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El manual de tu compañía y cómo garantizar su accesibilidad

Hace algunos años, estaba revisando el manual de operaciones de nuestra empresa. Era un documento en formato Word de 15 páginas almacenado en nuestro servidor local. A pesar de todo el trabajo que dedicamos en su elaboración, nadie lo había abierto ni leído. El manual tenía páginas y páginas de información útil, pero no tenía uso práctico ya que nadie hacía referencia a este.  

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Cómo vaciar tu mente para un mejor desempeño y resolución de problemas

Estoy convencida de que una de las más grandes amenazas para la mente adulta es la cantidad de información que almacenamos en ella. Todo el día, nuestro cerebro procesa miles de elementos pendientes e incompletos:

  • Olvidaste regresarle la llamada a un cliente.

  • La propuesta todavía no está terminada.

  • Casi termina el periodo para declarar impuestos y no has preparado la documentación.

  • La impresora ha tenido problemas y tendrá que repararse.

  • Tienes que empezar el proceso de reclutamiento para un nuevo puesto de mercadeo.

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Invierte en el futuro para evitar posibles obstáculos

¿Alguna vez has desarrollado una forma ingeniosa de hacer algo y después olvidaste cómo es que llegaste a conseguir el resultado que obtuviste?

Siempre que hacemos algo por primera vez, cometemos errores y aprendemos al avanzar. Tal vez invirtamos tiempo trabajando en una tarea, pero después nos demos cuenta de que el proceso no funcionó. Así que lo intentamos de otra manera y puede ser que ahora vaya en la dirección correcta. Eventualmente, desciframos el acertijo y alcanzamos la meta.

Entonces, pasamos a lo que sigue. Cuando necesitamos repetir el proceso el año siguiente, hubiera sido útil seguir los pasos que se tomaron originalmente. El problema es que pensamos que este era un proceso de una sola vez que no volvería a repetirse. Has realizado miles de tareas desde entonces y no existen notas sobre los pasos que se deben tomar para lograr el resultado deseado en el primer intento.

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Cómo llevar control de todo lo que tienes que hacer de forma efectiva

Los días están llenos de actividad y pasan en un parpadeo. Entre una cosa y la siguiente, se nota si las ideas y el trabajo se están administrando correctamente. Tal vez se nos pase una fecha límite, olvidemos regresarle la llamada a un cliente importante o descuidemos una asignación clave. La ejecución es crucial, pero también lo es el darle seguimiento para asegurarnos de que todo lo que debía hacerse se hizo a tiempo.

Pero no te preocupes: siempre hay maneras de combatir esto. Todo lo que se necesita es desarrollar un sistema para llevar control de todos los elementos en tu lista de pendientes y asegurarte de que el sistema funciona para cumplir con todas estas tareas. Aquí tienes algunas estrategias que te pueden ser útiles.

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