5 consejos para mejorar el proceso de revisión en tu negocio

Para minimizar errores, es necesario que haya un proceso de revisión en toda empresa. Después de todo, seguimos siendo humanos y es fácil cometer errores, especialmente si manejamos diferentes responsabilidades y tareas a diario. La dificultad es que, sin importar la cantidad de trabajo que haya, la presión de entregar todo sin errores no termina.

Una forma de cumplir con las responsabilidades de la empresa es implementar un proceso de revisión en el que los procesos e informes principales tales como documentos de ventas, pagos de facturas y estados financieros sean revisados por más de un miembro del equipo. Pares de ojos adicionales detectarán errores y mejorarán la calidad.

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NetSuite: cómo seleccionar el mejor ERP

Hace tres años, nos dimos cuenta de que nuestro sistema de contabilidad actual ya no cumplía con nuestras necesidades. Cuando apenas empezábamos, manejábamos toda nuestra actividad contable en una hoja de cálculo de Excel. Después implementamos Zoho Books, un sistema de contabilidad básico y trabajamos con este durante cuatro años. Al momento de su implementación, había sido una gran mejora, y lo considero como un excelente sistema de software de contabilidad para empezar. Sin embargo, después de algunos años, nos dimos cuenta de que estábamos listos para obtener algunas funciones más avanzadas.

Seleccionar un sistema nuevo no fue algo sencillo. Somos desarrolladores de bienes inmuebles, y nuestra industria tiene peculiaridades que no encajan en los modelos de negocios estándar. Por ejemplo, no solo vendemos, sino que también alquilamos propiedades. Además, nuestro proceso de manufactura varía de edificio en edificio, y a veces de tipo de apartamento a tipo de apartamento.

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Cómo vaciar tu mente para un mejor desempeño y resolución de problemas

Estoy convencida de que una de las más grandes amenazas para la mente adulta es la cantidad de información que almacenamos en ella. Todo el día, nuestro cerebro procesa miles de elementos pendientes e incompletos:

  • Olvidaste regresarle la llamada a un cliente.

  • La propuesta todavía no está terminada.

  • Casi termina el periodo para declarar impuestos y no has preparado la documentación.

  • La impresora ha tenido problemas y tendrá que repararse.

  • Tienes que empezar el proceso de reclutamiento para un nuevo puesto de mercadeo.

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4 pasos sencillos para arreglar problemas en tus procesos

Aunque ya tengas procesos funcionando bien en tu negocio, en ocasiones tendrás que enfrentarte a problemas. Tal vez un boletín no fue enviado en la fecha debida, o hace falta información en uno de los informes. Es imposible predecir y documentar todas las cosas que pudieran ocurrir en tus procesos.

Así que, ¿qué puedes hacer cuando encuentras una falla en la forma en que algo debe hacerse? Tienes dos opciones: puedes arreglarlo de forma temporal, o puedes prevenir el problema para que no vuelva a ocurrir. Vale la pena tomarse el tiempo para descubrir qué pasó y arreglar el problema para el futuro.

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