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Cómo usar diagramas para implementar procesos en tu empresa

Ahora que has decidido implementar procesos documentados para tu negocio, ¿cómo debes empezar?

Antes de cambiar cualquier cosa, es importante conocer cómo funcionan las operaciones actuales del negocio. Simplemente diagramar el estado actual de los procesos de la empresa revelará información valiosa que puede usarse para hacer mejoras y cambios efectivos. Sigue esta guía para diagramar los procesos de tu negocio.

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Cómo organizar tu empresa por tipos de procesos

Cada día, se realizan miles de acciones en tu negocio. Al caminar por la oficina, tal vez escuches a Susan respondiendo a la pregunta de un cliente. Juan, de recursos humanos, está empezando el proceso de contratación de un nuevo empleado en administración. En la oficina de al lado, Alex, de contabilidad, se prepara para pagar la nómina el día siguiente.

Cada proceso es diferente, pero son fáciles de organizar si se definen por tipo. Esto no solo te ayudará a estructurarlos más fácilmente, sino que también te ayudará a realizarlos mejor cuando ya los tengas.

En términos generales, los procesos pueden organizarse en dos clasificaciones diferentes: procesos recurrentes y secuenciales. Existe una tercera categoría: procesos futuros. Estos incluyen lo que yo llamo tareas ad hoc y tienen que ver con un conjunto de acciones que ocurren por una razón específica y que todavía no se han organizado en procesos.

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Paz mental: cómo pueden los procesos facilitar la transición de un nuevo empleado

Imagina el escenario 1. Eric empieza su nuevo trabajo de oficina y tiene que aprender todo lo que pueda de Sara. Ella se irá en dos semanas a una compañía diferente. Él la sigue a todas partes, tomando notas detalladas y esperando absorber todo lo que pueda en este corto espacio de tiempo. Eric hace preguntas y trata de organizar el proceso de trabajo en su mente, pero la cantidad de información es inmensa. No hay un sistema de procesos; debe aprender a hacer el trabajo directamente con Sara. Cuando Sara se vaya, tendrá que atar los cabos sueltos por su cuenta o con la ayuda de otros compañeros. Pero, inevitablemente, se perderá algo de información.

Desafortunadamente, este primer escenario es muy común. Si no hay un sistema cuando una persona empieza a trabajar, esta desarrollará sus propios métodos para cumplir con sus responsabilidades. Estos se guardan generalmente en sus mentes, y cuando se tiene que hacer un reemplazo, la información tiene que pasarse al nuevo empleado.

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