Establecer procesos para seguir creciendo

Lucy es una organizadora de bodas y se encarga de muchos eventos durante el año. Es responsable de miles de detalles para sus clientes, desde las invitaciones hasta los arreglos del gran día. Lucy encuentra y reserva el lugar, los servicios de comida, los fotógrafos, la música, la decoración, el alquiler de muebles y cualquier otra cosa que la pareja necesite para su boda.

El día antes del evento principal, debe preparar y supervisar la decoración del lugar, y también supervisa el evento en sí, desde la ceremonia hasta la recepción. Ella se asegura de que las decoraciones, la comida y la música se complementen para hacer del evento un éxito memorable. Si algo sale mal durante la boda, lo arregla para asegurarse de que todo lo demás siga funcionando sin problemas.

[Foto: Jonathan Borba/Unsplash]
Al tener varios eventos al año y, a menudo, varios eventos cada fin de semana, necesita estrategias y procesos adicionales que la ayuden a ser efectiva. Cuando comenzó su compañía, Lucy organizó su trabajo en un cuaderno donde escribió sus notas y tareas pendientes para cada uno de los eventos que estaba administrando. Este método funcionó inicialmente, pero a medida que su negocio creció, tuvo que encontrar otra forma de planificar una boda.

El establecimiento de un proceso

La planificación de una boda implica un proceso consistente cada vez, aunque se personalicen esos pasos para cada cliente. Lucy ha decidido crear una lista de verificación de todos los pasos que debe seguir para planificar una boda. Por ejemplo, Lucy siempre debe asegurarse de preguntar a cada pareja sobre sus preferencias en cuanto al pastel de bodas. Si deciden no tener pastel, puede marcar el elemento como completado y seguir adelante.

Su lista incluye todos los pasos que componen una boda y las fechas en las que debe completarlos. Por ejemplo, necesita documentar cuándo debe realizarse la degustación de alimentos y cuántas semanas antes de la boda deben enviarse las invitaciones. Esta planificación detallada garantiza que tome cada paso a tiempo y con la debida consideración.

La lista de verificación también incluye diferentes opciones para cada elemento. Lucy ofrece más de una opción de local para la recepción de la pareja. El servicio de comida que contrata depende del lugar porque algunos exigen que la comida se obtenga de sus servicios de catering privados, mientras que otros no. Su proceso idealmente incluye una fecha en la que debe reservar diferentes proveedores.

Podemos imaginarnos lo difícil que es manejar simultáneamente a los proveedores para múltiples eventos que se llevan a cabo en el mismo período de tiempo. Es fácil olvidar quién contrató qué fotógrafo o qué estilo de decoración prefiere la pareja. Entonces, si no contrata a un proveedor a tiempo, esa opción podría perderse, haciendo que el cliente se sienta insatisfecho. Debe incluir todos los detalles y contactos de cada evento para asegurarse de que no se pierdan.

Beneficios y crecimiento

Lucy está en el transcurso de documentar e implementar su proceso. Está trabajando en usar su lista de verificación habitual e incluirla en un proceso general para cada paso de la planificación de una boda. Lucy inicia el proceso tan pronto como un nuevo cliente la contrate y tenga fechas para la boda. Si descubre que su proceso puede mejorar agregando más información o cambiando una fecha límite, puede alterar los pasos para ese evento, y esa simple modificación la ayudará en el futuro.

A medida que se le ocurran nuevas ideas para dar un mejor servicio, como darle a la pareja un regalo de agradecimiento al final, su proceso se puede refinar. Puede agregar un paso que le recuerde comprar un regalo, por ejemplo, y dárselo a la pareja en su última sesión. Este paso adicional ahora se convierte en parte de sus procedimientos y será una parte permanente del servicio que brinda.

Además, a medida que su equipo crezca, estos pasos la ayudarán a incorporar nuevos miembros al equipo con mayor facilidad. Todos los procedimientos están documentados, por lo que la integración de nuevos colaboradores será sencilla. Además, Lucy puede elegir qué tareas hará ella misma y cuáles delegará a su equipo.

[Foto: Jonathan Borba/Unsplash]
Si hace de este un proceso digital, puede comunicar fácilmente las responsabilidades a su equipo a través del sistema de información que está utilizando y seguir avanzando con la planificación de la boda. La necesidad de agregar nuevos empleados le exige que lo documente de manera que alguien nuevo pueda entenderlo. Además, un nuevo miembro del equipo puede ayudarla a asegurarse de que los procedimientos tengan sentido y fluyan sin problemas.

La implementación de procesos es crucial a medida que el negocio de planificación de bodas de Lucy continúa creciendo. Los procedimientos flexibles la ayudan a adaptarse a los cambios y mejorar su servicio a medida que innova. Con esto bien establecido, tendrá tiempo para concentrarse en encontrar nuevos clientes y brindar un servicio excelente.

Pamela Ayuso - About Section

SOBRE LA AUTORA

Pamela Ayuso es una autora y cofundadora y CEO de Celaque. Es una emprendedora y desarrolladora de bienes inmuebles que tiene experiencia en liderazgo ejecutivo en dos de las desarrolladoras inmobiliarias más exitosas de Honduras: administrando operaciones en Alianza y liderando Celaque. Celaque desarrolla edificios de oficinas y residenciales y administra una amplia cartera de propiedades. El enfoque de Pamela es convertir a Celaque en un modelo para la empresa del siglo XXI.

Además de su papel como CEO en Celaque, Pamela es la autora del libro más vendido de Amazon, Heptagrama: El sistema de diseño empresarial de 7 pilares para el siglo XXI. Ofrece conocimientos prácticos sobre el desarrollo personal y empresarial para otros emprendedores y líderes empresariales, en su blog y LinkedIn. Su esposo y sus tres maravillosas hijas inspiraron la historia de su primer libro para niños, Alicia y Cone pintan un mural.

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