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Cómo programar tus procesos de negocios como un programador profesional

Al elaborar procesos, el objetivo principal es crear una estructura que sea sencilla, elegante y tan automática como sea posible. Para este propósito, puede resultar útil el pensar en los procesos como un código y en ti como un programador. La suma del código que escribas será, por lo tanto, el programa de software que te ayudará a ti y a tu equipo a manejar tu negocio. Cada vez que crees un proceso nuevo, estarás escribiendo un código nuevo. Y al igual que un código, los procesos pueden modificarse para adaptarse a nuevas realidades.

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Obtén siempre el mejor resultado con revisiones de tres niveles

¿Te has dado cuenta de cómo un pequeño error, como un número en el lugar incorrecto, puede llegar a causar mucho daño? Es algo que pasa todo el tiempo. Después de todo, una organización es un equipo de humanos trabajando para obtener un resultado deseado; y los humanos cometemos errores.

Puede que en cierta ocasión se envíe un cheque sin la aprobación debida o se mande un presupuesto con la cantidad incorrecta a un cliente importante. Estos descuidos pueden ser muy costosos ya que arreglarlos puede costarte dinero y dañar la reputación de tu negocio.

Entonces, ¿cómo podemos prevenir esos errores? Te recomiendo implementar un concepto que aprendí en mis años realizando auditorías: la revisión de tres niveles.

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Cómo usar diagramas para implementar procesos en tu empresa

Ahora que has decidido implementar procesos documentados para tu negocio, ¿cómo debes empezar?

Antes de cambiar cualquier cosa, es importante conocer cómo funcionan las operaciones actuales del negocio. Simplemente diagramar el estado actual de los procesos de la empresa revelará información valiosa que puede usarse para hacer mejoras y cambios efectivos. Sigue esta guía para diagramar los procesos de tu negocio.

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Cómo organizar tu empresa por tipos de procesos

Cada día, se realizan miles de acciones en tu negocio. Al caminar por la oficina, tal vez escuches a Susan respondiendo a la pregunta de un cliente. Juan, de recursos humanos, está empezando el proceso de contratación de un nuevo empleado en administración. En la oficina de al lado, Alex, de contabilidad, se prepara para pagar la nómina el día siguiente.

Cada proceso es diferente, pero son fáciles de organizar si se definen por tipo. Esto no solo te ayudará a estructurarlos más fácilmente, sino que también te ayudará a realizarlos mejor cuando ya los tengas.

En términos generales, los procesos pueden organizarse en dos clasificaciones diferentes: procesos recurrentes y secuenciales. Existe una tercera categoría: procesos futuros. Estos incluyen lo que yo llamo tareas ad hoc y tienen que ver con un conjunto de acciones que ocurren por una razón específica y que todavía no se han organizado en procesos.

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