Qué hacer cuando no puedes encontrar el sistema informático que necesitas

En mi compañía, Celaque, hemos estado buscando un sistema de Recursos Humanos para tener una base de datos más precisa de nuestros contratistas, subcontratistas y otro personal en nuestros proyectos de construcción. Podemos llegar a tener hasta más de 300 personas trabajando en un edificio durante los meses de mayor actividad, y usar hojas de cálculo de Excel para mantener estos datos ya no es suficiente.

Hemos estado buscando la herramienta ideal por más de un mes, y hemos analizado docenas de alternativas. Sin embargo, nuestras opciones han sido o demasiado costosas o muy limitadas. A veces, lo que necesitas parece no existir. En ese caso, la solución al problema no es siempre tan fácil de encontrar. Los siguientes pasos te pueden ayudar.

[Foto: Will van Wingerden/Unsplash]

[Foto: Will van Wingerden/Unsplash]

1. Asegúrate de que lo que necesitas no existe

Contrata a un investigador en Upwork o en otro sitio de trabajadores independientes para asegurarte de que la solución que necesitas no existe. Nosotros contratamos a un investigador y le pedimos que buscara opciones en el internet. También le pedimos que llenara una tabla con las opciones y que anotara si cumplían con nuestros parámetros o no. La tabla también contenía una columna con los precios.

Un proceso que nos hubiera tomado horas lo llevó a cabo un experto que encontró más de 50 opciones y tan solo nos costó $100. Desafortunadamente, ninguno de los sistemas que nos recomendó cubrían nuestros requerimientos, pero al menos sabíamos que habíamos investigado lo suficiente para saber que lo que necesitábamos no existía.

2. Encuentra la mejor opción

Una de las opciones que tienes es encontrar el sistema que más se acerque a cumplir con tus parámetros. Tal vez no haya una solución perfecta, pero tal vez haya una que cubra la mayoría de tus requisitos o que por lo menos llegue a la mitad, como fue en nuestro caso. Nunca me había encontrado en la situación en la que, después de una búsqueda exhaustiva, fui incapaz de encontrar una opción que estuviera lo suficientemente cerca. Esto significó que lo que necesitábamos todavía no se había inventado para nuestro presupuesto; algo que fue muy extraño.

En otras ocasiones, cuando busco sistemas, soy afortunada y encuentro lo que estoy buscando dentro de mi presupuesto. Pero lo que me ha pasado la mayoría de las veces es que he tenido que bajar mis expectativas para encontrar una solución que solo sea un 80% de lo necesario. Sin embargo, sí suelo encontrar soluciones que estén lo suficientemente cerca para solo tener que hacer pequeños ajustes. Aunque no es ideal, la solución final es una mejora significativa sobre lo que teníamos anteriormente.

Antes de empezar nuestra búsqueda, un proveedor local nos había ofrecido una opción que, en la superficie, parecía perfecta. Cumplía con un 70% de nuestras especificaciones, pero después de una inspección más detallada, tenía un defecto importante: alguien fuera de la compañía manejaba el sistema. Por tanto, tendríamos que proporcionarle la información de nuestros empleados a un externo para que la organizara por nosotros.

[Foto: Annie Spratt/Unsplash]

[Foto: Annie Spratt/Unsplash]

Mi política personal es no dejar información privada en manos de terceros. Además, siempre que decidimos contratar a terceros, perdemos la oportunidad de aprender cómo hacer parte del negocio nosotros mismos, y el programa es inevitablemente más costoso; la ganancia de esa parte del trabajo va hacia el tercero. Concuerdo con contratar a terceros si estás creciendo rápidamente y necesitas resolver el problema con rapidez o si se trata de un evento único. Pero en este caso, teníamos personal disponible, y todo lo que se requiere es mejorar nuestros procesos.

3. Trata de hacer que la solución más cercana funcione para ti

Nuestra única opción fue una solución que satisfizo la mitad de nuestros siete requerimientos. Todos los demás sistemas eran muy costosos, así que decidimos llamar al desarrollador. No solo teníamos tres parámetros sin cumplir, sino que también el precio se salía un poco de nuestro presupuesto. Durante la primera llamada pudimos negociar un precio más bajo. Después, el ingeniero que estaba manejando el proyecto encontró, con la ayuda del proveedor, formas de cubrir dos parámetros adicionales. La compañía ayudaría a programar las mejoras en el sistema, haciéndolo más valioso para nosotros.

