo introducir el concepto de confianza en nuestras organizaciones

Nuestras responsabilidades como gerentes de compañías son muchas: desarrollar un excelente equipo, estructurar nuestras organizaciones de la mejor forma posible, asegurarnos de que la compañía esté alcanzando sus objetivos, y planear para el futuro. Otro de los desafíos a los que nos enfrentamos es llenar la organización con un sentido de confianza. Las empresas que inspiran confianza tienen mejores relaciones y, al final, la confianza puede hacer que el trabajo sea más placentero.

Cuando se confía en las personas, estas producen mejores resultados. Uno de los métodos tradicionales para impulsar un comportamiento en una compañía es dar recompensas externas, como aumentos de sueldo o beneficios. Estos beneficios externos funcionan, pero también invitan a un comportamiento que está ligado con estos incentivos.

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Aumenta tu productividad con el principio OHIO

El principio de Hazlo Solo Una Vez, también conocido como el principio OHIO (por sus siglas en inglés), es un modelo útil que te ayudará a aumentar tu productividad. La idea detrás de esto es que, al empezar a trabajar en una tarea específica, la completes de principio a fin. Es decir, si empiezas una actividad, harás todo lo relacionado con ella hasta terminarla.

Este enfoque es especialmente útil para tareas pequeñas, como hacer una llamada. En vez de dejar que ocupe espacio en tu lista de pendientes, puedes tomarte un par de minutos para hacerlo. Ni siquiera es necesario que la tarea llegue hasta tu lista de pendientes. Claro, no siempre es posible hacerlo todo en ese momento. Si no puedes trabajar en esa tarea de forma inmediata, coloca un recordatorio para poder hacerlo en el futuro.

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La estructura de tu compañía y cómo establecer la mejor organización

Definir la estructura correcta para tu compañía es una de las tareas más importantes en las que puedes invertir tu tiempo como persona emprendedora. Esta es una tarea que requiere mucho esfuerzo, especialmente si la compañía ya opera bajo una configuración existente. Sin embargo, tu estructura organizacional dictará la forma en que las personas operan dentro de tu compañía. La forma en que esta se ajuste a las tareas y dinámica interna de la compañía, así como al contexto externo que habite tu empresa puede hacer una diferencia significativa en el desempeño de la compañía de hasta un 24% [i].

Como emprendedores, usualmente empezamos vendiendo un producto o servicio. Cuando empezamos a tener más demanda para ese producto o servicio, creamos un equipo y una compañía. Normalmente, empezamos con una configuración simple. Pronto, si todo va bien, tenemos más trabajo del que podemos manejar y contratamos a más personas.

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Cómo manejar el equilibrio entre organización y libertad en tu negocio

Existe una tensión inherente en cómo está estructurada una compañía. Si hay mucha burocracia, la creatividad y el dinamismo se reprimen. Si hay mucha flexibilidad y carta blanca, los errores se empiezan a acumular. Los procesos son la respuesta para garantizar que se mantenga de forma constante cierto nivel de calidad, pero si hay demasiados procedimientos nos podemos ir asemejando más a máquinas. Permitir que emerjan la autoorganización y la creatividad dentro de un negocio puede promover el surgimiento de ideas innovadoras que de otra forma serían imposibles, pero tener una estructura muy liviana puede ser fuente de caos y clientes molestos.

La tensión es inherente, pero única para cada compañía. La combinación de estructura, emergencia y flexibilidad que mejor se ajusta a una organización reside a lo largo de un continuo multidimensional. Algunas compañías prosperan con una dosis más alta de libertad, mientras que otras requieren una mezcla más balanceada. Puedes crear la mezcla correcta tomando como base las metas de la compañía, la forma en que los equipos trabajan juntos y lo que ella produce.

