Cómo el establecer procesos puede resultar en mayor innovación y éxito

Todos queremos que nuestras compañías crezcan y mejoren con el paso del tiempo, pero esos deseos no se dan por sentado. No solo tenemos que trabajar duro, sino que debemos ser inteligentes sobre cómo trabajamos.

Con el tiempo, he descubierto que una de las claves del crecimiento es construir estructuras y rutinas que funcionen y perduren. A menudo, encontramos algo que funciona bien para nuestra compañía, pero en el ajetreo y el bullicio de lo cotidiano, tendemos a resolver el problema y seguir adelante sin pensar en el impacto potencial en el futuro de nuestra compañía. Sin embargo, si este es un proceso que tendremos que repetir en el futuro, es importante asegurarnos de que perdure; de lo contrario, tendremos que empezar desde cero cada vez.

Una vez que construimos una base sólida, podemos desarrollar otras estructuras sobre esta para lograr todos nuestros objetivos. Piensa en estas estructuras como capas que podemos agregar a nuestra organización existente si son sólidas. Las capas pueden ser sus sistemas, sus procesos o sus equipos. Una vez que algo funciona bien, puedes construir sobre esta.

[Foto: Andrea Davis/Unsplash]

Un ejemplo

Cuando empezamos a diseñar edificios en Celaque, no teníamos un proceso definido. Cada proceso de diseño tenía vida propia, y los pasos dependían en gran medida de la experiencia y los conocimientos de los participantes. Trabajábamos cada vez de manera diferente y, en última instancia, perdiendo el tiempo. Si queríamos desarrollar varios edificios simultáneamente, necesitábamos un mejor proceso.

Entonces, decidimos establecer una reunión periódica para abordar los principales temas como presupuestos y diseños. Usamos esto como un vehículo para enseñar a otros sobre el trabajo que hacemos. También se convirtió en un momento para discutir cómo institucionalizar el trabajo que estábamos haciendo y asegurarnos de que le dábamos atención a lo básico.

Nos enfrentamos a muchos problemas. Por ejemplo, empezábamos a hablar de estándares, como la altura de los techos o el mejor ancho de nuestros pasillos, temas que ya habíamos discutido en reuniones anteriores. Debido a que no teníamos un lugar establecido para almacenar todas estas decisiones, teníamos que volver atrás y buscarlas. Decidimos crear un archivo de especificaciones que se actualizaría continuamente cada vez que cambiábamos algo o quisiéramos actualizar el trabajo que hacíamos.

Luego necesitábamos información sobre cómo estábamos diseñando en comparación con proyectos anteriores. Creamos un documento de comparación de proyectos. Con este documento de referencia, cada vez que necesitamos decidir nuestro proceso de diseño, nos referimos a lo que necesitamos y podemos tener todas las respuestas a la mano para tomar mejores decisiones. Recientemente, queríamos saber cuánto espacio de áreas comunes necesitábamos diseñar en un nuevo proyecto. Estudiamos nuestro documento y nos dimos cuenta de que nunca habíamos agregado esta información en el pasado. Ahora estamos encontrando la información para compararla para decisiones futuras.

Hemos construido cada estructura sobre la anterior, y cada una ha fortalecido a nuestro equipo y al proceso de toma de decisiones.

[Foto: Christian Dubovan/Unsplash]

Sigue añadiendo capas encima

El truco consiste en asegurarte de que tu estructura fundamental, como esas reuniones de desarrollo, funcione bien. Una vez que logramos esos objetivos, pudimos lograr más, como crear herramientas que podrían actualizarse y modificarse.

Puede parecer mucho trabajo, pero cuando una compañía crece y entran nuevas personas, los flujos de trabajo anteriores suelen desaparecer y es posible que nos encontremos de nuevo en cero. Al final, se necesita un equilibrio para fortalecer los flujos de trabajo fundamentales y probados, dejando espacio para la innovación y la creatividad a medida que seguimos creciendo.

SOBRE LA AUTORA

Pamela Ayuso es una autora y cofundadora y CEO de Celaque. Es una emprendedora y desarrolladora de bienes inmuebles que tiene experiencia en liderazgo ejecutivo en dos de las desarrolladoras inmobiliarias más exitosas de Honduras: administrando operaciones en Alianza y liderando Celaque. Celaque desarrolla edificios de oficinas y residenciales y administra una amplia cartera de propiedades. El enfoque de Pamela es convertir a Celaque en un modelo para la empresa del siglo XXI.

Además de su papel como CEO en Celaque, Pamela es una escritora que comparte conocimientos prácticos sobre el crecimiento personal y empresarial para otros emprendedores y líderes empresariales en su blog y LinkedIn. Publicó su primer libro para niños en 2019, Alicia y Cone pintan un mural.

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