Cómo mejorar y hacer crecer tu negocio con procesos efectivos

Tantas cosas que hacer y tan poco tiempo; las exigencias del trabajo pueden parecer interminables. Hay cierto número de cosas que deben hacerse y, durante el día, pasamos de una cosa a otra.  Nunca parece haber suficiente tiempo y muchas veces sentimos que es imposible que esta situación mejore.

Sin embargo, existe una alternativa a simplemente sobrevivir. Para ir más allá de la lista diaria de tareas, puedes establecer procesos para ti mismo, para tus empleados y para tu compañía. Estas mismas tareas que envuelven a un negocio pueden organizarse en procesos generales. Los procedimientos diseñados para la empresa proporcionarán más organización, eficiencia y responsabilidad por el trabajo que debe hacerse cada día.


[Foto: Jungwoo Hong/Unsplash]

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¿Qué son los procesos?

Un proceso es un conjunto de tareas que, juntas, cumplen una meta de la compañía. Es como una cadena de eventos que llevan un proyecto de inicio a fin. Cada proceso está compuesto de tareas, y las tareas pueden colocarse en tu lista de pendientes por día. Las tareas tendrán fechas límite e incluirán instrucciones detalladas.

Por ejemplo, la mayoría de las empresas tienen un proceso de nómina. Cada mes, alguien tiene la responsabilidad de escribir los cheques o depositar el dinero en las cuentas de los empleados. Es probable que esta persona tenga un recordatorio en su calendario para que no se le olvide programar los pagos.

En vez de confiar en la memoria o en las notificaciones de un calendario, la alternativa es establecer la nómina como un proceso. Primero, crea un diagrama simple sobre la forma en que actualmente se maneja la nómina (mira Cómo usar diagramas para implementar procesos en tu empresa para más información). Después, arma una lista de las tareas que componen el proceso. La forma más sencilla que he hallado para establecer procesos es mediante un software de administración de proyectos con la capacidad de programar actividades recurrentes (mira mi artículo 6 razones por las que te encantará Wrike).


[Foto; Martin Reisch/Unsplash]

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El proceso de nómina puede programarse para el día 25 del mes, con el título “Nómina,” explicando las tareas a seguir para el pago de los empleados. Tendrá que asignársele a la persona que realiza la transacción. La primer tarea o paso es revisar la hoja de Excel que incluye todos los pagos y deducciones necesarias para cada empleado. Las cantidades a pagarse se verifican con la hoja de datos para el mes actual, y entonces se escriben los cheques. El proceso aparecerá de esta manera:

Nómina

  • Ver las cantidades a pagarse en la hoja de Excel de Nómina

  • Escribir los cheques

  • Obtener la firma

  • Distribuir los cheques

Un recordatorio aparecerá automáticamente en la lista de pendientes de la persona el día 25 de cada mes. Al crear esta actividad, el peso de tener que recordar pagarles a tiempo a los empleados se elimina. También habrás creado un proceso que podrá crecer con la empresa.

Si, por ejemplo, les empiezas a pagar a los empleados mediante depósito directo a las cuentas de los empleados, el proceso puede modificarse para incluir ese detalle. Tal vez ahora haya alguien que revisa la nómina y los bonos mensuales. Los nuevos pasos se verán así:

Nómina

  • Ver las cantidades a pagarse en la hoja de Excel de Nómina

  • Verificar que la cantidad del depósito directo sea correcta

  • Calcular los bonos mensuales

  • Notificar al gerente para su aprobación

Este nuevo proceso ahora incluye un nivel de revisión. No solo se pagará la nómina a tiempo, sino que también será revisada para verificar que sea correcta.

Dado que esta es una versión simple, el proceso completo de nómina junto con sus tareas se presenta con una sola fecha límite. Cuando los procedimientos se vuelven más complejos, se pueden dividir para acomodar más tareas con fechas límites y asignaciones diferentes.


[Foto: Hans Peter Gauster/Unsplash]

[Foto: Hans Peter Gauster/Unsplash]

Establece procesos para toda la empresa

Tal como en la nómina, se pueden crear procesos para todas las áreas del negocio. La única forma de verdaderamente diseñar las operaciones de una compañía es examinar y presentar exactamente cómo deben hacerse las cosas para evitar duplicar esfuerzos o perder productividad.

Se necesita tiempo para establecer procesos para una empresa entera. Te recomiendo empezar con las áreas más cruciales. En nuestra empresa, esos departamentos son contabilidad y ventas, ya que un error en cualquier de esos departamentos puede tener consecuencias significativas. Después, poco a poco, se puede hacer para cada departamento hasta que cada proceso quede documentado y configurado dentro del software seleccionado.

Implementar procesos te ayudará a hacer crecer tu negocio en vez de simplemente hacerlo sobrevivir. Al simplemente establecer algunos recordatorios para las partes más vitales de tu empresa, notarás una gran diferencia en el manejo del tiempo y la productividad. ¡Empieza hoy! Después de probarlo, te prometo que no podrás vivir sin procesos.

¿Cómo manejas tus procesos en tu empresa?

Pamela Ayuso - About Section

SOBRE LA AUTORA

Pamela Ayuso es una autora y cofundadora y CEO de Celaque. Es una emprendedora y desarrolladora de bienes inmuebles que tiene experiencia en liderazgo ejecutivo en dos de las desarrolladoras inmobiliarias más exitosas de Honduras: administrando operaciones en Alianza y liderando Celaque. Celaque desarrolla edificios de oficinas y residenciales y administra una amplia cartera de propiedades. El enfoque de Pamela es convertir a Celaque en un modelo para la empresa del siglo XXI.

Además de su papel como CEO en Celaque, Pamela es la autora del libro más vendido de Amazon, Heptagrama: El sistema de diseño empresarial de 7 pilares para el siglo XXI. Ofrece conocimientos prácticos sobre el desarrollo personal y empresarial para otros emprendedores y líderes empresariales, en su blog y LinkedIn. Su esposo y sus tres maravillosas hijas inspiraron la historia de su primer libro para niños, Alicia y Cone pintan un mural.

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