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Cuando algo salga mal, intenta sacar algo bueno de la situación

Todos hemos tenido que lidiar con situaciones indeseables. Los fracasos o los acontecimientos indeseados son poco cómodos, y lo más fácil es resolverlos y seguir adelante. Sin embargo, siempre hay oro escondido dentro de estos eventos, incluso si se trata de solo una esquirla. Sea que seamos responsables de las circunstancias o no, si algo poco favorable sucede, siempre podemos aprender de ello y mejorar nuestro mundo de maneras que nunca antes habíamos apreciado.

Mientras más incómoda sea la circunstancia, más benéfico será el tratar de encontrar el lado positivo. Esto puede darle significado al evento y puede ayudarte a seguir adelante con mayor facilidad. A veces, encontrar un resultado positivo de una circunstancia desagradable puede ser una lucha.

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La importancia de los formatos para tu compañía y su crecimiento

El formato que le damos a los documentos que usamos para nuestro trabajo diario puede tener un enorme impacto en nuestra productividad. Este es uno de esos elementos que, aunque oculto, puede tener un efecto considerable en tu flujo de trabajo. Directrices consistentes para la configuración de documentos ahorra tiempo y produce mejores resultados.

Mientras menos tiempo pasemos tratando de entender cómo funciona algo, más tiempo tendremos disponible para concentrarnos en el contenido. También nos ayuda a producir mejores resultados de forma regular. Si multiplicas este concepto en toda una organización, ahorrarás tiempo valioso para trabajar mejor.

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Consejos para la implementación de procesos en tu compañía

La implementación de procesos es una necesidad en cualquier compañía. Los procedimientos establecidos estandarizan tus operaciones y te permiten entregar un producto consistente. Entre una tarea y la siguiente, también te ayudan a ti y a tu equipo a garantizar que nadie olvide los pasos básicos pero fundamentales inherentes en cualquier procedimiento.

El libro de Atul Gawande, El efecto Checklist (biblioteca pública), presenta un caso convincente para el uso de listas de comprobación en las empresas. Él explica la importancia de los procedimientos, cuándo usarlos y cómo implementarlos. A lo largo de su libro, Gawande da consejos útiles sobre cómo trabajar mejor con listas de comprobación. Él enfatiza, por ejemplo, la importancia del formato y cómo presentar el contenido de forma apropiada, lo que te ayudará a sacarles el máximo provecho a los procesos en tu compañía. Las directrices descritas por Gawande te ayudarán a implementar o mejorar los procesos de tu compañía.  

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Wrike para negocios: cómo manejar tu trabajo y productividad

Desde que empecé a usar Wrike, mi nivel de productividad ha incrementado de forma significativa. No solo ha sido un descubrimiento magnífico para mí, sino que también ha transformado nuestra forma de trabajar en mi compañía, Celaque. Wrike es el mecanismo que usamos para registrar todo lo que hacemos en Celaque.

Encontré y empecé a trabajar con Wrike hace algunos años con mi compañía anterior, en la que administraba las operaciones. En ese puesto, experimenté con Wrike para ver cómo podría funcionar para cada miembro del equipo, así como para la empresa en general. Empezamos a usarlo para la administración de procesos y tareas y luego fuimos evolucionando y mejorando en nuestra forma de usar Wrike. Cuando cofundé Celaque, sabía que Wrike sería una de nuestras herramientas principales.

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Estructura tu compañía para que informe y comunique mejor

Nuestro mundo está más interconectado que nunca. Conforme van desapareciendo las barreras de la comunicación gracias a la tecnología, la velocidad con la que se mueve el conocimiento es más rápida. Un mundo interrelacionado crea más oportunidades para todos, y las cosas que antes eran imposibles ahora pueden hacerse en cuestión de segundos. Aunque esto es casi milagroso en comparación con el mundo de antes, también nos deja vulnerables. Un eslabón roto en esta cadena de información puede tener repercusiones inesperadas.

Para manejar mejor esta complejidad, podemos diseñar una organización que responda a este nuevo mundo de información y comunicación instantánea. Una forma de adaptarse yace en la forma de estructurar tu compañía. Idealmente, la información fluirá dentro de la compañía de manera similar a como lo hace afuera.

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