Por ejemplo, necesitábamos poder mantener un registro de las horas de entrada de nuestros trabajadores de construcción. En el pasado, hemos utilizado tarjetas de identificación, pero hemos descubierto que no son lo suficientemente seguras. Queríamos encontrar una solución que les permitiera a las personas registrarse ya sea con su huella o con su teléfono móvil. Al final, decidimos que la huella sería la opción más rápida.

El sistema informático que analizamos no tenía esa opción. Después de hablar con el representante de la compañía de software, nuestro ingeniero descubrió que podían programar esa mejora para nosotros. Con esta opción, seremos capaces de saber cuántas personas tenemos en nuestros proyectos de forma más precisa.

4. Si todo lo demás falla, optimiza las herramientas que ya estás usando

Antes de que el proveedor resolviera los dos requisitos adicionales, pensé que tendría que conformarme con una mezcla de Microsoft Excel, Access, Box, y tal vez una aplicación de gestión de identidades. El plan era optimizar las herramientas que ya teníamos en la compañía y tal vez añadir una nueva, todo de forma gratuita o casi gratis. Después rediseñaríamos nuestros flujos de trabajo para garantizar que estuvieran conectados entre sí de la mejor manera posible.

[Foto: Malcome Lightbody/Unsplash]

[Foto: Malcome Lightbody/Unsplash]

Trabajaríamos de este modo mientras seguíamos buscando mejores opciones o hasta que tuviéramos el presupuesto para justificar la mejora. Aunque no es ideal, estoy convencida de que los procesos siempre pueden afinarse para mejorar el flujo de trabajo en general. Para leer más sobre cómo encontrar el sistema adecuado e implementarlo dentro de la compañía, lee Cómo encontrar la plataforma de software ideal para tu compañía, Sistemas nuevos: cuándo y cómo implementarlos en tu negocio, y Cómo implementar un sistema en la nube en tu empresa.

No toda búsqueda de sistemas será en línea recta. Lo que más importa es ser específico sobre las funciones que necesitas y solo implementar una solución si cumple con una cantidad suficiente de estas. Por otro lado, también puedes encontrar formas creativas (y más económicas) de resolver tu problema.

Pamela Ayuso - About Section

SOBRE LA AUTORA

Pamela Ayuso es una autora y cofundadora y CEO de Celaque. Es una emprendedora y desarrolladora de bienes inmuebles que tiene experiencia en liderazgo ejecutivo en dos de las desarrolladoras inmobiliarias más exitosas de Honduras: administrando operaciones en Alianza y liderando Celaque. Celaque desarrolla edificios de oficinas y residenciales y administra una amplia cartera de propiedades. El enfoque de Pamela es convertir a Celaque en un modelo para la empresa del siglo XXI.

Además de su papel como CEO en Celaque, Pamela es la autora del libro más vendido de Amazon, Heptagrama: El sistema de diseño empresarial de 7 pilares para el siglo XXI. Ofrece conocimientos prácticos sobre el desarrollo personal y empresarial para otros emprendedores y líderes empresariales, en su blog y LinkedIn. Su esposo y sus tres maravillosas hijas inspiraron la historia de su primer libro para niños, Alicia y Cone pintan un mural.

MEJORA COMO MANEJAS TU TIEMPO

Únete a nuestra lista de correos y recibe nuestro ebook gratis Administración de tiempo para dueños de empresas ocupados.

Pamela Ayuso usará la información de este formulario para mantenerse en contacto contigo y enviarte actualizaciones. Puedes optar por salirte en cualquier momento al dar clic en el enlace de cancelar suscripción que se encuentra al pie de página de cualquier correo electrónico que recibas de nosotros, o al contactarnos por medio de pamela@pamelaayuso.com. Tu información será tratada con respeto. Utilizamos cookies y tecnologías similares para manejar este sitio web y para entender mejor cómo lo utilizas. Para más información, lee nuestra Política de privacidad.

¿Buscas algo más? Usa el buscador para encontrar más consejos prácticos de Pamela.

Categorías