Sistemas nuevos: cuándo y cómo implementarlos en tu negocio

Como líder de una pequeña o mediana empresa, probablemente ya te encuentras trabajando con un conjunto de soluciones de software que se encargan de la mayoría de las transacciones de la organización, tal como las ventas, compras y contabilidad. Estos sistemas probablemente fueron implementados cuando la compañía estaba en su etapa inicial. Cuando la compañía todavía no tenía ningún sistema, probablemente invertiste en el mejor software disponible de acuerdo a tu presupuesto y resolviste tantas transacciones como pudiste en tu compañía.

Como suele ser el caso en las compañías pequeñas y medianas, los presupuestos usualmente son limitados, lo que significa que el conjunto de sistemas que has implementado en tu compañía no es perfecto. Tal vez ya hayas invertido en softwares separados para ventas, contabilidad, administración de proyectos y almacenamiento de archivos. Además, puede que ya hayas invertido en un programa de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), que es una solución única que integra una variedad de áreas dentro de tu compañía. Sin importar la combinación que ya utilices, siempre habrá brechas en el diseño de tu plataforma de tecnología.

Cuando ya tengas una infraestructura básica de lo que funciona en tu compañía, invertir más dinero en el software puede ser que no haga una diferencia. Al final, no encontrarás una combinación “perfecta” de sistemas que funcionen para tu compañía. Una agrupación de sistemas que sea 100% efectiva es usualmente demasiado costosa.

[Foto: Fabian Fauth/Unsplash]

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Trabaja con lo que ya tienes

Lo ideal es que una solución de software sea simple y fácil de integrar. Esto no es siempre posible, ya que probablemente el programa indicado que pueda resolver todos los problemas que tengas no exista al nivel de presupuesto del que dispones. Sin embargo, al diseñar e investigar sistemas que puedes utilizar en tu compañía, busca una solución que maneje la mayor parte de tus transacciones. Entonces podrás añadir otras soluciones que se encarguen de otros problemas. En un mundo perfecto, estas soluciones se integrarían perfectamente. Pero, desafortunadamente, este ideal suele ser costoso. La meta será conseguir la combinación de software que sea lo más efectiva posible.

Cuando todo esté listo, descubrirás que se tienen que hacer otras mejoras para sacarles el máximo provecho a los sistemas. Por ejemplo, puedes organizar las pantallas que uses para introducir información en los sistemas para que el flujo de trabajo sea más intuitivo. O puedes diseñar mejores informes para obtener la información que realmente necesitas. También puedes hacer que ciertos campos sean obligatorios para garantizar que la información que necesites registrar siempre esté allí.

Más no siempre es mejor

A diario aparecen tantos sistemas nuevos que es normal tener la tentación de añadir más programas a nuestra compañía. Sin embargo, añadir más sistemas encima de la infraestructura general ya existente y cuyo objetivo es resolver tal vez un 5% del paradigma general no es necesariamente la respuesta. Terminarás con una amalgama desorganizada difícil de manejar. Lo mejor será optimizar tus soluciones actuales; el tiempo y dinero que se utilizaría en implementar estas soluciones adicionales, así como el entrenamiento y proceso de preparación a veces no se verán recompensados por el beneficio obtenido de la solución.

Implementar un sistema requiere una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo. Primero, tú y tu equipo deben investigar cuál es la mejor solución. Después, utiliza las versiones de prueba para ver si el programa se ajusta bien a ti y a tu compañía. A continuación, el programa deberá diseñarse e implementarse para que funcione dentro de la compañía, lo que incluye tener sesiones de entrenamiento y cargar todos los datos necesarios. Finalmente, el sistema debe volverse una parte integral de las operaciones de tu negocio. Se requiere un esfuerzo significativo, incluso si el sistema es de alcance limitado.

[Foto: Ricardo Gomez Angel/Unsplash]

[Foto: Ricardo Gomez Angel/Unsplash]

Eventualmente llegará el momento en que uno de tus sistemas deje de ser viable. Entonces tendrás que reemplazar una de tus soluciones de software por otra diferente. Si vas a reemplazar un sistema, puedes intentar cubrir más funciones con un solo sistema, como un ERP, para que uses menos sistemas y cubras tantas funciones en tantas áreas como sea posible en tu empresa. Lo mejor es integrar tantas operaciones como puedas en una sola plataforma. Con el tiempo, lograrás alcanzar mejor funcionalidad, pero recuerda que seguirá habiendo ciertos vacíos al intentar encontrar una solución completamente eficaz.

Trata de cubrir tantas brechas como puedas con la tecnología actual. Siempre se pueden hacer mejoras en el software existente. Arreglar nuevas soluciones de software además de los sistemas que ya tengas es costoso y tardado. Tómate tu tiempo al momento de decidir añadir más plataformas de software, ya que querrás asegurarte de que los beneficios superen a los costos.

Pamela Ayuso - About Section

SOBRE LA AUTORA

Pamela Ayuso es una autora y cofundadora y CEO de Celaque. Es una emprendedora y desarrolladora de bienes inmuebles que tiene experiencia en liderazgo ejecutivo en dos de las desarrolladoras inmobiliarias más exitosas de Honduras: administrando operaciones en Alianza y liderando Celaque. Celaque desarrolla edificios de oficinas y residenciales y administra una amplia cartera de propiedades. El enfoque de Pamela es convertir a Celaque en un modelo para la empresa del siglo XXI.

Además de su papel como CEO en Celaque, Pamela es la autora del libro más vendido de Amazon, Heptagrama: El sistema de diseño empresarial de 7 pilares para el siglo XXI. Ofrece conocimientos prácticos sobre el desarrollo personal y empresarial para otros emprendedores y líderes empresariales, en su blog y LinkedIn. Su esposo y sus tres maravillosas hijas inspiraron la historia de su primer libro para niños, Alicia y Cone pintan un mural.

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