¿A dónde se va tu tiempo? Descubre cómo averiguarlo

El tiempo vuela. A veces parece que acabas de llegar al trabajo cuando de repente el día ya casi ha terminado. Tu día se te escapó. Intentas recordar lo que hiciste durante el día y lo único que recuerdas es que tus actividades te jalaron en un millón de direcciones diferentes. 

Tal vez tus días siempre han sido igual de ajetreados. O puede ser que sientas que hace algunos meses tenías todo bajo tu control. Si tu negocio está creciendo con rapidez, justo cuando crees que tienes todo bien organizado, las cosas cambian repentinamente. Y ahora tienes la necesidad de reorganizar tu horario; otra vez. 

Si pareces no poder tomar el control de tu calendario, intenta analizar cómo estás gastando tu tiempo. Tal vez esto te suene como una tarea adicional en un día de por sí ya ocupado. Sin embargo, esto es crucial, ya que solo al tener la información correcta podrás ver en qué áreas alcanzas la efectividad esperada y qué cambios necesitas hacer. A continuación, aprenderás cómo hacerlo.

[Foto: Jon Tyson/Unsplash]

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Cómo mejorar y aprender de tus resultados mediante datos de monitoreo del tiempo

1. Implementa una aplicación de monitoreo de tu tiempo

Puedes monitorear cómo utilizas tu tiempo de la forma tradicional, escribiendo cada cosa que hagas. La desventaja es que no puedes analizar por completo la información recopilada a menos que la transfieras a una hoja de cálculo o a otra herramienta digital. 

Una forma más eficaz de monitorear el uso de tu tiempo es descargar una aplicación en tu celular o computadora. Una aplicación es una buena opción ya que siempre estará cerca de ti, y la mayoría te ofrecen análisis e informes sobre cómo estás usando tu tiempo. 

2. Revisa los datos de la aplicación

Utilicé ATracker hace algunos meses cuando trataba de descubrir a dónde se estaba yendo todo mi tiempo. Para empezar, ingresé las áreas en las que usaba tiempo a diario. Algunas de las clasificaciones que utilicé fueron ventas, mercadeo y contabilidad. Cada vez que empezaba a trabajar en cierta actividad, seleccionaba la categoría y la aplicación registraba cuánto tiempo pasaba en esta. 

Es importante asegurarte de que, en cuanto empieces a hacer algo diferente, termines con la categoría actual y empieces a registrar la siguiente. Al final del día, la aplicación crea gráficas que te muestran cuánto tiempo pasaste haciendo cada cosa. Si sigues monitoreando por más de una semana, podrás analizar tu tiempo en base a un rango de fechas.

La información generada por la aplicación puede que te sorprenda. Si eres como yo, descubrirás un área importante que está ocupando la mayor parte de tu tiempo. En mi caso, fueron las ventas. 

3. Analiza y depura

No había recopilado detalles adicionales sobre las cosas específicas que estaba haciendo en ventas. Tan solo con ver la categoría en general, no podía ver exactamente qué aspecto de las ventas se llevaba todo mi tiempo. Por eso, dividí la agrupación añadiendo subcategorías como reuniones y análisis. Después de otra semana, hice otra revisión y me di cuenta de que estaba pasando demasiado tiempo en reuniones en persona con miembros del equipo. 

Una vez que recogí esta información, empecé a examinar por qué era necesario tener estas reuniones. Encontré muchas razones, pero una causa no anticipada fue la falta de información clara sobre precios y disponibilidad dentro del equipo. Entonces establecimos un proceso de revisión mensual para estos dos elementos (en nuestro caso, no cambian con más frecuencia que esta) que garantizara que todos tuvieran los datos más recientes. Al crear un nuevo proceso que se encargara de precios y disponibilidad, les ahorramos a todos en el equipo las interrupciones diarias y las reuniones innecesarias.

Si programas la aplicación correctamente para ver las diferentes áreas o tareas que son tu responsabilidad, deberás ser capaz de ver una imagen completa de tu día. Examina de forma sistemática cada una de estas categorías. Si hay algo que está tomando una cantidad desproporcionada de tiempo, busca la razón verdadera de por qué. Por ejemplo, no solo decidas que son las reuniones. Analiza cuál es la razón de esas reuniones. ¿Hay alguna manera de ahorrarse esas reuniones? ¿Puedes reducir el tiempo que se pasa en estas?

[Foto: Jesus Rocha/Unsplash]

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4. Mantente al día

Una vez detectada la raíz del problema, puedes desarrollar soluciones creativas para usar mejor tu tiempo. Mediante prueba y error, encontrarás las mejores respuestas. Incluso si no puedes trabajar en todo al mismo tiempo, las pequeñas mejoras pueden hacer maravillas. Si puedes reemplazar minutos anteriormente perdidos con trabajo importante que antes no alcanzabas a hacer, puedes empezar a evolucionar tu día y el de tu equipo. Lentamente empezarás a darle forma a tu día para que se vea como el día que te gustaría que fuera. 

Sobra decir que siempre hay sucesos inesperados que pueden hacer que tus responsabilidades cambien. Es buena idea revisar cómo estás usando tu tiempo cada varios meses para ver si existe algún elemento nuevo que recientemente ha empezado a consumir tu día. Esto te ayudará a recalibrar y reorganizar. También te permitirá ver qué tanto has progresado desde que empezaste a monitorear y ajustar tu horario.